Централизирана автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“

(ЦАИС ЕОП)

Ръководство на възложителя

Версия: 25.06.2021

Допълнения спрямо предишна версия:

·        Добавени са уточнения в секции „Обявления и решения в ОП“ и „Управление на договори към обществена поръчка“

·        Добавена е нова секция 7.2.8. „Попълване на информация за договор и обявяване на възлагането на обществена поръчка в ЦАИС ЕОП“

·        Корекции по изгледа на ръководството

Съдържание

Съдържание. 2

1. Въведение. 7

1.1.       Цел на документа. 7

1.2.       Термини и съкращения. 7

1.3.       Основни понятия в ЦАИС ЕОП. 8

1.3.1.        Менюта. 8

1.3.2.        Карти. 13

1.3.3.        Ленти. 14

1.3.4.        Бутони. 14

1.3.5.        Полета за въвеждане на информация и избор. 16

1.3.6.        Списъци. 17

1.4.       Системни грешки. 18

1.5.       Изисквания към работните станции. 19

1.5.1.        Минимални изисквания. 19

1.5.2.        Препоръчителни изисквания. 20

2.      КЕП. 21

2.1.       Основни понятия. 21

2.2.       Прилагане на КЕП в ЦАИС ЕОП. 21

2.3.       Основни проблеми и затруднения на крайни потребители на ЦАИС ЕОП. 21

2.3.1.        Регистрация в ЦАИС ЕОП. 21

2.3.2.        Вход в Системата. 24

2.3.3.        Подписване на документи в ЦАИС ЕОП. 24

3.      Регистрация и вход. 29

3.1.       Достъп до системата. 29

3.2.       Регистрация в системата. 29

3.3.       Вход в системата. 33

3.4.       Възстановяване на парола. 34

3.5.       Изход от системата. 37

3.6.       Създаване на организация. 37

3.7.       Присъединяване към организация. 37

4.      Секция „Потребителски профил“. 38

4.1.       Промяна на лични данни. 39

4.2.       Добавяне на КЕП към потребителския профил. 40

4.3.       Промяна на парола. 41

4.4.       Промяна на потребителско име. 41

5.      Основни секции в организацията. 42

5.1.       Секция Начало“. 42

5.2.       Секция Поръчки и договори“. 42

5.2.1.        Организацията на съдържанието в секция „Поръчки и договори“. 42

5.2.2.        Създаване на обществена  поръчка. 43

5.2.3.        Управление на обществена поръчка. 43

5.2.4.        Разширени възможности за създаване на електронни обществени поръчки   149

5.2.5.        Промяна на обществена поръчка. 170

5.2.6.        Организиране на електронните поръчки. 174

5.2.7.        Създаване на процедури по ЗОП чрез ЦАИС ЕОП. 177

5.2.8.        Събиране на заявки от възложители. 281

5.3.       Секция „Календар“. 288

5.3.1.        Работа с календар. 288

5.3.2.        Създаване на събитие. 290

5.3.3.        Изтриване на събитие. 292

5.3.4.        Създаване на поръчка от събитие. 292

5.4.       Секция „Служители“. 293

5.4.1.        Профил на служител в организацията. 294

5.4.2.        Добавяне на служител към организация. 295

5.4.3.        Блокиране на служители. 296

5.5.       Секция Библиотека“. 297

5.5.1.        Шаблони с изисквания. 298

5.5.2.        Шаблони на съобщения. 300

5.5.3.        Шаблони със скали за оценка. 302

5.6.       Секция „Роли“. 304

5.6.1.        Създаване на роли със служители. 306

5.6.2.        Управление на права на група (роля) от потребители (достъп от администратори) 307

5.7.       Секция „Профил на организацията“. 309

5.7.1.        Достъп до профил на организацията. 309

5.7.2.        Профил на купувача. 310

5.7.3.        Редакция на профила на организацията. 312

5.7.4.        Работа с поделения. 313

5.7.5.        Предшественици и наследници. 314

5.8.       Секция „Каталози“. 315

5.8.1.        Глобални каталози. 316

5.8.2.        Индивидуални каталози. 320

5.8.3.        Шаблонни каталози. 334

5.9.       Секция „Електронен магазин“. 340

5.9.1.        Е-магазин. 341

5.9.2.        Поръчки. 356

5.10.         Секция Заявки по договори. 371

5.10.1.      Създаване на заявка по договор. 372

5.10.2.      Преглед на заявки по договори. 381

5.10.3.      Търсене на заявки по договори. 382

5.10.4.      Редакция на заявка по договор. 386

5.10.5.      Управление на заявки по договори. 388

1.1.1.        Преглед на история за заявка по договор. 390

1.1.2.        Експорт на заявки по договори. 390

5.11.         Секция „Справки и отчети“. 391

5.11.1.      Търсене (Филтриране на информация) 391

5.11.2.      Бюлетин АОП. 410

5.11.3.      Статистики. 413

5.11.4.      Справки. 416

5.11.5.      Шаблони. 420

5.11.6.      Генериране на динамични справки и отчети. 423

5.12.         Секция Фактури. 424

5.12.1.      Преглед на документи. 424

5.12.2.      Създаване на фактура. 425

5.12.3.      Изпращане на фактура. 427

5.12.4.      Приемане на фактура. 427

5.12.5.      Редакция на фактура. 428

5.12.6.      Анулиране на фактура. 428

5.12.7.      Изтриване на фактура. 429

5.12.8.      Одобряване на фактура. 429

5.12.9.      Отказване на фактура. 429

5.12.10.        Плащане по фактура. 429

5.12.11.        Създаване на кредитно известие. 430

5.12.12.        Създаване на дебитно известие. 431

5.12.13.        Работа с кредитно или дебитно известие. 431

5.12.14.        Прикачване на документи към фактура, кредитно или дебитно известие  432

5.12.15.        Експорт на фактура, кредитно или дебитно известие. 432

5.13.         Секция „Плащания“. 432

5.13.1.      Преглед на плащания. 433

5.13.2.      Търсене на плащания. 438

5.13.3.      Създаване на информация за плащане. 455

5.13.4.      Анулиране на информация за плащане. 476

5.13.5.      Експорт на списък с плащания. 476

6.      Модул известяване. 477

6.1.       Получаване на известия. 477

6.2.       Достъп до страница с известия. 477

6.3.       Известяване по имейл. 478

7.      Кратки ръководства тип „Стъпка по стъпка“. 478

7.1.       Кратко ръководство за регистрация и вход в системата. 478

7.1.1.        Достъп до системата. 478

7.1.2.        Регистрация в системата. 479

7.1.3.        Потвърждение на регистрация. 480

7.1.4.        Вход в системата. 482

7.2.       Кратко ръководство за създаване на ОП. 483

7.2.1.        Достъп до системата. 483

7.2.2.        Създаване на обществена  поръчка. 483

7.2.3.        Задаване на параметри на ОП. 484

7.2.4.        Добавяне на колеги в ОП. 484

7.2.5.        Дефиниране на изисквания. 485

7.2.6.        Задаване на график. 487

7.2.7.        Добавяне на обявления и решения. 488

7.2.8. Попълване на информация за договор и обявяване на възлагането на обществена поръчка в ЦАИС ЕОП. 489

 

 

1. Въведение

1.1. Цел на документа

Настоящото ръководство представлява указание за употреба за потребители на възложителите  във връзка с възлагането на обществени поръчки чрез ЦАИС ЕОП.

Изложението е допълнено с примери и снимки на цял екран или части от него, на които се демонстрира описаната функционалност. Данните, визуализирани на тези екрани, са примерни/тестови и могат да бъдат използвани само за референция при работа със системата.

1.2. Термини и съкращения

Термин/съкращение

Описание

ЦАИС ЕОП

Централизирана автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“

ОП

Обществена поръчка

РОП

Регистър на обществените поръчки

ЕИК

Единен идентификационен код по Закона за регистър БУЛСТАТ и/или по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел

ЕС

Европейски съюз

КЕП

Квалифициран електронен подпис

ДУУ

Доставчик на удостоверителни услуги

Контекст

Дефинира конкретната работна среда на потребителя към дадения момент

Секция

Обособена час от ЦАИС ЕОП, свързана с конкретна функционалност

Потребител

Потребител е администратор или служител в организация-възложител, която има регистрация в ЦАИС ЕОП

Администратор на организация

Потребител, притежаващ права да променя профила на организацията, да добавя и управлява служителите на организацията. Администраторът има възможност да създава и участва в ОП като служител на организацията

Служител на организация

Потребител, който има възможност да създава и участва в ОП от името на организацията, но притежава ограничени права в управлението на нейния профил. Като служител може да бъде включено и лице, което не е в служебни или трудовоправни отношения с организацията, напр. външен експерт, член на оценителната комисия и др.

