Настоящото ръководство представлява указание за употреба за стопанските субекти–потребители на ЦАИС ЕОП (наричана по-нататък и „система/та“), в качеството им на кандидати и/или участници в обществени поръчки.

Съдържанието е разделено на глави, описващи отделните логически свързани функционалности. Функционалностите в системата се описват в детайли в момента на тяхното споменаване и в последствие само се реферират.

Изложението е допълнено с примери и снимки на цял екран или части от него, на които се демонстрира описаната функционалност. Данните, визуализирани на тези екрани, са примерни/тестови и могат да бъдат използвани само за референция при работа със системата.

1.2. Термини и съкращения

Термин/съкращение	Описание
ЦАИС ЕОП	Централизирана автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“
ОП	Обществена поръчка
ОТР	Общ терминологичен речник
РОП	Регистър на обществените поръчки
ЕГН	Единен граждански номер
ЕИК	Единен идентификационен код по Закона за регистър БУЛСТАТ и/или по Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел
КЕП	Квалифициран електронен подпис
ДУУ	Доставчик на удостоверителни услуги
РС	Рамково споразумение
УЕП	Удостоверение за електронен подпис
ЕЕДОП	Единен европейски документ за обществени поръчки
Контекст	Дефинира конкретната работна среда на потребителя към дадения момент
Секция	Обособена част от ЦАИС ЕОП, свързана с конкретна функционалност
Потребител	Физическо лице, което има регистрация в ЦАИС ЕОП, администратор или служител в една или повече организации, които имат регистрация в ЦАИС ЕОП
Администратор на организация	Потребител, притежаващ права да променя профила на организацията, да добавя и управлява служителите на организацията. Администраторът има възможност да създава и участва в ОП като служител на организацията
Служител на организация	Потребител, който има възможност да създава и участва в процеса по провеждане на ОП от името на организацията, но притежава ограничени права в управлението на нейния профил. Като служител може да бъде включено и лице, което не е в трудовоправни или служебни отношения с организацията, напр. външен експерт, член на оценителна комисия/жури
Възложител	Организация, която създава ОП в системата – публичен възложител, секторен възложител или възложител за конкретен случай съгласно чл. 5 и 6 от ЗОП
Оценителна комисия/Жури	Група от потребители на организацията, назначени по чл. 103 от ЗОП от възложителя, съответно по чл. 87 от ППЗОП при конкурс за проект
Кандидат/Участник	Стопански субект – юридическо или физическо лице или тяхно обединение по чл. 10 от ЗОП, подал заявление за участие/оферта в ОП

1.3. Основни понятия

1.3.1. Менюта

1.3.1.1. Основно меню

Основното меню се намира в лявата част на екрана и служи като главен инструмент за навигация както между отделните секции в ЦАИС ЕОП, така и между отделните инструменти в ОП.

1.3.1.1.1. Елемент от основното меню

При кликване върху елемент от основното меню потребителят се препраща към конкретна страница или секция в системата. В зависимост от правата на достъп на даден потребител или от типа на процедурата, елементите могат да бъдат видими или скрити. В зависимост от контекста на работна среда на потребителя, избрания процес или настройките, елементите на основното меню се променят.

1.3.1.1.2. Контекст „Организация“

· „Начало“ – Достъп до последните 5 процедури като кандидат/участник, а когато организацията има качеството и на възложител - и до последните 5 процедури като възложител

· „Поръчки“ – Достъп до страницата с всички поръчки, свързани с конкретния потребител

· „Роли“ – Достъп до информацията за ролите в организацията

· „Служители“ – Достъп до списъка със служителите в настоящата организация

· „Каталози”. – Достъп до актуалните каталози в системата

· „Справки и отчети” – Достъп до справките и отчетите в системата

· „Фактури” – Достъп до фактурите на съответната организация

· „Профил на организацията“ – Достъп до детайли и документи, свързани с конкретната организация

1.3.1.1.3. Контекст „Процедура“

· „Преглед“ – Достъп до основни детайли на процедурата и препоръчани действия

· „График“ – Предоставя възможност за управление на датите и периодите в ОП: стартиране на оферирането, край на оферирането, отваряне на хранилището с оферти и др.

· „Служители“ – Секцията за управление на членовете от екипа на кандидата/участника

· „Съобщения“ – Управление на комуникацията между екипа на възложителя и кандидатите/участниците, както и вътрешната комуникация в екипа на кандидата/участника

· „Параметри“ – Секция с информация за основните параметри на ОП

В случай, че в ОП са дефинирани обособени позиции, горепосочените секции са видими за всяка една обособена позиция. Поръчките с дефинирани обособени позиции притежават допълнителни елементи в основното меню.

1.3.1.1.4. Контекст „Етап от процедура“

· „Изисквания“ – Секция, в която възложителят дефинира изискванията към кандидатите/участниците като въпроси или продуктови каталози

· „Оферти“ – Секция, предоставяща възможност на кандидата/участника да управлява заявлението за участие/офертата си в конкретната ОП

В случай, че в процедурата са дефинирани повече от един етапи на провеждане, отделните етапи са видими за потребителя, а горепосочените елементи са видими за всеки един етап.

1.3.1.2. Потребителско меню

Потребителското меню е достъпно при кликване от потребителя върху горната дясна част на екрана.

1.3.1.3. Активно меню

Съдържа набор от действия, които могат да се приложат към съответния обект в системата.

1.3.1.4. Елементи за навигация

1.3.1.4.1. Избор на организация

Изборът на организации се достъпва чрез кликване от потребителя върху името на настоящата организация в горната дясна част на потребителския интерфейс, непосредствено до потребителското меню.

В случай, че потребителят е свързан с повече от една организации, системата предоставя на потребителя списък със свързаните с него организации.

1.3.1.4.2. Лента на контекстуална навигация

Стандартен изглед

Изглед в процедура с дефинирани обособени позиции

1.3.1.4.3. Избор на обособени позиции

Изборът на обособени позиции се достъпва в лентата за контекстуална навигация и е видим само в процедури с дефинирани обособени позиции.