Възложител

Организация, която създава ОП в системата – публичен възложител, секторен възложител или възложител за конкретен случай съгласно чл. 5 и 6 от ЗОП

Оценителна комисия/Жури

Група от потребители на организацията, назначени по чл. 103 от ЗОП от възложителя, съответно по чл. 87 от ППЗОП при конкурс за проект 

Кандидат/Участник

Стопански субект – юридическо или физическо лице или тяхно обединение по чл. 10 от ЗОП, подал заявление за участие/оферта в ОП

ДСП

Динамична Система За Покупки

КС

Квалификационна Системата

РС

Рамково Споразумение

ВКИ

Вътрешен Конкурентен Избор

1.3. Основни понятия в ЦАИС ЕОП

1.3.1.     Менюта

1.3.1.1.            Основно меню

Основното меню се намира в лявата част на екрана и служи като главен инструмент за навигация както между отделните секции в системата, така и между отделните инструменти в ОП.

 

1.3.1.1.1.                 Елемент от основното меню

При кликване върху елемент от основното меню, потребителят се препраща към конкретна страница или секция в системата. В зависимост от правата на достъп на даден потребител или от вида и/или етапа на процедурата елементите могат да бъдат видими или скрити. В зависимост от контекста на работната среда на потребителя, избрания процес или настройките, елементите на основното меню се променят.

1.3.1.1.2.                 Контекст „Организация“

·        „Начало“ – Достъп до последните 5 процедури като възложител, а когато организацията има качеството и на участник – и последните 5 процедури като участник

·        „Поръчки“ – Достъп до страницата с всички поръчки, свързани с конкретния потребител

·        „Служители“ – Достъп до списъка със служителите в настоящата организация

·        „Библиотека“ – Достъп до библиотека с шаблони

·        „Профил на организацията“ – Достъп до детайли и документи, свързани с конкретната организация

1.3.1.1.3.                 Контекст „Поръчка“

 

·        „Преглед“ – Достъп до основни детайли на поръчката и препоръчани действия

·        „График“ – Предоставя възможност за управление на датите и периодите в ОП: начална и крайна дати и време за представяне на заявления за участие/оферти, дата и време на отваряне на хранилището с оферти и др.

·        „Екип на възложителя“ – Секцията за управление на членовете от екипа на възложителя

·        „Съобщения“ – Управление на комуникацията между екипа на възложителя и кандидатите/участниците, както и вътрешната комуникация в екипа на възложителя

·        „Обявления и решения“ – Секция, управляваща публикуването на поръчката в РОП и работата с образци на решения и обявления.

·        „Параметри“ – Секция за управление на основни настройки и параметри на процедурата

В случай че ОП съдържа обособени позиции, горепосочените секции са видими за всяка една обособена позиция. Поръчките с дефинирани обособени позиции притежават допълнителни елементи в основното меню:

·        „Обособени позиции“ – Предоставя възможност за управление на обособените позиции в ОП

·        „Стопански субекти“ – Предоставя възможност за управление на кандидатите/участниците в ОП

1.3.1.1.4.                 Контекст „Етап от процедура“

 

·        „Изисквания“ – Секция, в която възложителят дефинира изискванията към участниците като въпроси или продуктови каталози

·        „Участници“ – Предоставя възможност за управление на кандидатите/участниците в процедурата

·        „Оферти“ – Предоставя възможност за достъп на възложителя до хранилището със заявления/оферти

·        „Оценка на заявленията/офертите“ – Секция за работа на оценителната комисия

·        „Избор на изпълнител“ – Секция за избор на изпълнител и приключване на процедурата

В случай че в процедурата са дефинирани повече от един етапи на провеждане, отделните етапи са видими за потребителя, а горепосочените елементи са видими за всеки един етап.

1.3.1.2.            Потребителско меню

Потребителското меню е достъпно при кликване от потребителя върху горната дясна част на екрана.

 

1.3.1.3.            Активно меню

Съдържа набор от действия, които могат да се приложат към съответния обект в системата. Активира се при кликване на съответния бутон на активно меню (т. 1.1.1.2.)

 

1.3.1.4.            Елементи за навигация

1.3.1.4.1.                 Избор на организация

Изборът на организация се достъпва чрез кликване от потребителя върху името на настоящата организация в горната дясна част на потребителския интерфейс, непосредствено до потребителското меню.

В случай че потребителят е свързан с повече от една организации, системата предоставя на потребителя списък със свързаните с него организации.

1.3.1.4.2.                 Лента на контекстуална навигация

Стандартен изглед

Изглед в процедура с дефинирани обособени позиции

1.3.1.4.3.                 Избор на обособени позиции

Изборът на обособени позиции се достъпва в лентата за контекстуална навигация и е видим само в поръчки с дефинирани обособени позиции.

 

1.3.2.     Карти

1.3.2.1.            Информационна карта (карта)

Информационните карти представляват основен компонент в интерфейса на системата, като съдържат в себе си бутони, списъци, селектори или други информационни карти.

1.3.2.2.            Заглавна карта

Заглавната карта се намира винаги в горната част на страницата и съдържа заглавието на страницата, а в зависимост от конкретната секция може да съдържа навигационен път и допълнителни бутони.

1.3.2.3.            Карта за видимост на изискванията

Картата е видима за потребителите от организацията на възложителя в контекста на етапа на дадена процедура и показва статуса на видимост на изискванията от стопанските субекти към дадения момент. Намира се в горната дясна част непосредствено до заглавната карта.

·        Изискванията са видими за стопанските субекти

·        Изискванията не са видими за стопанските субекти

1.3.2.4.            Модална карта (модален прозорец)

Модалната карта представлява информационна карта, която при показването си блокира достъпа до основното работно пространство и изисква конкретно действие от потребителя.

1.3.3.     Ленти

1.3.3.1.            Информационна лента за действие

1.3.3.2.            Информационна лента за предупреждение

1.3.3.3.            Лента за известие

Показва се в горната част на интерфейса на ЦАИС ЕОП и информира потребителя за конкретно извършено действие или резултат от действие в системата.

1.3.4.     Бутони

1.3.4.1.            Основен бутон

Основните бутоните присъстват в различни секции в системата, като притежават отличителен дизайн спрямо останалите компоненти:

1.3.4.2.            Второстепенен бутон

Представлява текст (обикновено подчертан) с връзка към конкретна секция или действие.

1.3.4.3.            Бутон на активно меню

Отваря активно меню към съответния обект в интерфейса.

·        Като бутон в карта

·        Като бутон към елемент в списък

1.3.4.4.            Бутон за редакция

Бутоните за редакция се намират веднага след името или заглавието на даден компонент в системата. При кликване върху тях потребителят получава възможност да редактира конкретния елемент.

1.3.4.5.            Бутон за промяна на изглед

Променя изглед на списък от списъчен към икони и обратно.

1.3.4.6.            Бутон за затваряне на модален прозорец

1.3.4.7.            Бутон за достъпване на настройки

Бутонът за достъпване на настройки на елемент от системата е означен със стилизирано зъбно колело. След кликване върху него системата отваря страница или информационна карта, даваща възможност за конфигуриране на настройки към съответния елемент.

1.3.4.8.            Бутон за динамично добавяне на елемент

1.3.5.     Полета за въвеждане на информация и избор

1.3.5.1.            Текстово поле за попълване

Текстовото поле позволява попълване на стандартен текст без възможност за форматирането му.

1.3.5.2.            Текстов редактор с инструменти (rich text editor)

Текстовият редактор с инструменти позволява попълване на текст и форматирането му, организиране на елементите в списък, създаване на връзки, както и добавяне на заместващ текст (ако е приложимо).

1.3.5.3.            Избор на дата и час

Изборът на дата и час представлява модален прозорец, чрез който потребителят въвежда дата и час, както и допълнителна информация за конкретните дата и време (час, минути) или период.

 

 

1.3.5.4.            Падащо меню

1.3.5.5.            Бутон за избор

·        Положение „Избран“

·        Положение „Не е избран“

1.3.5.6.            Радио бутон

Радио бутонът предоставя възможност за избор на една от няколко опции

 

1.3.5.7.            Задължително поле

1.3.5.8.            Неактивни полета

Неактивните полета са видими, но забранени за въвеждане или избор по подразбиране.

1.3.6.     Списъци

1.3.6.1.            Стандартен списък

1.4. Системни грешки

В случай на грешка при работа, системата показва съобщение със системната грешка, състоящо се от код на грешката и HTTP статус код:

·        Код на грешката следва формат xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx, където “x” е цифра или латинска буква. В случай на грешка, потребителят трябва да изпрати кода на грешката към администраторите на системата.

·        Http статус кодът се поява като число в долния ляв ъгъл на съобщението за грешка.

 

Списък със HTTP кодове:

4xx – Грешка при потребителя

·        400 Bad Request - Поради лош синтаксис заявката не може да бъде разбрана от сървъра. Клиентът трябва да повтори заявката само след модифицирането й.