1.3.2. Карти

1.3.2.1. Информационна карта (карта)

Информационните карти представляват основен компонент в интерфейса на системата, като съдържат в себе си бутони, списъци, селектори или други информационни карти.

1.3.2.2. Заглавна карта

Заглавната карта се намира винаги в горната част на страницата и съдържа заглавието на страницата, а в зависимост от конкретната секция може да съдържа навигационен път и допълнителни бутони

1.3.2.3. Модална карта (модален прозорец)

Модалната карта представлява информационна карта, която при показването си блокира достъпа до основното работно пространство и изисква конкретно действие от потребителя.

1.3.3. Ленти

1.3.3.1. Информационна лента за действие

1.3.3.2. Лента за известие

Показва се в горната част на интерфейса на ЦАИС ЕОП и информира потребителя за конкретно извършено действие или резултат от действие в системата.

1.3.4. Бутони

1.3.4.1. Основен бутон

Основните бутони присъстват в различни секции в системата, като притежават отличителен дизайн спрямо останалите компоненти.

1.1.1.1. Второстепенен бутон

Представлява текст (обикновено подчертан) с връзка към конкретна секция или действие.

1.1.1.2. Бутон на активно меню

Отваря активно меню към съответния обект в интерфейса.

· Като бутон в карта:

· Като бутон към елемент в списък

1.1.1.3. Бутон за редакция

Бутоните за редакция се намират веднага след името или заглавието на даден компонент в системата. При кликване върху тях потребителят получава възможност да редактира конкретния елемент.

1.1.1.4. Бутон за промяна на изглед

Променя изглед на списък от списъчен към икони и обратно.

1.1.1.5. Бутон за затваряне на модален прозорец

1.1.1.6. Бутон за достъпване на настройки

Бутонът за достъпване на настройки на елемент от системата представлява бутон с изображение на стилизирано зъбно колело. След кликване върху него системата отваря страница или информационна карта, даваща възможност за конфигуриране на настройки към съответния елемент.

1.1.1.7. Бутон за динамично добавяне на елемент

1.3.5. Полета за въвеждане на информация и избор

1.3.5.1. Текстово поле за попълване

Текстовото поле позволява попълване на стандартен текст без възможност за форматирането му.

1.3.5.2. Текстов редактор с инструменти (rich text editor)

Текстовият редактор с инструменти позволява попълване на текст и форматирането му, организиране на елементите в списък, създаване на връзки, както и добавяне на заместващ текст (ако е приложимо).

1.3.5.3. Бутон за избор

· Положение „Избран“

· Положение „Не е избран“

1.3.5.4. Радио бутон

Радио бутонът предоставя възможност за избор на една от няколко опции

1.3.5.5. Задължително поле

1.3.5.6. Неактивни полета

Неактивните полета са видими, но забранени за въвеждане или избор по подразбиране.

1.3.6. Списъци

1.3.6.1. Стандартен списък

1.4. Системни грешки

В случай на грешка при работа системата показва съобщение със системната грешка, състоящо се от код на грешката и HTTP статус код:

· Код на грешката следва формат xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx, където “x” е цифра или латинска буква. В случай на грешка потребителят трябва да изпрати кода на грешката към администраторите на системата.

· Http статус кодът се появява като число в долния ляв ъгъл на съобщението за грешка.

Списък със HTTP кодове:

4xx – Грешка при потребителя

· 400 Bad Request - Поради лош синтаксис заявката не може да бъде разбрана от сървъра. Клиентът трябва да повтори заявката само след модифицирането й.

· 401 Unauthorized - За достъп до ресурсите се изисква идентификация. Съобщението означава, че нямате разрешение за достъп до заявената информация. Обърнете се към системния администратор, ако смятате, че достъпът ви до ресурсите трябва да бъде разрешен.

· 403 Forbidden - Забранен достъп. Сървърът разбира заявката, но отказва да я изпълни.

· 404 Not Found - Сървърът не може да намери търсения ресурс. Възможна причина за това е сгрешен URL адрес или че ресурсът не съществува. Ако грешката се повтаря е препоръчително да се обърнете към системния администратор.

· 405 Method Not Allowed - Не е разрешен методът, чрез който е извършена заявката за достъп до ресурса.

· 406 Not Acceptable - Неприемлива заявка.

· 407 Proxy Authentication Required - Нужно е да се идентифицирате през прокси сървър, за да получите заявения ресурс.

· 408 Request Time-Out - Времето за изпълнение на заявката е изтекло.

· 409 Conflict - Съществува вътрешно противоречие, поради което не може да се получи достъп до заявения ресурс.

· 410 Gone - Заявеният ресурс не е наличен на сървъра и няма препратка към евентуално негово ново местоположение.

· 413 Request Entity Too Large - Заявката е твърде дълга.

· 414 Request-URL Too Large - URL на заявката е твърде дълго.

· 415 Unsupported Media Type - Сървърът не поддържа типа на заявения ресурс.

5xx – Грешки на сървъра

· 500 Server Error - Сървърът е неспособен да изпълни заявката поради вътрешна сървърна грешка. Трябва да опитате по-късно или да се обърнете към системния администратор.

· 501 Not Implemented - Заявката изисква функция, която не е инсталирана на сървъра.

· 502 Bad Gateway - Работейки като гейтуей или прокси, сървърът получава невалиден отговор от сървъра-източник, който трябва да изпълни заявката.

· 503 Out of Resources / Service Unavailable - Заявката временно не може да бъде изпълнена, най-вероятно поради изчерпани ресурси.

· 504 Gateway Time-Out - Невъзможна връзка с първоизточника (отсрещния сървър). Заявеният ресурс не е достъпен, вероятно поради лоша връзка или проблеми, свързани с уеб страницата.

· 505 HTTP Version not supported - Заявката използва неподдържана версия на HTTP.

1.5. Изисквания към работните станции

1.5.1. Минимални изисквания

Операционни системи

· Windows 7

· Apple OSX 10

· Linux (32/64 bit)

Браузъри

· Microsoft IE мин. v11

· Microsoft Edge

· Google Chrome v65

· Mozilla Firefox v60

· Opera v53

Допълнителна инсталация:

· Java 7

· Коректно инсталиран КЕП на работния компютър (специфично за всеки ДУУ, тип устройство и др.)

Забележка: Десктоп версията ЦАИС ЕОП може да бъде достъпена през повечето мобилни браузъри, чрез избор на опция за отваряне на системата като десктоп версия в съответния браузър.

Важно: Потребителите на Apple OSX 10 не могат да достъпят ЦАИС ЕОП от браузър Apple Safari, поради липса на поддръжка от производителя. Препоръчва се ползването на браузъри Chrome или Firefox за Apple OSX 10.

Важно: Времето и датата на работните станции на потребителите трябва да са настроени спрямо точното време и дата в конкретната часова зона. В обратен случай, потребителят би изпитал проблеми при вход или при работа с функционалности в системата.

1.5.2. Препоръчителни изисквания

Операционни системи

· Windows 8 или по-нова (32/64 bit)

· Apple OSX 10.13 или по-нова (64 bit)

· Linux (32/64 bit)

Браузъри

· Microsoft IE – последните две основни версии

· Microsoft Edge – последните две основни версии

· Google Chrome – последните две основни версии

· Mozilla Firefox - последните две основни версии

· Opera – последните две основни версии

Допълнителна инсталация:

· Java 8+

· Коректно инсталиран КЕП на работния компютър (специфично за всеки ДУУ, тип устройство и др.)

Важно: Препоръчва се обновяване на браузърите и Java до последните версии, препоръчвани от производителите за съответните операционни системи.

Работата с компонента за подписване от потребители с Linux и OSX операционни системи изисква използване на Oracle Java. Инсталация на Java, както и проверка за инсталираната версия се извършва на следния адрес: https://www.java.com/en/download/

При наличие на по-стара версия на Java върху Windows 8.1+ е възможно компонентът за подписване да не се стартира автоматично след избор на опция за стартиране в браузъра. В този случай е необходимо файлът stampitls.jnlp да бъде съхранен локално и стартиран с двоен клик от потребителя.

2. КЕП

2.1. Основни понятия

Квалифицираният електронен подпис е електронния еквивалент на личния подпис. Използва се за удостоверяване на самоличността. Сертификатът съдържа името/наименованието на титуляря, наименованието на издаващата организация, периода на валидност на сертификата и други данни.

Не всички действия в ЦАИС ЕОП изискват прилагането на КЕП, но за пълноценна работа със системата е необходимо към профила на потребителя да бъде прикачен валиден КЕП, издаден от лицензиран ДУУ. Списъкът на ДУУ е наличен на сайта на КРС ( връзка ).

2.2. Прилагане на КЕП в ЦАИС ЕОП

ЦАИС ЕОП изисква прилагането на КЕП при извършване на следните действия:

· Регистрация на потребител

· Добавяне на КЕП към потребителски профил

· Добавяне на КЕП към профил на служител

· Подписване на ЕЕДОП

· Подаване на заявление за участие/оферта

· Оттегляне на заявление за участие/оферта

· Удостоверяване на време при извършване на различни действия в системата

2.3. Основни проблеми и затруднения на крайни потребители на ЦАИС ЕОП

Най-често срещаните проблеми и затруднения на крайни потребители (възложители, стопански субекти и физически лица) във връзка с използването на КЕП в ЦАИС ЕОП са свързани с:

2.3.1.Регистрация в ЦАИС ЕОП:

2.3.1.1. Посредством национални доставчици;

2.3.1.2. Посредством чуждестранни доставчици;

2.3.2. Вход в Системата;

2.3.3. Подписване на документи в ЦАИС ЕОП.

Насоки и действия за по-бързо и лесно разрешаване на трудността от страна на крайните потребители са представени по-долу в документа.

2.3.1. Регистрация в ЦАИС ЕОП

Процесът по регистрация в ЦАИС ЕОП е наличен, както на продукционна среда (https://eop.bg), така и на тестова среда (https://app-test.eop.bg), и е достъпен за следните типове потребители:

• Възложители (юридически лица);

• Стопански субекти (юридически лица);

• Физически лица;

Всеки потребител се идентифицира (регистрира) посредством КЕП. В зависимост от местонахождението на потребителите подписите могат да бъдат:

• Национални – издадени от регистрирани доставчици на удостоверителни услуги (ДУУ) в Република България: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/BG;

• Чуждестранни - издадени от регистрирани доставчици на удостоверителни услуги (ДУУ), одобрени от ЕС: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/

При регистрация на потребител, притежаващ национален електронен подпис се извършва автоматизирана проверка по ЕИК/БУЛСТАТ чрез първичния регистър на данните (Търговски регистър/Регистър „БУЛСТАТ“). При наличие на информация в първичния регистър данните за регистрацията в ЦАИС ЕОП се извличат от регистъра и попълват автоматично в регистрационната форма на ЦАИС. При липса на информация в първичния регистър, както и за потребителите, притежаващи чуждестранни електронни подписи данните се извличат автоматизирано от КЕП-а.

В зависимост от произхода на КЕП (национален или чуждестранен) се срещат различни трудности от страна на потребителите, по които се предприемат различни действия описани в следващите точки.

2.3.1.1. Посредством национални доставчици

Действия, които трябва да предприемат крайните потребители на ЦАИС ЕОП при проблеми с регистрацията в Системата, свързани с използването на национален квалифициран електронен подпис (КЕП):е

Стъпка 1: Потребителят в Системата (възложител, стопански субект или физическо лице) следва да се увери, че е изпълнил коректно следните действия:

- Приложен подпис към работния компютър;

- Инсталиран подпис към работния компютър;

- Подписът не е облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП).

Важно: Регистрацията за потребителите, чиито подписи са ОКЕП (облачен квалифициран електронен подпис) не могат да бъдат осъществени, понеже ЦАИС ЕОП не поддържа този вид сертификати.