·        401 Unauthorized - За достъп до ресурсите се изисква идентификация. Съобщението означава, че нямате разрешение за достъп до заявената информация. Обърнете се към системния администратор, ако смятате, че достъпът ви до ресурсите трябва да бъде разрешен.

·        403 Forbidden - Забранен достъп. Сървърът разбира заявката, но отказва да я изпълни.

·        404 Not Found - Сървърът не може да намери търсения ресурс. Възможна причина за това е сгрешен URL адрес или че ресурсът не съществува. Ако грешката се повтаря е препоръчително да се обърнете към системния администратор.

·        405 Method Not Allowed - Не е разрешен методът, чрез който е извършена заявката за достъп до ресурса.

·        406 Not Acceptable - Неприемлива заявка.

·        407 Proxy Authentication Required - Нужно е да се идентифицирате през прокси сървър, за да получите заявения ресурс.

·        408 Request Time-Out - Времето за изпълнение на заявката е изтекло.

·        409 Conflict - Съществува вътрешно противоречие, поради което не може да се получи достъп до заявения ресурс.

·        410 Gone - Заявеният ресурс не е наличен на сървъра и няма препратка към евентуално негово ново местоположение.

·        413 Request Entity Too Large - Заявката е твърде дълга.

·        414 Request-URL Too Large - URL на заявката е твърде дълго.

·        415 Unsupported Media Type - Сървърът не поддържа типа на заявения ресурс.

5xx – Грешки на сървъра

·        500 Server Error - Сървърът е неспособен да изпълни заявката поради вътрешна сървърна грешка. Трябва да опитате по-късно или да се обърнете към системния администратор.

·        501 Not Implemented - Заявката изисква функция, която не е инсталирана на сървъра.

·        502 Bad Gateway - Работейки като гейтуей или прокси, сървърът получава невалиден отговор от сървъра-източник, който трябва да изпълни заявката.

·        503 Out of Resources / Service Unavailable - Заявката временно не може да бъде изпълнена, най-вероятно поради изчерпани ресурси.

·        504 Gateway Time-Out - Невъзможна връзката с първоизточника (отсрещния сървър). Заявеният ресурс не е достъпен, вероятно поради лоша връзка или проблеми, свързани с уеб страницата.

·        505 HTTP Version not supported - Заявката използва неподдържана версия на HTTP.

1.5. Изисквания към работните станции

1.5.1.     Минимални изисквания

Операционни системи:

·        Windows 7

·        Apple OSX 10

·        Linux (32/64 bit)

Браузъри:

·        Microsoft IE мин. v11

·        Microsoft Edge

·        Google Chrome v65

·        Mozilla Firefox v60

·        Opera v53

Забележка: Десктоп версията ЦАИС ЕОП може да бъде достъпена през повечето мобилни браузъри, чрез избор на опция за отваряне на системата като десктоп версия в съответния браузър.

Важно: Потребителите на Apple OSX 10 не могат да достъпят ЦАИС ЕОП от браузър Apple Safari, поради липса на поддръжка от производителя. Препоръчва се ползването на браузъри Chrome или Firefox за Apple OSX 10.

Важно: Времето и датата на работните станции на потребителите трябва да са настроени спрямо точното време и дата в конкретната часова зона. В обратен случай, потребителят би изпитал проблеми при вход или при работа с функционалности в системата.

Допълнителна инсталация:

·        Java 7

·        Коректно инсталиран КЕП на работния компютър (специфично за всеки ДУУ, тип устройство и др.)

1.5.2.     Препоръчителни изисквания

Операционни системи:

·        Windows 8 или по-нова (32/64 bit)

·        Apple OSX 10.13 или по-нова (64 bit)

·        Linux (32/64 bit)

Браузъри:

·        Microsoft IE – последните две основни версии

·        Microsoft Edge – последните две основни версии

·        Google Chrome – последните две основни версии

·        Mozilla Firefox - последните две основни версии

·        Opera – последните две основни версии

Допълнителна инсталация:

·        Java 8+

·        Коректно инсталиран КЕП на работния компютър (специфично за всеки ДУУ, тип устройство и др.)

Важно: Препоръчва се обновяване на браузърите и Java до последните версии, препоръчвани от производителите за съответните операционни системи.

Работата с компонента за подписване от потребители с Linux и OSX операционни системи изисква използване на Oracle Java. Инсталация на Java, както и проверка за инсталираната версия се извършва на следния адрес: https://www.java.com/en/download/ 

При наличие на по-стара версия на Java върху Windows 8.1+ е възможно компонентът за подписване да не се стартира автоматично, след избор на опция за стартиране в браузъра. В този случай е необходимо файлът stampitls.jnlp да бъде съхранен локално и стартиран с двоен клик от потребителя.

2.    КЕП

2.1. Основни понятия

Квалифицираният електронен подпис е електронният еквивалент на личния подпис. Използва се за удостоверяване на самоличността. Сертификатът съдържа името/наименованието на титуляря, името на автора и наименованието на издаващата организация, периода на валидност на сертификата и други данни.

Не всички действия в ЦАИС ЕОП изискват прилагането на електронен подпис, но за пълноценна работа със системата е необходимо към профила на потребителя да бъде прикачен валиден КЕП, издаден от лицензиран ДУУ. Списъкът на ДУУ е наличен на сайта на КРС ( връзка ).

2.2. Прилагане на КЕП в ЦАИС ЕОП

ЦАИС ЕОП изисква прилагането на КЕП при извършване на следните действия:

·        Регистрация на потребител

·        Добавяне на КЕП към потребителски профил

·        Добавяне на КЕП към профил на служител

·        Подписване на решенията на възложител, на ЕЕДОП и други декларации и документи от кандидатите и участниците, на протоколите и докладите на оценителната комисия

·        Подписване и подаване на заявление за участие/оферта

·        Оттегляне на оферта

·        Удостоверяване на време при извършване на различни действия в системата

2.3. Основни проблеми и затруднения на крайни потребители на ЦАИС ЕОП

Най-често срещаните проблеми и затруднения на крайни потребители (възложители, стопански субекти и физически лица) във връзка с използването на КЕП в ЦАИС ЕОП са свързани с:

2.3.1.Регистрация в ЦАИС ЕОП:

     2.3.1.1. Посредством национални доставчици;

     2.3.1.2. Посредством чуждестранни доставчици;

2.3.2. Вход в Системата;

2.3.3. Подписване на документи в ЦАИС ЕОП.

Насоки и действия за по-бързо и лесно разрешаване на трудността от страна на крайните потребители са представени по-долу в документа.

2.3.1.     Регистрация в ЦАИС ЕОП

Процесът по регистрация в ЦАИС ЕОП е наличен, както на продукционна среда (https://eop.bg), така и на тестова среда (https://app-test.eop.bg), и е достъпен за следните типове потребители:

             Възложители (юридически лица);

             Стопански субекти (юридически лица);

             Физически лица;

Всеки потребител се идентифицира (регистрира) посредством КЕП. В зависимост от местонахождението на потребителите подписите могат да бъдат:

             Национални – издадени от регистрирани доставчици на удостоверителни услуги (ДУУ) в Република България: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/BG;

             Чуждестранни - издадени от регистрирани доставчици на удостоверителни услуги (ДУУ), одобрени от ЕС: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/

При регистрация на потребител, притежаващ национален електронен подпис се извършва автоматизирана проверка по ЕИК/БУЛСТАТ чрез първичния регистър на данните (Търговски регистър/Регистър „БУЛСТАТ“). При наличие на информация в първичния регистър данните за регистрацията в ЦАИС ЕОП се извличат от регистъра и попълват автоматично в регистрационната форма на ЦАИС. При липса на информация в първичния регистър, както и за потребителите, притежаващи чуждестранни електронни подписи данните се извличат автоматизирано от КЕП-а.

В зависимост от произхода на КЕП (национален или чуждестранен) се срещат различни трудности от страна на потребителите, по които се предприемат различни действия описани в следващите точки.

2.3.1.1.            Посредством национални доставчици

Действия, които трябва да предприемат крайните потребители на ЦАИС ЕОП при проблеми с регистрацията в Системата, свързани с използването на национален квалифициран електронен подпис (КЕП):е

Стъпка 1: Потребителят в Системата (възложител, стопански субект или физическо лице) следва да се увери, че е изпълнил коректно следните действия:

-         Приложен подпис към работния компютър;

-         Инсталиран подпис към работния компютър;

-         Подписът не е облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП).

Важно: Регистрацията за потребителите, чиито подписи са ОКЕП (облачен квалифициран електронен подпис) не могат да бъдат осъществени, понеже ЦАИС ЕОП не поддържа този вид сертификати.

Стъпка 2: Ако подписът не е инсталиран на работния компютър, потребителят първо следва да инсталира подписа спрямо инструкцията на ДУУ, от който е издаден и след това да опита да се регистрира отново в Системата.

Стъпка 3: Ако подписът е инсталиран и приложен на компютъра, потребителят следва да се увери, че в приложения електронен сертификат фигурират име и ЕИК/Булстат на организацията, както и име и ЕГН за физическото лице. Ако регистрацията в Системата се извършва като физическо лице, то тогава в КЕП трябва да фигурира освен името на лицето и ЕГН.

Важно: Регистрация в системата като Възложител или Стопански субект се осъществява чрез квалифициран електронен подпис (КЕП), в който фигурират ЕИК/Булстат и име на организацията, както и данни на физическото лице.

Стъпка 4: Ако се установи, че в квалифицирания електронен подпис липсва ЕИК/Булстат или име на организацията, както и име и ЕГН на физическото лице, потребителят следва да се свърже с доставчика на удостоверителни услуги (ДУУ).

Стъпка 5: Ако в подписа фигурират всички задължителни компоненти, необходими за регистрация в ЦАИС ЕОП, потребителят може да направи проверка на КЕП на адрес: https://id.eop.bg.

Стъпка 6: При наличие на проблем по време на проверката на https://id.eop.bg могат да възникнат различни грешки:

·        certificate_not_provided – сертификатът не е подаден;

·        certificate_invalid – сертификатът е нeвалиден;

·        certificate_expired – сертификатът е с изтекъл срок на валидност;

·        missing_natural_person - в сертификата липсват данни на  физическото лице;

·        certificate_unknown - издателят на сертификата не е от списъка с ДУУ;

·        unsupported_root_by_app - издателят на сертификата не е удостоверен от приложението;

·        invalid_selfsigned - невалиден self-signed (аналогично на горното, но проверките са други);

·        invalid_signature – невалиден сертификат;

·        revoked_certificate_ocsp - анулиран след ОЦСП проверка;

·        revoked_certificate_crl - анулиран след проверка в CRL;

·        missing_cps_policy - липсваща политика, която приложението изисква;

·        missing_qc_statement - липсващ QC statement, което приложението изисква;

·        certificate_selfsigned - приложението не поддържа self-signed сертификати;

·        certificate_problem - извежда се в случай, че проблемът не е от горепосочените.

 

Стъпка 7: В зависимост от грешката или при друг проблем, свързан с регистрация с квалифицирания електронен подпис в Системата, потребителят може да се обърне към Центъра за обслужване на крайни потребители на ЦАИС ЕОП на телефон 0700 17 151.

2.3.1.2.            Посредством чуждестранни доставчици

Действия, които трябва да предприемат крайните потребители на ЦАИС ЕОП при проблеми с регистрацията в Системата, свързани с използването на КЕП, издаден от чуждестранен ДУУ:

Стъпка 1: При регистрация в Системата посредством електронен подпис, издаден от чуждестранен ДУУ, потребителят трябва да се увери, че подписът е издаден от лицензиран ДУУ в ЕС и не е облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП). Списъкът на ДУУ е наличен на сайта на Комисия за регулиране на съобщенията (КРС) или на адрес: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/.

Важно: Регистрация чрез ОКЕП не може да се извърши, тъй като ЦАИС ЕОП не поддържа този вид сертификати.

Стъпка 2: Ако подписът не е издаден от лицензиран ДУУ, потребителят следва да си извади такъв, след което да се опита да се регистрира отново.

Стъпка 3: Ако подписът е издаден от лицензиран чуждестранен доставчик на услуги и не е ОКЕП, но все още има проблем, то тогава потребителят следва да достъпи https://id.eop.bg и в зависимост от съобщението, което се визуализира да се обърне към Центъра за обслужване на крайни потребители на ЦАИС ЕОП на телефон 0700 17 151.

2.3.2.     Вход в Системата

Действия, които трябва да предприемат крайните потребители на ЦАИС ЕОП при проблеми, свързани с вход с КЕП в Системата:

Стъпка 1: Потребителят на Системата (възложител, стопански субект или физическо лице) следва да се увери, че е изпълнил коректно следните действия:

-         Приложен подпис към работния компютър;

-         Инсталиран подпис към работния компютър.

Стъпка 2: Ако подписът е приложен и инсталиран на работния компютър, потребителят следва да направи проверка за валидността на КЕП.

Стъпка 3: Ако подписът е с изтекла валидност потребителят трябва:

-         Да се обърне към доставчика на удостоверителната верига (ДУУ) и след подновяване на сертификата да достъпи Системата с потребителско име и парола и да премахне изтеклия подпис от потребителския си профил, след което да прикачи вече подновения КЕП. След извършване на тези действия потребителят успешно ще може да достъпи Системата посредством опцията „Вход с КЕП“;

-         Ако потребителят вече е подновил своя сертификат, но не е отразил промяната в ЦАИС ЕОП, е необходимо да достъпи Системата с потребителско име и парола и да премахне изтеклия подпис от потребителския си профил, след което да прикачи вече подновения КЕП. След извършване на тези действия потребителят успешно ще може да достъпи Системата посредством опцията „Вход с КЕП“;

Стъпка 4: При друг проблем, свързан с вход с КЕП в Системата, потребителят може да се обърне към Центъра за обслужване на крайни потребители на ЦАИС ЕОП на телефон 0700 17 151.

2.3.3.     Подписване на документи в ЦАИС ЕОП

Действия, които трябва да предприемат крайните потребители на ЦАИС ЕОП при проблеми, възникнали при подписване на документи в ЦАИС ЕОП.

2.3.3.1.            Подписът е с изтекла валидност

Стъпка 1: Потребителят на Системата (възложител, стопански субект или физическо лице) следва да се увери, че е изпълнил коректно следните действия:

-         Приложен подпис към работния компютър;

-         Инсталиран подпис към работния компютър.

Стъпка 2: Ако подписът е приложен и инсталиран на работния компютър, потребителят следва да направи проверка за валидността на КЕП.

Стъпка 3: Ако подписът е с изтекла валидност потребителят трябва:

-         Ако не е подновявал своя сертификат е необходимо да се обърне към ДУУ и след подновяване на сертификата е необходимо да достъпи Системата с потребителско име и парола и да премахне изтеклия подпис от служебния си профил, след което да прикачи вече подновения. След извършване на тези действия потребителят ще може да подпише съответния документ в ЦАИС ЕОП;

-         Ако вече е подновил своя сертификат е необходимо да достъпи Системата с потребителско име и парола и да премахне изтеклия подпис от служебния си профил, след което да прикачи вече подновения. След извършване на тези действия потребителят ще може да подпише съответния документ в ЦАИС ЕОП.

2.3.3.2.            Съобщения в ЦАИС ЕОП при проблем с подписването на документи

При проблем с подписването на документи в ЦАИС ЕОП могат да възникнат следните грешки:

2.3.3.2.1.                 Грешка при подписване с КЕП, различен от приложения в ЦАИС ЕОП /визуализира се, когато потребителят е регистриран като „Физическо лице (без ЕИК/Булстат) и не е служител в организация/

Ако потребителят се опита да подпише документ в Системата с КЕП, различен от приложения се визуализира следното съобщение:

При визуализиране на горното съобщение, следва да се предприемат следните стъпки:

Стъпка 1: Потребителят следва да провери дали подписът, приложен на компютъра съответства на този, който е приложен в Системата;

Стъпка 2: Ако двата подписа са различни, потребителят следва да приложи на работния си компютър този КЕП, който е приложен в потребителския профил в Системата и да се опита да подпише отново документа;

Стъпка 3: Ако потребителят е подменял подписа при ДУУ, следва да приложи новия КЕП в потребителския профил в ЦАИС ЕОП и да се опита отново да подпише документа.

2.3.3.2.2.                 Грешка при подписване, когато приложеният КЕП на работния компютър е различен от този, който е приложен в служебния профил

Ако потребителят се опита да подпише документ в ЦАИС ЕОП и има разминаване в приложения КЕП на работния компютър и този в служебния профил, на екрана се визуализира следно съобщение:

При визуализиране на горното съобщение, следва да се предприеме следната стъпка:

Стъпка 1: Потребителят следва да приложи на работния компютър подписа, съответстващ на този в служебния профил. След извършване на действието да се опита отново да подпише документа.

2.3.3.2.3.                 Грешка при подписване, когато в служебния профил липсва приложен подпис

Ако потребителят се опита да подпише документ в ЦАИС ЕОП и в служебния профил липсва приложен подпис, на екрана на работния компютър се визуализира следното съобщение:

При визуализиране на горното съобщение, следва да се предприеме следната стъпка:

Стъпка 1: Необходимо е потребителят да достъпи меню служители и от профила на служителя да приложи КЕП, след което да се опита да подпише документа отново.