Стъпка 2: Ако подписът не е инсталиран на работния компютър, потребителят първо следва да инсталира подписа спрямо инструкцията на ДУУ, от който е издаден и след това да опита да се регистрира отново в Системата.

Стъпка 3: Ако подписът е инсталиран и приложен на компютъра, потребителят следва да се увери, че в приложения електронен сертификат фигурират име и ЕИК/Булстат на организацията, както и име и ЕГН за физическото лице. Ако регистрацията в Системата се извършва като физическо лице, то тогава в КЕП трябва да фигурира освен името на лицето и ЕГН.

Важно: Регистрация в системата като Възложител или Стопански субект се осъществява чрез квалифициран електронен подпис (КЕП), в който фигурират ЕИК/Булстат и име на организацията, както и данни на физическото лице.

Стъпка 4: Ако се установи, че в квалифицирания електронен подпис липсва ЕИК/Булстат или име на организацията, както и име и ЕГН на физическото лице, потребителят следва да се свърже с доставчика на удостоверителни услуги (ДУУ).

Стъпка 5: Ако в подписа фигурират всички задължителни компоненти, необходими за регистрация в ЦАИС ЕОП, потребителят може да направи проверка на КЕП на адрес: https://id.eop.bg.

Стъпка 6: При наличие на проблем по време на проверката на https://id.eop.bg могат да възникнат различни грешки:

· certificate_not_provided – сертификатът не е подаден;

· certificate_invalid – сертификатът е нeвалиден;

· certificate_expired – сертификатът е с изтекъл срок на валидност;

· missing_natural_person - в сертификата липсват данни на физическото лице;

· certificate_unknown - издателят на сертификата не е от списъка с ДУУ;

· unsupported_root_by_app - издателят на сертификата не е удостоверен от приложението;

· invalid_selfsigned - невалиден self-signed (аналогично на горното, но проверките са други);

· invalid_signature – невалиден сертификат;

· revoked_certificate_ocsp - анулиран след ОЦСП проверка;

· revoked_certificate_crl - анулиран след проверка в CRL;

· missing_cps_policy - липсваща политика, която приложението изисква;

· missing_qc_statement - липсващ QC statement, което приложението изисква;

· certificate_selfsigned - приложението не поддържа self-signed сертификати;

· certificate_problem - извежда се в случай, че проблемът не е от горепосочените.

Стъпка 7: В зависимост от грешката или при друг проблем, свързан с регистрация с квалифицирания електронен подпис в Системата, потребителят може да се обърне към Центъра за обслужване на крайни потребители на ЦАИС ЕОП на телефон 0700 17 151.

2.3.1.2. Посредством чуждестранни доставчици

Действия, които трябва да предприемат крайните потребители на ЦАИС ЕОП при проблеми с регистрацията в Системата, свързани с използването на КЕП, издаден от чуждестранен ДУУ:

Стъпка 1: При регистрация в Системата посредством електронен подпис, издаден от чуждестранен ДУУ, потребителят трябва да се увери, че подписът е издаден от лицензиран ДУУ в ЕС и не е облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП). Списъкът на ДУУ е наличен на сайта на Комисия за регулиране на съобщенията (КРС) или на адрес: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/.

Важно: Регистрация чрез ОКЕП не може да се извърши, тъй като ЦАИС ЕОП не поддържа този вид сертификати.

Стъпка 2: Ако подписът не е издаден от лицензиран ДУУ, потребителят следва да си извади такъв, след което да се опита да се регистрира отново.

Стъпка 3: Ако подписът е издаден от лицензиран чуждестранен доставчик на услуги и не е ОКЕП, но все още има проблем, то тогава потребителят следва да достъпи https://id.eop.bg и в зависимост от съобщението, което се визуализира да се обърне към Центъра за обслужване на крайни потребители на ЦАИС ЕОП на телефон 0700 17 151.

2.3.2. Вход в Системата

Действия, които трябва да предприемат крайните потребители на ЦАИС ЕОП при проблеми, свързани с вход с КЕП в Системата:

Стъпка 1: Потребителят на Системата (възложител, стопански субект или физическо лице) следва да се увери, че е изпълнил коректно следните действия:

- Приложен подпис към работния компютър;

- Инсталиран подпис към работния компютър.

Стъпка 2: Ако подписът е приложен и инсталиран на работния компютър, потребителят следва да направи проверка за валидността на КЕП.

Стъпка 3: Ако подписът е с изтекла валидност потребителят трябва:

- Да се обърне към доставчика на удостоверителната верига (ДУУ) и след подновяване на сертификата да достъпи Системата с потребителско име и парола и да премахне изтеклия подпис от потребителския си профил, след което да прикачи вече подновения КЕП. След извършване на тези действия потребителят успешно ще може да достъпи Системата посредством опцията „Вход с КЕП“;

- Ако потребителят вече е подновил своя сертификат, но не е отразил промяната в ЦАИС ЕОП, е необходимо да достъпи Системата с потребителско име и парола и да премахне изтеклия подпис от потребителския си профил, след което да прикачи вече подновения КЕП. След извършване на тези действия потребителят успешно ще може да достъпи Системата посредством опцията „Вход с КЕП“;

Стъпка 4: При друг проблем, свързан с вход с КЕП в Системата, потребителят може да се обърне към Центъра за обслужване на крайни потребители на ЦАИС ЕОП на телефон 0700 17 151.

2.3.3. Подписване на документи в ЦАИС ЕОП

Действия, които трябва да предприемат крайните потребители на ЦАИС ЕОП при проблеми, възникнали при подписване на документи в ЦАИС ЕОП.

2.3.3.1. Подписът е с изтекла валидност

- Приложен подпис към работния компютър;

- Инсталиран подпис към работния компютър.

Стъпка 3: Ако подписът е с изтекла валидност потребителят трябва:

- Ако не е подновявал своя сертификат е необходимо да се обърне към ДУУ и след подновяване на сертификата е необходимо да достъпи Системата с потребителско име и парола и да премахне изтеклия подпис от служебния си профил, след което да прикачи вече подновения. След извършване на тези действия потребителят ще може да подпише съответния документ в ЦАИС ЕОП;

- Ако вече е подновил своя сертификат е необходимо да достъпи Системата с потребителско име и парола и да премахне изтеклия подпис от служебния си профил, след което да прикачи вече подновения. След извършване на тези действия потребителят ще може да подпише съответния документ в ЦАИС ЕОП.