2.3.3.2.4.                                Грешка при подписване, когато не е стартирана компонента за подписване

 

Ако потребителят се опита да подпише документ в ЦАИС ЕОП и стартира процеса на подписване посредством бутон „Подпиши“, но не е стартирал компонентата за подписване на екрана се визуализира следното съобщение:

При визуализиране на горното съобщение, следва да се предприемат следните стъпки:

Стъпка 1: Крайният потребител следва да инсталира JAVA 7 или по-актуална версия, което е споменато в раздел „Минимални изисквания към всяка работна станция“ на ръководството. След успешна инсталация на Java, потребителят следва да стартира отново процеса на подписване, да запази файл stampitlsfile.jnlp, след което да го стартира. След стартиране на компонентата за подписване, потребителят следва да избере подписа, да въведе PIN код и да подпише успешно документа.

Забележка: Работата с компонента за подписване от потребители с Linux и OSX операционни системи изисква използване на Oracle Java.

 

Процесът на стартиране на компонентата за подписване протича по следния начин:

 

-         Избира се бутон „Подпиши“:

 

 

-         След избор на бутон „Подпиши“ се стартира процесът на подписване и потребителят трябва да запази файл stampitlsfile.jnlp

 

 

-         След като е запазил файл stampitlsfile.jnlp, потребителят трябва да го стартира

 

-         Стартирането на файл stampitlsfile.jnlp се осъществява посредством отваряне на файла с Java. Ако компютърът не разпознае с коя програма да отвори файла, потребителят следва да кликне с десен бутон на мишката върху файла, да избере Open with/Отвори с (в зависимост от езика на операционната система) и да избере Java ™ Web Start Launcher. Ако програмата не е зададена по подразбиране е необходимо да се зададе „ръчно“ отварянето с Java като се избере Look for another apps on this PC и след това се достъпи папка C:\Program Files (x86)\Java\jre1.8.0_251\bin и се избере файл javaws.

-         След като компонентата се стартира се визуализира следния прозорец и потребителят следва да избере Run:

 

 

-         След стартиране на компонентата е необходимо потребителят да избере сертификата, с който ще подписва документа в ЦАИС ЕОП

 

 

-         След избор на сертификат е необходимо да се въведе PIN код на подписа

 

 

-         След въвеждане на PIN кода документа се подписва успешно в ЦАИС ЕОП.

 

Важно: С цел по-бързо разрешаване на проблема е препоръчително крайният потребител на Системата да извършва описаните действия в инструкцията като е достъпил ЦАИС ЕОП през Google Chrome.

Важно: С цел по-бързо разрешаване на проблема е препоръчително за действията в гореизложената инструкция, касаещи стартиране на компонентата за подписване, крайният потребител да изключи временно антивирусната защита в реално време (антивирусната програма).

 

3.    Регистрация и вход

3.1. Достъп до системата

ЦАИС ЕОП може да се достъпи чрез всеки модерен браузър на адрес http://www.eop.bg. За регистрацията на възложител в системата е необходим валиден КЕП, в който титуляр е организацията – възложител.

3.2. Регистрация в системата

Процесът по регистрация започва чрез кликване върху бутон „Регистрация“ в началната страница.

 

Системата отваря нова страница с избор на типа регистрация, съдържаща информационна карта със заглавие „Създаване на профил в ЦАИС ЕОП“. ЦАИС ЕОП предоставя на потребителите възможност за регистрация като възложител, стопански субект с ЕИК (включително стопански субект – физическо лице с ЕИК) или физическо лице с ЕГН.

·        За регистриране на профил на възложител е необходимо да се избере видът на възлагащия орган от падащо меню „Вид на възлагащия орган“.

След това трябва да се кликне върху бутон „ПРИЛОЖЕТЕ ЕЛ. ПОДПИС (КЕП)“

При успешно прилагане на професионален КЕП системата прехвърля потребителя към страница, съдържаща информационна карта, в която да попълни своите лични данни, както и тези на организацията, която се регистрира като възложител или като стопански субект. След като попълни всички данни, потребителят следва да кликне върху бутон „Регистрация в системата“. При успешна регистрация системата известява потребителя чрез показване на модална карта и изпраща имейл за потвърждаване на регистрацията.

Забележка: ЦАИС ЕОП разчита и попълва автоматично данни от приложения КЕП.

Информационна карта за попълване на данни при регистрация като възложител или стопански субект

Паролата за вход трябва да отговаря на следните условия:

·        Да съдържа поне 8 символа

·        Да съдържа поне една главна буква

·        Да съдържа поне един специален символ или цифра

Процесът на регистрация завършва след като потребителят натисне бутон „Активиране на профила“ в изпратения от системата имейл или копира в браузър посочения линк с потвърждение.

 

При успешно завършена регистрация системата препраща потребителя към страницата, потвърждаваща успешната регистрация и даваща възможност за вход в системата. В случай че срокът за потвърждаване на имейла е изтекъл, системата препраща потребителя към страница, съдържаща съобщение за изтекъл срок за потвърждаване.

 

Забележка: Партидата на новорегистрираната организация на възложител (различно от профилът на потребителя, който я регистрира)  ще получи пълната функционалност при активиране на партидата от страна на АОП. Преди активирането организацията:

·        няма да разполага с партиден номер

·        няма да може да публикува поръчки

·        ще може да се добавят служители и да им се задават права и роли

·        да се създават работни пространства и да се подготвят бъдещи поръчки (без публикуване)

3.3. Вход в системата

Потребителите достъпват ЦАИС ЕОП чрез въвеждане на потребителско име и парола в началния екран на системата, след което натискат бутон „Вход“.

3.4. Възстановяване на парола

Потребител може да възстанови своята парола чрез натискане на бутон „Забравена парола?“, който се намира в началната страница под картата за вход в системата.

Стъпка 1: При натискане на бутона системата препраща потребителя към екран за въвеждане на потребителското му име. При натискане на бутон „Промени парола“ системата верифицира потребителското име и изпраща имейл за възстановяване на парола на имейл адреса на потребителя, като информира потребителя за извършеното действие.

Стъпка 2: При получаване на имейла за възстановяване на парола потребителят трябва да натисне бутон „Възстанови парола“ или да копира линка от имейла в браузър, след което системата го препраща към интерфейса за въвеждане на нова парола.

Стъпка 3: Потребителят въвежда нова парола и потвърждение на новата парола. При успешна промяна на паролата потребителят получава нотификация от системата.

 

3.5. Изход от системата

Потребителят може да излезе от системата чрез кликване върху опцията „Изход“ в потребителското меню. При затваряне на браузъра или на раздел в браузъра от страна на потребителя сесията на потребителя изтича след определения в системата период и е необходим нов вход в ЦАИС ЕОП.

3.6. Създаване на организация

Потребителите могат да регистрират организации както при стандартна регистрация в системата, така и при вече създадена регистрация от секция „Моите организации“ в потребителския профил.

Процесът по създаване на нова организация се активира чрез кликване върху бутон „СЪЗДАЙ НОВА ОРГАНИЗАЦИЯ“. Създаването на нова организация изисква друг/нов КЕП (издаден на съответната организация) и следва логиката на регистрация в системата като възложител или стопански субект.

3.7. Присъединяване към организация

Администраторите на приложението на организации могат да изпращат покани за присъединяване на потребители към своята организация. След изпращането на покана, поканеният потребител получава имейл с връзка, върху която трябва да кликне или зареди в браузър.

 

След кликване върху линка в имейла или зареждането му в браузър от поканения потребител системата го препраща към страницата за вход. В случай че потребителят е регистриран, той трябва да въведе потребителско име и парола, след което организацията, която изпраща поканата за присъединяване, ще бъде добавена към списъка с организации в потребителския му профил.

4.    Секция „Потребителски профил“

Потребителят може да достъпи профила през потребителското меню.

Потребителският профил съдържа информация за потребителя, организирана в отделни информационни карти – „Име и предпочитания“, „Вход и сигурност“, „Имейл и телефон за контакт“ и „Адрес за контакт“.

При натискане на бутон “Моите организации” системата препраща потребителя в секция „Моите организации“. Секцията съдържа списък с всички организации, присъединили конкретния потребител като служител.

При избор на организация от списъка системата прехвърля потребителя в контекста на избраната организация или към контекста на потребителя като физическо лице, когато е приложимо.

4.1. Промяна на лични данни

Потребител може да промени своите лични данни и данни за контакт чрез кликване на бутон „Редакция“ в съответните информационни карти.

 

4.2. Добавяне на КЕП към потребителския профил

Потребител може да добави КЕП към своя потребителски профил чрез кликване върху бутон „Регистрирай електронен подпис“. Кликването върху бутона стартира предварително инсталирания софтуер, предоставен от доставчика на КЕП. Възможно е софтуерът да изисква въвеждане на PIN код. След успешното въвеждане ЦАИС ЕОП създава запис за съответния КЕП към профила на потребителя.