2.3.3.2. Съобщения в ЦАИС ЕОП при проблем с подписването на документи

При проблем с подписването на документи в ЦАИС ЕОП могат да възникнат следните грешки:

2.3.3.2.1. Грешка при подписване с КЕП, различен от приложения в ЦАИС ЕОП /визуализира се, когато потребителят е регистриран като „Физическо лице (без ЕИК/Булстат) и не е служител в организация/

Ако потребителят се опита да подпише документ в Системата с КЕП, различен от приложения се визуализира следното съобщение:

При визуализиране на горното съобщение, следва да се предприемат следните стъпки:

Стъпка 1: Потребителят следва да провери дали подписът, приложен на компютъра съответства на този, който е приложен в Системата;

Стъпка 2: Ако двата подписа са различни, потребителят следва да приложи на работния си компютър този КЕП, който е приложен в потребителския профил в Системата и да се опита да подпише отново документа;

Стъпка 3: Ако потребителят е подменял подписа при ДУУ, следва да приложи новия КЕП в потребителския профил в ЦАИС ЕОП и да се опита отново да подпише документа.

2.3.3.2.2. Грешка при подписване, когато приложеният КЕП на работния компютър е различен от този, който е приложен в служебния профил

Ако потребителят се опита да подпише документ в ЦАИС ЕОП и има разминаване в приложения КЕП на работния компютър и този в служебния профил, на екрана се визуализира следно съобщение:

При визуализиране на горното съобщение, следва да се предприеме следната стъпка:

Стъпка 1: Потребителят следва да приложи на работния компютър подписа, съответстващ на този в служебния профил. След извършване на действието да се опита отново да подпише документа.

2.3.3.2.3. Грешка при подписване, когато в служебния профил липсва приложен подпис

Ако потребителят се опита да подпише документ в ЦАИС ЕОП и в служебния профил липсва приложен подпис, на екрана на работния компютър се визуализира следното съобщение:

При визуализиране на горното съобщение, следва да се предприеме следната стъпка:

Стъпка 1: Необходимо е потребителят да достъпи меню служители и от профила на служителя да приложи КЕП, след което да се опита да подпише документа отново.

2.3.3.2.4. Грешка при подписване, когато не е стартирана компонента за подписване

Ако потребителят се опита да подпише документ в ЦАИС ЕОП и стартира процеса на подписване посредством бутон „Подпиши“, но не е стартирал компонентата за подписване на екрана се визуализира следното съобщение:

При визуализиране на горното съобщение, следва да се предприемат следните стъпки:

Стъпка 1: Крайният потребител следва да инсталира JAVA 7 или по-актуална версия, което е споменато в раздел „Минимални изисквания към всяка работна станция“ на ръководството. След успешна инсталация на Java, потребителят следва да стартира отново процеса на подписване, да запази файл stampitlsfile.jnlp, след което да го стартира. След стартиране на компонентата за подписване, потребителят следва да избере подписа, да въведе PIN код и да подпише успешно документа.

Забележка: Работата с компонента за подписване от потребители с Linux и OSX операционни системи изисква използване на Oracle Java.

Процесът на стартиране на компонентата за подписване протича по следния начин:

- Избира се бутон „Подпиши“:

- След избор на бутон „Подпиши“ се стартира процесът на подписване и потребителят трябва да запази файл stampitlsfile.jnlp

- След като е запазил файл stampitlsfile.jnlp, потребителят трябва да го стартира

- Стартирането на файл stampitlsfile.jnlp се осъществява посредством отваряне на файла с Java. Ако компютърът не разпознае с коя програма да отвори файла, потребителят следва да кликне с десен бутон на мишката върху файла, да избере Open with/Отвори с (в зависимост от езика на Операционната система) и да избере Java ™ Web Start Launcher. Ако програмата не е зададена по подразбиране е необходимо да се зададе „ръчно“ отварянето с Java като се избере Look for another apps on this PC и след това се достъпи папка C:\Program Files (x86)\Java\jre1.8.0_251\bin и се избере файл javaws.

- След като компонентата се стартира се визуализира следния прозорец и потребителят следва да избере Run:

- След стартиране на компонентата е необходимо потребителят да избере сертификата, с който ще подписва документа в ЦАИС ЕОП

- След избор на сертификат е необходимо да се въведе PIN код на подписа

- След въвеждане на PIN кода документа се подписва успешно в ЦАИС ЕОП.

Важно: С цел по-бързо разрешаване на проблема е препоръчително крайният потребител на Системата да извършва описаните действия в инструкцията като е достъпил ЦАИС ЕОП през Google Chrome.

Важно: С цел по-бързо разрешаване на проблема е препоръчително за действията в гореизложената инструкция, касаещи стартиране на компонентата за подписване, крайният потребител да изключи временно антивирусната защита в реално време (антивирусната програма).

3. Регистрация и вход

3.1. Достъп до системата

ЦАИС ЕОП може да се достъпи чрез всеки модерен браузър на адрес http://www.eop.bg. За да работите пълноценно със системата е необходимо да притежавате валиден КЕП, който да използвате при създаване на своята регистрация.

3.2. Регистрация в системата

Потребителят стартира процес по регистрация чрез натискане на бутон „Регистрация“ в началната страница.

Системата показва нова страница с избор на типа регистрация, съдържаща информационна карта със заглавие „Създаване на профил в ЦАИС ЕОП“. ЦАИС ЕОП предоставя на потребителите възможност за регистрация като възложител, стопански субект с ЕИК (включително стопански субект – физическо лице с ЕИК) или физическо лице с ЕГН.

За да продължи с регистрацията потребителят трябва да натисне бутон „ПРИЛОЖЕТЕ ЕЛ. ПОДПИС (КЕП)“.

След успешно прилагане на КЕП системата прехвърля потребителя към страница, съдържаща информационна карта, в която да попълни своите лични данни, както и тези на стопанския субект.

Забележка: ЦАИС ЕОП разчита и попълва автоматично данни от приложения КЕП

· Информационна карта за попълване на данни при регистрация като стопански субект

· Информационна карта за попълване на данни при регистрация като физическо лице

След като попълни всички данни, потребителят следва да кликне върху бутон „Регистрация в системата“. При успешна регистрация системата известява потребителя чрез показване на модална карта и изпраща имейл за потвърждение на регистрацията.

Процесът на регистрацията завършва след като потребителят натисне бутон „Активиране на профила“ в изпратения от системата имейл или копира в браузър посочения линк с потвърждение.

При успешно завършена регистрация системата препраща потребителя към страница, потвърждаваща успешната регистрация и даваща възможност за вход в системата. В случай, че срокът за потвърждаване на имейла е изтекъл, системата препраща потребителя към страница, съдържаща съобщение за изтекъл срок за потвърждаване.

3.3. Вход в системата

Потребителите достъпват ЦАИС ЕОП чрез въвеждане на потребителско име и парола в началния екран на системата, след което натискат бутон „Вход“.

Забележка: Потребителите могат да достъпват ЦАИС ЕОП и с валиден КЕП, в случай, че същият е приложен в потребителския им профил.

Забележка: В случай на неуспешен опит за вход в ЦАИС ЕОП с КЕП, потребителят следва да провери валидността на електронния си подпис.

3.4. Възстановяване на парола

Потребител може да възстанови своята парола чрез натискане на бутон „Забравена парола?“, който се намира в началната страница под картата за вход в системата.

Стъпка 1: При натискане на бутона системата препраща потребителя към екран за въвеждане на потребителското име. При натискане на бутон „Промени парола“ системата верифицира потребителското име и изпраща имейл за възстановяване на парола на имейл адреса на потребителя, като информира потребителя за извършеното действие.

Стъпка 2: При получаване на имейла за възстановяване на парола потребителят трябва да натисне бутон „Възстанови парола“ или да копира линка от имейла в браузър, след което системата го препраща към интерфейса за въвеждане на нова парола.

Стъпка 3: Потребителят въвежда нова парола и потвърждение на новата парола. При успешна промяна на паролата потребителят получава нотификация от системата.

3.5. Изход от системата

Потребителят може да излезе от системата чрез кликване върху опцията „Изход“ в потребителското меню. При затваряне на браузъра или раздел в браузъра от страна на потребителя сесията на потребителя изтича след определения в системата период и е необходим нов вход в ЦАИС ЕОП.

3.6. Създаване на организация

Потребителите могат да регистрират организации както при стандартна регистрация в системата, така и при вече създадена регистрация от секция „Моите организации“ в потребителския профил.

Процесът по създаване на нова организация се активира чрез кликване върху бутон „СЪЗДАЙ НОВА ОРГАНИЗАЦИЯ“. Създаването на нова организация изисква друг/нов КЕП (издаден на съответната организация) и следва логиката на регистрация в системата като възложител или стопански субект.

3.7. Присъединяване към организация

Администраторите на организации могат да изпращат покани за присъединяване на потребители към конкретната организация. При изпращането на покана поканеният потребител получава имейл с връзка, върху която трябва да кликне или да зареди в браузър.

При кликване върху линка в имейла или зареждането му в браузър от поканения потребител системата препраща потребителя към страницата за вход. В случай че потребителят е регистриран, той трябва да въведе потребителско име и парола, след което организацията, която изпраща поканата за присъединяване, ще бъде добавена към списъка с организации в потребителския профил на потребителя.

Важно: Валидността на поканата за присъединяване към организация е 30 дни

Важно: В случай, че потребител изпраща покана за присъединяване и поканения служител приема изпратената покана от една и съща работна станция, потребителят, който изпраща поканата следва да излезе от потребителския си профил чрез избор на опцията „Изход“.

Важно: В случай, че данните на вход в системата на потребител, който изпраща поканата за присъединяване, са запазени на работната му станция, приемането на поканата от поканения служител от същата работна станция няма да бъде успешно. Системата показва съобщение „Вече сте служител на тази организация“.

4. Секция „Потребителски профил“

Потребителят може да достъпи профила през потребителското меню. Потребителският профил съдържа информация за потребителя, организирана в отделни информационни карти – „Име и предпочитания“, „Вход и сигурност“, „Имейл и телефон за контакт“ и „Адрес за контакт“.

При натискане на бутон „Моите организации” системата препраща потребителя в секция „Моите организации“. Секцията съдържа списък с всички организации, присъединили конкретния потребител като служител.

· При избор на организация от списъка системата прехвърля потребителя в контекста на избраната организация.

· Списъкът съдържа и елемент с името на потребителя. При кликване върху него системата прехвърля потребителя в контекста на участията му в процедури като физическо лице.

4.1. Промяна на лични данни

Потребителят може да промени своите лични данни и данни за контакт чрез кликване на бутон „Редакция“ в съответните информационни карти.

4.2. Добавяне на КЕП към потребителския профил

Потребителите могат да добавят КЕП към своя потребителски профил чрез кликване върху бутон „Регистрирай електронен подпис“. Кликването върху бутона стартира предварително инсталирания софтуер, предоставен от доставчика на КЕП. Възможно е софтуерът да изисква въвеждане на PIN код. След успешното въвеждане ЦАИС ЕОП създава запис за съответния КЕП към профила на потребителя.

Запазването на КЕП завършва с кликване върху бутон „Запази“ от потребителя. При кликване върху бутона системата показва информационна карта с основни детайли за конкретния КЕП.

Важно: При подновяване на КЕП потребителят следва да избере „Редакция“, да премахне регистрирания в системата КЕП, след което да натисне бутона „Запази“. Отново избира „Редакция“ и регистрира валиден КЕП. Потребителят трябва да извърши същите действия и в профилите си като служител в организация.