Запазването на КЕП завършва чрез кликване върху бутон „Запази“. При кликване върху записа на КЕП системата показва информационна карта с основни детайли за конкретния КЕП.

Важно: При подновяване на КЕП потребителят трябва да премахне регистрирания в системата КЕП, след което да го добави отново. Потребителят трябва да извърши същото действие и в профилите си като служител в организация.

4.3. Промяна на парола

Потребителят може да промени паролата си чрез натискане на бутон „Редакция“ в информационна карта „Вход и Сигурност“, като първо попълни задължителното поле „Текуща парола“, след това, последователно, полета „Нова парола“ и „Потвърдете новата парола“ и накрая натисне бутон „Запази“.

4.4. Промяна на потребителско име

Потребителят може да промени потребителското си име чрез натискане на бутон „Редакция“ в информационна карта „Вход и сигурност“. След това потребителят трябва да попълни новото си потребителско име в поле „Потребителско име“, да потвърди текущата си парола в поле „Текуща парола“ и да запази промените чрез натискане на бутон „Запази“.

5.    Основни секции в организацията

5.1. Секция Начало“

Секция „Начало“ се достъпва чрез елемент от основното меню в контекста на организация. Секцията съдържа информация за последните 5 процедури, по които организацията е извършвала действия като възложител, а когато е приложимо - и последните 5 процедури като участник.

Чрез натискане на бутон „Създай“ оторизиран потребител на възложителя има възможност да създаде нова поръчка (процесът е подробно описан в 5.2.1. на настоящия документ).

5.2. Секция Поръчки и договори“

5.2.1.     Организацията на съдържанието в секция „Поръчки и договори“

Секция „Поръчки и договори“ съдържа списък с всички поръчки и договори в рамките на организацията и притежава следната дървовидна структура:

·        Секция „Поръчки и договори

·        Секция „Поръчки“

§  Секция „Поръчки като възложител“

§  Секция „Поръчки като изпълнител“

·        Секция „Договори“

§  Секция „Договори като възложител“

§  Секция „Договори като изпълнител“

Важно: Видимостта на съдържанието в секция „Поръчки“ се управлява от правата зададени на конкретен потребител на ниво организация, докато в секция „Договори“ потребителят има достъп до договори, за които му е зададено съответното право на ниво поръчка. Публичното съдържание на всички публикувани договори, свързани с дадена организация се визуализират автоматично и са видимите за всички служители на организацията в секция „Договори“

5.2.2.     Създаване на обществена  поръчка

Стъпка 1: Нова поръчка се създава чрез натискането на бутон „Създай“ в списък „Поръчки като възложител“, след което се избира опция „Нова поръчка/обявление“ от активното меню.

Стъпка 2: Системата отваря модален прозорец „Изберете вид процедура/обявление“. Преди създаването на нова поръчка потребителят от организацията на възложителя трябва да избере желаната процедура от изброените в списъка, която служи като образец за определяне на основните параметри на поръчката, след което да натисне бутон „Създай“. При натискане на бутон „Създай“ системата прехвърля потребителя в секция „Параметри“ на новосъздадената поръчка.

5.2.3.     Управление на обществена поръчка

5.2.3.1.            Преглед на ОП

В секция „Преглед“ могат да се достъпят основни детайли и информация по поръчката:

·        Списък с препоръчани действия, които са необходими за подготовка и обявяване на ОП

·        Списък с вече извършени действия по ОП

·        Последните 5 съобщения по дадената поръчка.

5.2.3.1.1.                 Карта с препоръчани действия

Картата с препоръчани действия предоставя предложения за конкретни действия на потребителя от организацията на възложителя преди стартиране на процедурата. Всяко препоръчано действие е отделено в информационна карта, съдържаща бутон с връзка към конкретната секция. Бутонът се активира при поставяне на курсора на мишката върху съответната карта.

5.2.3.1.2.                 Списък с извършени действия

Извършените действия по поръчката се достъпват при натискане на бутон “Извършени действия“ в картата с препоръчани действия.

5.2.3.1.3.                 Списък със съобщения

Карта „Съобщения“ в долната част на страницата предоставя списък с информация за последните 5 съобщения, изпратени за поръчката. При кликване върху някой от елементите на списъка системата препраща към конкретното съобщение в секция „Съобщения“.

5.2.3.2.            График на ОП

Графикът на поръчката позволява задаване и създаване на дати или периоди, пряко свързани с провеждането на процедурата. В зависимост от процеса, използван при създаването на процедурата, системата дефинира следните системни дати и периоди:

·        Подаване на заявления/оферти – дефинира начален и краен срок, в който кандидатите/участниците могат да представят заявления за участие/оферти.

·        Отваряне на заявления/оферти – дефинира датата и времето на отваряне на заявленията и техническите предложения.

·        Отваряне на ценовите предложения – дефинира датата и времето на отваряне на ценовите предложения.

Забележка: Системните дати не могат да бъдат премахнати от възложителя. Те могат само да бъдат променяни съгласно приложимите условия и ред.

5.2.3.2.1.                 Задаване на системна дата

Стъпка 1: Редактирането на системна дата и време или период може да се извърши чрез една от следните опции:

·        Чрез кликване върху бутона на активното меню за конкретната дата и време/период и избор на опция „Детайли“ от активното меню

·        Чрез кликване върху заглавието на системата дата (напр. „Подаване на заявления/оферти “)

Всеки един от подходите отваря модален прозорец „Редактиране на дата“, в който се задават конкретни параметри за дата и време или период.

 

Важно: Промяната на дата и време или период, изискващи публикуване на обявление за изменение или допълнителна информация на възложителя, се извършва след оповестяване на промените в обявленията, поканите и документациите/описателния документ.

Стъпка 2: Прозорецът за редактиране на дата позволява задаване на следните параметри на дата и време:

·        Име

·        Тип – полето предоставя възможност за дефиниране на дата или период между две дати.

·        Видимост за стопанския субект – падащо меню, позволяващо скриване  (опция „Скрита“) или видимост (опция „Видима“) на съответната дата и време за стопанските субекти.

·        Дата – поле за избор на дата и време (наличен само за системна дата)

·        Начална дата – поле за избор на дата и време (наличен само за системен период)

·        Крайна дата – поле за избор на дата и време (наличен само за системен период)

Важно: В зависимост от настойките конкретната процедура, системата показва или не показва съобщение за пропуснат минимален интервал между две дати.

Забележка: Датите в различните етапи или фази на дадена процедура са отделени в различни информационни карти в секция „График“.

Забележка: В зависимост от настройките и типа на датата/периода някои от полетата могат да са неактивни за редакция от възложителите.

5.2.3.2.2.                 Добавяне на дата в графика

Стъпка 1: Нова дата или период към етап/фаза на процедурата се добавя чрез последователно кликване върху бутона на активното меню в списъка с дати и опция „Добави дата“ от активното меню.

Стъпка 2: Преди да запази дата и време или период потребителят трябва да зададе основни параметри, след което да ги запази чрез натискане на бутон „Запази“.

След като датата и времето се запазят системата ги добавя в списъка с дати към етапа/фазата на процедурата.

5.2.3.2.3.                 Промяна на име на етап/фаза

Името на даден етап/фаза може да се промени в секция „График“, достъпна от основното меню в контекста на ОП.

При кликване върху бутона за промяна на име в картата на етапа системата показва настоящото му име в режим редакция, което позволява промяна. При кликване върху бутона с отметка промените се запазват.

Промяната се отразява в съответния елемент за етапа/фазата, намиращ се в основното меню в контекста на ОП.

5.2.3.3.            Екип на възложителя в ОП

ЦАИС ЕОП създава по подразбиране три роли – Отговорни лица за поръчката, „Председател на оценителна комисия“, „Членове на оценителната комисия“ и „Наблюдатели“.

Важно: Правата на екипа на възложителя се редактират за цялата поръчка, а не за всяка обособена позиция. За процедури, които изискват назначаване на жури, ролите „Председател на оценителна комисия“ и „Членове на оценителната комисия“ трябва да се тълкуват от потребителите съответно като „Председател на жури“ и „Членове жури“.

5.2.3.3.1.                 Добавяне на роля

Потребител с роля „Отговорно лице за поръчка“ може да създава, изтрива и добавя нови роли към конкретната ОП чрез кликване върху бутон „Добавяне на роля“ в секция „Екип на възложителя“.

Системата показва модална карта, в която администратор на поръчката може да създаде нова роля, като зададе име и добави права за конкретната роля. Възможно е предоставяне на следните права при създаване на роля:

·        Има право да редактира поръчката и да подготвя изискванията – служителят има възможност да трие, добавя и управлява изискванията в поръчката

·        Има да право да управлява ролите и служителите с достъп до поръчката – служителят има право да създава и трие роли в поръчката, както и да добавя и премахва служители и права към конкретна роля. Правото дава възможност на служителя да промяна и лицето за контакт в поръчката

·        Има право да декриптира и отвори подадените заявления/оферти – служител с това право има възможност да декриптира изпратените от участниците заявления/оферти при настъпване на датата за отваряне на заявления/оферти

·        Има право да създава и публикува обявления, решения и съобщения в профила на купувача – служителят с това право има възможност да създава и публикува обявления и решения към поръчката. Служителят също има възможност да разрешава или забранява добавянето на поръчката от страна на заинтересовани лица чрез бутона „Добави в профила“ в публичното пространство на поръчката. Правото позволява на служителя да публикува съобщения в профила на купувача.

·        Има право да приключи работата на оценителната комисия за поръчката – потребителят има право да приключи работата на оценителната комисия и да прехвърли поръчката в етап избор на изпълнител

·        Има право да завърши решението за избор на изпълнител в поръчката – потребител с това право има право да създаде решение за избор на изпълнител и да финализира поръчката.

·        Има право да оценява заявленията за участие/офертите като член на оценителна комисия – служителят има право да оценява заявленията/офертите на участниците, както и да изготвя протоколи от работата на оценителната комисия.

·        Има право да изпраща съобщения в поръчката – служителят има право да създава и изпраща съобщения към екипа на възложителя или участниците в рамките на поръчката.

·        Има право да вижда офертите – служителят има възможност да достъпи съдържанието на изпратените оферти

·        Има право да вижда менюто "Оценка" – служителят има възможност да достъпи секция „Оценки в поръчката“, включително резултатите от оценяването и създадените протоколи и доклади в секцията

·        Има право да вижда менюто "Избор на изпълнител" - служителят има възможност да достъпи секция „Избор на изпълнител“, включително резултатите от оценяването и създадените протоколи и доклади в секцията

·        Има право да вижда съобщенията към поръчкатаслужителят има право да вижда всички съобщения и съобщения в профила на купувача, създадени в работното пространство на поръчката

·        Има право да вижда отворените ценови предложения – служителят има право да достъпва ценовите предложения на участниците в поръчката

Управление на договори и анекси – служители с това право имат възможност да създават, управлява и подписват договори и анекси

Достъп до договори и анекси - служители с това право имат възможност да достъпват и подписват договори и анекси, но без възможност да ги управляват

Важно: При създаване на ОП, ЦАИС ЕОП зарежда по подразбиране роли с конкретни права в съответната ОП

5.2.3.3.2.                 Редакция на роля

Администратор на поръчка може да редактира останалите роли чрез кликване върху елемент „Редакция“ в активното меню на дадена роля. Показва се модална карта, в която може да се промени името на конкретната роля, да бъдат премахнати или добавени права.

5.2.3.3.3.                 Изтриване на роля

Администратор на поръчка може да изтрие роля чрез избор на елемент „Изтрий“ от активното меню на конкретна роля. Преди да завърши действието системата показва модална карта за потвърждение на действието.

5.2.3.3.4.                 Добавяне на служител към роля

Важно: За да бъде добавено в екипа на възложителя дадено лице, то първо трябва да бъде включено като служител в организацията (виж т. 3.7. и т. 5.3.2.)

Администратор на поръчка може да добавя други служители или лица към конкретна роля чрез кликване върху карта ‚Добави нов“.

Служител или колега може да бъде и лице, което не е в трудови или служебни правоотношения с организацията, към която е присъединено, напр. външен експерт, външно лице - член на оценителна комисия.

Системата показва модална карта със списък с всички присъединени лица в профила на организацията. За добавяне към ролята администраторът кликва върху бутона за избор в информационната карта на съответното лице. При кликване върху бутон „Добави колеги“ системата добавя избраните колеги към ролята.

5.2.3.3.5.                 Премахване на служител от роля

Служители с роля „Администратор на поръчка“ могат да премахват служители от роля чрез кликване върху иконата за премахване в картата на конкретен потребител в списъка с потребители в ролята. Преди премахването на даден служител системата показва модална карта за потвърждаване на действието.

5.2.3.3.6.                 Добавяне на други организация с достъп до поръчката

Служител с правo за управление на ролите и служителите в дадена поръчка има възможност да добави служители от външни организации към поръчката. Добавянето се извършва чрез кликване върху бутон „Добави“ съответната карта в секция „Екип на възложителя“.

Бутонът показва модална карта за избор на организация. Търсенето се извършва чрез въвеждане на поне два символа от името на организацията и последващо натискане на клавиш “Enter” на клавиатурата. Служителят може да добави няколко организации избирайки бутона за избор на съответните организации. При кликване на бутон „Запази“ организациите се добавят в поръчката.

По подразбиране ЦАИС ЕОП добавя администраторите на приложението от организацията за съвместно закупуване към системна група „Наблюдатели“. Служител на възложителя със съответните права в поръчката има възможност да добави служители на организациите за съвместно закупуване към други групи в обществената поръчка.

Важно: АП на организациите за съвместно закупуване могат да добавят свои колеги към съответните групи за които притежават права.

5.2.3.4.            Съобщения и разяснения в ОП

Секция „Съобщения и разяснения“ в контекста на ОП позволява на възложителя да комуникира със служители от неговата организация и с кандидати/участници по време на процедурата чрез кликване върху елемент „Съобщения и разяснения“ от основното меню в контекста на конкретна ОП.

5.2.3.4.1.                 Създаване на ново съобщение

Съобщение може да бъде създадено чрез кликване върху бутон „Създай“ в секция „Съобщения и разяснения“ и избор на опция „Съобщение“

Получателите на съобщението се дефинират в информационна карта „Получатели“ чрез избор на опция от падащото меню, кликване върху съответния елемент от менюто и последващо кликване върху бутон „Добави“.

  

При кликване върху бутон „Добави“ системата добавя избраните лица в списъка с получатели.

Внимание: При изпращане на съобщения и разяснения до изтичане на крайния срок за подаване на заявления за участие/оферти потенциалните кандидати/участници са видими като група „Всички стопански субекти“. Системата не предоставя възможност на възложителя да избере конкретен стопански субект в полето за получатели. При избор на група „Всички стопански субекти“ за получател съобщението ще бъде получено от всички стопански субекти, добавени към конкретната ОП.

Внимание: При изпращане на съобщения след изтичане на крайния срок за подаване на заявления/оферти, възложителят има възможност да управлява адресатите на съобщението. В случай, че избере „Всички стопански субекти“, съобщението ще бъде изпратено до всички заинтересовани лица, които са добавили поръчката в потребителските си профили без значение дали са участвали в нея. В случай, че избере „Текущи стопанки субекти“, съобщението ще бъде изпратено до стопанските субекти, които са подали заявление/оферта в поръчката.

Информационната карта „Детайли за съобщение“ позволява на потребителя да дефинира заглавие на съобщението, тип, текст на съобщението и ако е необходимо, прикачване на файлове.

Забележка: Типът на съобщение служи като уточнение от страна на изпращача към получателите за целта на конкретното съобщение. Избира се от падащо меню със следните възможни опции: „Съобщение“, „Покана“, „Искане за разяснение“ и „Решение“.

Забележка: Системата дава възможност да бъде добавен заместващ текст в съобщението чрез кликване върху бутон ‚Добави заместващ текст“. Бутонът показва модална карта в текстовия редактор, от която може да бъде добавен заместващ текст в съобщението чрез кликване върху бутон „Добави“. При изпращане на съобщението заместващият текст се заменя със съответнте данни на получателя или изпращача.

Веднъж създадено, съобщението може да се изпрати към получателите или да се запази като чернова чрез натискане на съответния бутон в долната част на страницата за създаване на съобщение.

5.2.3.4.2.                 Работа с шаблони

ЦАИС ЕОП предоставя възможност на потребителите да работят с готови шаблони, които да използват при създаване на съобщения. При кликване върху бутона на активното меню и избор на опция „Зареди шаблон“ в заглавната карта на страницата за създаване на ново съобщение, системата отваря модална карта за избор на шаблон.

За да се зареди шаблонът в страницата за ново съобщение трябва да се избере елемент от списъка и да се кликне върху бутон „Зареди шаблон“.

Внимание: След кликване върху бутон „Зареди шаблон“ системата отваря модална карта за потвърждаване на действието. Зареждането на шаблон е необратим процес, който изтрива съдържанието на съобщението към момента и го заменя със съдържанието на шаблона.

5.2.3.4.3.                 Чернови

Чрез кликване върху бутон „Запази като чернова“ потребителят може да запази съобщение като чернова. Списъкът с чернови може да се достъпи чрез кликване върху бутон „Чернови“ в заглавната карта в секция „Съобщения“. Бутонът препраща към списъка с чернови на настоящата процедура. Връщането от списъка с чернови към списъка със съобщения може да се извърши чрез кликване върху бутон „Съобщения“ .