4.3. Промяна на парола

Потребителят може да промени паролата си чрез натискане на бутон „Редакция“ в информационна карта „Вход и сигурност“, като първо трябва да попълни задължителното поле „Текуща парола“, след това, последователно, полета „Нова парола“ и „Потвърдете новата парола“, и накрая да натисне бутон „Запази“. Паролата трябва да отговаря на следните условия:

· Да съдържа поне 8 символа;

· Да съдържа поне една главна буква;

· Да съдържа поне един специален символ или цифра.

4.4. Промяна на потребителско име

Потребителят може да промени потребителското си име чрез натискане на бутон „Редакция“ в информационна карта „Вход и сигурност“. След това потребителят трябва да попълни новото си потребителско име в поле „Потребителско име“, да потвърди текущата си парола в поле „Текуща парола“ и да запази промените чрез натискане на бутон „Запази“.

5. Основни секции в организацията

5.1. Секция „Начало“

Секция „Начало“ се достъпва чрез елемент от основното меню в контекста на организация. Секцията съдържа информация за последните 5 процедури, по които потребителят е извършвал действия, както и връзка към РОП.

5.1.1. Регистър на обществените поръчки

Регистърът на обществените поръчки може да бъде достъпен чрез кликване върху бутон „Посетете РОП“ в секция „Начало“, както и на адрес https://www.eop.bg/today

Забележка: Достъпът до РОП е свободен за всички лица, които желаят да получат информация за обявените ОП.

5.1.2. Търсене в РОП

РОП позволява търсене на ОП по следните критерии:

· Ключова дума – РОП позволява добавянето на множество ключови думи

· Възложител – Търсене по име или част от име

· Етап на ОП

Потребителят може да инициира търсене чрез кликване върху бутон „Търсене“, след което да добави желаните филтри. Филтрите се прилагат чрез кликване на бутон „Приложи”.

РОП позволява сортиране на ОП чрез избор на опция от падащото меню „Сортиране по“.

При кликване върху ОП от списъка системата препраща потребителя към страницата на конкретната ОП. Страницата на всяка една ОП е част от профила на купувача на всеки възложител.

В секция „Разяснения и съобщения към поръчката“ в страницата на ОП, възложителят публикува важни съобщения и документи, свързани с конкретната ОП.

5.1.3. Достъп и търсене в „Профил на Купувача“ на конкретен възложител

ЦАИС ЕОП предоставя на възложителите отделна страница „Профил на купувача“, която е част от системата. Стопанските субект могат да достъпят профил на купувача чрез линк предоставен от възложителя или публикуван на неговата страница, както и чрез кликване върху името на възложителя в секция „Обща информация“ във всяка една поръчка публикувана в РОП.

Профилът на купувача предоставя на стопанските субекти основна информация за организацията, достъп до библиотека с документи и списък с поръчки и обяви, публикувани от страна на организацията.

При кликване върху бутон „публикувани документи“ стопанският субект има възможност да достъпи библиотека с важни документи (напр. вътрешни правила, връзки към стари профили на купувача и др.), публикувани от страна на организацията. Системата показва модална карта със списък на документите, както и възможност за търсене.

При кликване върху бутон „Търсене“ в списък Поръчки / Пазарни консултации в профила на купувача, стопанските субекти имат възможност да търсят конкретни поръчки или обяви, публикувани от възложителя. Системата предоставя възможност за търсене по следните критерии:

· Ключова дума

· Период на публикуване

· Начин на възлагане

· Статус на поръчката

Важно: Опция „Начин на възлагане“ показва само типовете възлагане извършени от настоящата организация. Поради тази причина, броят им варива в профилите на различните възложители.

5.2. Секция „Поръчки и договори“

5.2.1. Организацията на съдържанието в секция „Поръчки и договори“

Секция „Поръчки и договори“ съдържа списък с всички поръчки и договори в рамките на организацията и притежава следната дървовидна структура:

· Секция „Поръчки и договори

· Секция „Поръчки“

§ Секция „Поръчки като възложител“

§ Секция „Поръчки като изпълнител“

· Секция „Договори“

§ Секция „Договори като възложител“

§ Секция „Договори като изпълнител“

Важно: Съдържанието в секция „Договори“ е видимо за потребители, които имат достъп до конкретни поръчки, към които са създадени договори, които изискват подписване от страна на изпълнителя или такива които предстои да се публикуват (в етап „Финализиране“). Всички публикувани договори, свързани с дадена организация се визуализират автоматично и са видимите за служителите на организацията.

5.2.2. Добавяне на поръчка от РОП

Потребител има възможност да добави поръчка към профила си чрез кликване върху бутон „Добави в профила“ в страницата на конкретна поръчка в РОП.

В случай, че потребителят не е извършил вход в системата, системата изисква вход с потребителско име и парола. Ако потребителят е служител в няколко организации, системата позволява да се избере контекста на конкретна организация, към която да се добави обществената поръчка.

Важно: ЦАИС ЕОП позволява на физически лица, които не са служители в организация, да добавят поръчки към своя профил, както и да подават оферти в конкретни ОП като стопански субекти-физически лица или участници в обединения от физически лица. В този случай системата не показва модалната карта за избор на организация.

Системата потвърждава успешното добавяне на поръчка към профила чрез показване на модална карта. Кликването върху бутон „Към поръчката“ препраща служителя към контекста на конкретната ОП.

5.2.3. Добавяне на поръчка от покана за участие

Потребител може да добави поръчка от покана за участие в ОП чрез кликване върху връзката или копирането й в браузър.

При кликване върху връзката системата препраща потребителя към страницата с поканата за участие в ОП.

Стопанският субект може да добави поръчката чрез кликване върху бутон „Добави в профила“. При кликване върху бутона процесът на добавяне е идентичен с този на добавяне на ОП от РОП.

Потребителят има възможност да отхвърли изпратената му покана за участие в ОП чрез кликване върху бутон „Откажи поканата“. Визуализира се прозорец ,в който системата изисква въвеждането на причина за отхвърляне на поканата.

Важно: В случай, че потребителят до чийто адрес на електронната поща е изпратена поканата за участие е служител на повече от една организация, системата показва модална карта за избор на организацията, в профила на която да бъде добавена поръчката.