5.2.3.4.4.                 Съобщения и разяснения в Профила на купувача

Служител с право за изпращане на съобщения в поръчката има възможност да създаде съобщения в профила на купувача, които ще се публикуват в публичната страница на всяка една поръчка, част от профила на купувача. За да достъпи съобщенията в профила на купувача, възложителят трябва да кликне върху заглавието на страницата в горната лява част на страницата и избере съответната опция.

Създаването на ново съобщение се извършва чрез кликване на бутон „Създай“, след което да избере опция „Съобщение в профила на купувача“ служителят има възможност да попълни кратко заглавие на съобщението, описание, както и да прикачи файлове.

Системата предоставя възможност за подписването с КЕП на съобщението в профила на купувача чрез избор на съответната опция в информационната карта за създаване на съобщение.

При успешно публикуване, системата препраща служителя към списък със съобщения в профила на купувача, а съобщението се визуализират в отделна секция „Разяснения и съобщения към поръчката“ в публичната страницата на поръчката.

5.2.3.5.            Обявления и решения в ОП

ЦАИС ЕОП позволява на възложителя да публикува решения и обявления в Регистъра на обществените поръчки, съответно да ги изпраща за публикуване в ОВЕС чрез РОП. Потребителят може да управлява образците публикационните форми) към дадена ОП в секция „Обявления и решения“, достъпна като елемент в основното меню в контекста на ОП.

Информационна карта „Параметри“ в секция „Обявления и решения“ позволява деактивиране на участието в съответната ОП за участници, към които не е изпратена покана за участие. Чрез кликване върху бутон „Редакция“ се променя статусът на ограничението за участие в конкретната ОП.

5.2.3.5.1.                 Добавяне на обявление или решение

Чрез кликване върху бутон „Добави“ в информационна карта „Обявления и решения“ потребителят има възможност да добави образец в съответствие с разпоредбите на Закона за обществени поръчки или Регламент за изпълнение (ЕС) 2015/1986.

 

При кликване върху бутон „Запази“ системата добавя образеца в списъка с обявления и решения.

Забележка: Системата позволява добавяне на повече от една публикационни форми от конкретни типове

Важно: Системата не позволява на Възложителите да създадат обявление или решение, в случай че не е попълнена важна информация за поръчката – график, задължителни параметри или показатели за оценка. При непопълнена информация, системата показва модална карта при кликване върху бутон „Добави“.

5.2.3.5.2.                 Работа с обявления и решения

При кликване върху елемент от списъка с обявления и решения се отваря модален прозорец с инструмент за управление на публикационни форми. Формата се състои от секции, показани в страничното меню в ляво и полета за попълване в основната част на инструмента.

По всяко време потребителят може да запази формата като чернова чрез кликване на бутон „Запази като чернова“ или да пристъпи към попълването на следващата секция във формата чрез кликване върху бутон „Напред“.

 

Забележка: Инструментът за управление на публикационни форми в ЦАИС ЕОП валидира полетата за попълване в дадена публикационна форма и не допуска попълването на грешен формат на информация или непопълването на задължителни полета. Валидацията се извършва в секция „Валидиране на формуляра“ , а валидационните съобщения се предоставят на потребителя в следния вид:

Връщане в предишна секция се извършва чрез кликване върху бутон „Назад“:

Формата се публикува чрез кликване върху бутон „Публикувай.

В процеса на създаване на публикационна форма, възложителят има възможност да достъпи съдържанието на формата в режим „Преглед“ чрез кликване върху съответния бутон в раздел „Валидиране на формуляра“

При кликване върху бутона системата показва съдържанието на формата в модален прозорец.

Важно: За да бъде публикувано обявление или решение в РОП и ОВ на ЕС , ЦАИС ЕОП изисква от Възложителя да изпълни следните действия:

1.      Задаване на график на поръчката

2.      Създаване, попълване и подписване с КЕП на Решение по чл. 22, ал. 1 от ЗОП на поръчка

3.      Създаване на съответното обявление

5.2.3.5.3.                 Попълване на обявление за възлагане на поръчка

Важно: Публикуването на обявление за възлагане на поръчка или обособена позиция изисква създаването на договор в секция „Договори“ в съответната поръчка или обособена позиция. Системата не позволява редакция на детайли за номер на договора, идентификатора и името на възложителя секция V в обявленията за възлагане на обществена поръчка. на Обявяването на невъзлагане на изисква създаване на договор в системата и.

Системата предоставя два начина за публикуване на обявление за възложена поръчка:

1.      Чрез кликване на бутон „Към обявление“ от страницата на договора

2.      Чрез кликване на бутон „Добави“ в секция „Обявления и решения“

След избор на обявление, системата показва карта с възможност за избор измежду наличните обособени позиции, договори в поръчката, както и опция „няма да има възлагане“. Информацията за избраните обособени позиции и договори се попълва автоматично в обявлението, позволявайки гъвкавост.

Graphical user interface, text, application, email

Description automatically generated

Важно: Договорите, за които вече е създадено обявление не са активни за избор в списъка

Важно: В случай, че възложителят желае да публикува един договор за няколко обособени позиции, трябва да създаде договора в една от обособените позиции, след което от селектора да избере договора, както и съответните обособени позиции, към които е свързан. При попълване на секция V в обявлението, трябва да попълни номерата на всички обособени позиции, разделени със запетая.

Важно: В случай на невъзлагане в поръчка или обособена позиция, възложителят трябва да избере опция „няма да има възлагане“ от селектора.

5.2.3.5.4.                 Експорт на обявление или решение

Чрез избор на опция „Експорт“ от активното меню на конкретна форма, системата стартира изтегляне на .pdf файл със съдържанието на конкретната форма.

5.2.3.5.5.                 Промяна на съдържанието в обявление

Системата позволява промяна нa съдържанието на вече публикувано обявление (Corrigendum). Възложителят трябва да достъпи обявлението и да извърши необходимите промени на съдържанието. В този случай системата индикира направените промени в секция „Валидиране на формуляра“.

При кликване върху бутон „Премини към решение за изменение“ системата генерира автоматично „Обявление за изменение или допълнителна информация“ и “Решение за одобряване на обявление за изменение или допълнителна информация“, което следва да се подпише с КЕП от Възложителя. Подписването от страна на Възложителя с КЕП изпращам промените за публикуване.

След успешно публикуване, обявлението за изменение или допълнителна информация е видимо за възложителя.

5.2.3.6.            Параметри на ОП

Секция „Параметри на ОП“ съдържа основна информация за конкретната ОП, както и основни параметри, свързани с провеждането й, разделени в няколко информационни карти. Всяка карта притежава бутон „Редакция“, чрез който могат да бъдат извършвани промени на параметрите в нея.

Забележка: Всяка информационна карта притежава етикет с текст, информиращ за статуса на видимостта на картата от гледна точка на кандидатите/участниците в поръчката.

  

5.2.3.6.1.                 Име и описание

Информационна карта „Име и описание“ съдържа заглавието и описанието на поръчката. При изготвяне на описанието на поръчката системата дава възможност на потребителя от организацията на възложителя да прикачи файлове с документация, която да послужи на участниците в ОП при изготвяне на заявленията за участие/офертите. Системата позволява създаването на връзки към пазарни консултации, използвайки стандартната функционалност за създаване на хипервръзки в текстовия редактор на полето за описание.

5.2.3.6.2.                 Основни параметри

Вид на процедурата – поле, показващо вида на конкретната процедура. По подразбиране е забранено за редакция.

Обект на поръчката – информира за обекта на поръчката измежду възможностите „Услуги“, „Доставки“ и „Строителство“.

Обособени позиции – при кликване върху бутон „Създай обособени позиции“ се позволява превръщането на конкретната поръчка в  поръчка с обособени позиции.

Внимание: Създаването на обособени позиции e необратим процес. Ако в хода на подготовката възложителят се откаже от обособени позиции трябва да се започне създаването на нова ОП.

Ще се използва ли електронен търг? - информира дали ще се използва електронен търг с наддаване в реално време при избор на изпълнител за конкретната поръчка. Възложителят може да зададе стойност „Да“ или „Не“.

Позволи варианти на офертата – възложителят разрешава или не, създаването на варианти на оферти от страна на участниците. Възможните стойности са „Да“ или „Не“.

Референтен номер – поле, позволяващо попълване на допълнителен референтен номер към ОП, например вътрешен за организацията на възложителя.

 

Свързани процедури/ обявления – Възложителят има възможност да добавя свързани процедури или обявления към съответната поръчка (напр. в случай на проведени пазарни консултации). Добавянето на свързана процедура/обявление се извършва чрез кликване върху бутон „Свързване“. Системата препраща Възложителя в модална карта за търсене и избор на процедура/обявление, което да бъде свързано с конкретната поръчка. Запазването се извършва чрез бутона за избор на съответната поръчка/обявление и кликване върху бутон „Запази“.