Важно: Приемането на поканата и добавянето на поръчката в избрания профил на организация/физ. лице е еднократно действие. Поканата няма да бъде активна за повторно приемане.

5.2.4. Управление на обществена поръчка

Участникът може да достъпи контекста на всяка една ОП чрез кликване върху съответния елемент в списъка с ОП в секция „Поръчки“.

5.2.4.1. Преглед на електронната поръчка

При избор на конкретна ОП от списъка с поръчки системата препраща потребителя в секция „Преглед“ на конкретната ОП, в която потребителят има достъп до основни детайли за поръчката, препоръчани действия и списък с последните 5 съобщения.

5.2.4.1.1. Списък с препоръчани и извършени действия

Системата предоставя на потребителя предложения за конкретни действия, свързани с изготвянето на заявление за участие/оферта по конкретната ОП.

Системата предоставя списък с вече извършени действия по изготвяне на заявление за участие/оферта, достъпен чрез кликване върху бутон „Извършени действия“ в картата с препоръчани действия.

5.2.4.1.2. Списък със съобщения

Секция „Начало“ предоставя достъп до списъка с последните 5 съобщения по ОП, отделени в карта „Съобщения“. При кликване върху съответното съобщение системата препраща потребителя в страницата на съобщението в секция „Съобщения“.

5.2.4.2. График на ОП

Графикът на ОП дава на потребителя информация за дати или периоди, пряко свързани с провеждането на процедурата. В зависимост от процеса, използван при създаването на процедурата, системата дефинира следните системни дати и периоди:

· Подаване на заявления за участие/оферти – дефинира срока, в който участниците могат да изпратят своите заявления за участие/оферти

· Отваряне на заявленията за участие/офертите – дефинира датата и часа на отваряне на пликове с ЕЕДОП и други документи, удостоверяващи спазването на изискванията за лично състояние и критериите за подбор, а при едноетапните процедури – и техническите предложения, освен когато законът или възложителят определят друго

· Отваряне на ценови предложения – дефинира датата и часа на отваряне на пликове с ценовите предложения при отделно отваряне на ценовите предложения

Забележка: Възложителят има възможност да дефинира една системна дата за едновременно отваряне на техническото и ценовото предложения, когато прилага чл. 104, ал. 2 или 181, ал. 2 от ЗОП. Ценовите предложения се отварят и обявяват при отварянето на офертите в случаите по чл. 97, ал. 3 от ППЗОП.

Забележка: Възложителят има възможност да дефинира допълнителни дати и периоди, свързани с конкретната ОП.

Забележка: Датите в различните етапи на дадена процедура са отделени в различни информационни карти в секция „График“.

5.2.4.3. Екип на стопанския субект

5.2.4.3.1. Добавяне на служители

Служител може да добавя други служители на организацията в ОП чрез кликване на бутон „Добави“. Тази опция е достъпна само за организации, т.е. липсва за физически лица.

Важно: За да бъде добавен даден служител в ОП, първо трябва да бъде добавен като служител в организацията (виж т. 3.7. и т. 5.3.2.)

При кликване системата показва модална карта със служителите в организацията, които могат да бъдат добавени в ОП. Служителят може да избере един или няколко други служители чрез селектиране на бутона за избор върху картата на всеки един от тях и да завърши действието чрез кликване върху бутон „Добави колега“.

5.2.4.3.2. Отстраняване на служители

Служител може да бъде отстранен от ОП чрез поставяне на мишката върху информационната карта на съответния служител и кликване върху бутона за изтриване (бутон с изображение на кошче).

Системата изисква потвърждение преди да извърши действието, след което премахва избрания служител от ОП.

5.2.4.3.3. Добавяне на партньорски организации към поръчката

Служител с достъп до поръчката има възможност да добавя партньорски организации към поръчката чрез изпращане на покана по имейл.

Чрез кликване върху бутон „Покани“ в съответната информационна карта, ЦАИС ЕОП показва информационна карта за добавяне на имейл адреси, на които ще бъдат изпратени покани за присъединяване на организации към поръчката. При успешно изпращане, на съответния имейл адрес се получава писмо с връзка към поръчката. Служителят на организацията за съвместно доставяне трябва да кликне линка и да добави поръчката към своя профил преди да бъде добавен като служител с достъп до поръчката.

Важно: Веднъж добавен, служителят на организацията за съвместно доставяне притежава права за добавяне на други служители и организации в поръчката.

Списък “Изпратени покани до участници” визуализира всички изпратени покани към партньорски организации. Системата позволява потребителят да изпрати покана повторно или да я изтрие кликвайки върху съответното опция от активното меню.

Приемането на такава покана е еквивалентен на описания в т.5.2.2 процес.

5.2.4.4. Съобщения в ОП

Секция „Съобщения и разяснения“ в контекста на ОП позволява на потребителя да комуникира с други потребители от същата организация и с представители на възложителя по време на процедурата. Секцията е достъпна чрез кликване върху елемент „Съобщения и разяснения“ от основното меню в контекста на конкретна ОП.

5.2.4.4.1. Създаване на ново съобщение

Ново съобщение може да бъде създадено чрез кликване върху бутон „Създай“ в секция „Съобщения и разяснения“. Действието препраща потребителя в страницата за създаване на ново съобщение.

Потребителят определя получателите на съобщението в информационна карта „Получатели“ чрез избор на опция от падащото меню, кликване върху съответния елемент от менюто и последващо кликване върху бутон „Добави“.

При кликване върху бутон „Добави“ системата добавя избраните получатели в списъка с получатели.

Информационната карта „Детайли за съобщение“ позволява на потребителя да дефинира заглавие на съобщението, тип, текст на съобщението и ако е необходимо, прикачване на файлове.

Забележка: Типът на съобщение служи като уточнение от страна на изпращача към получателите за целта на конкретното съобщение. Избира се от падащо меню със следните възможни опции: „Съобщение“ и „Искане за разяснение“.

Веднъж създадено, съобщението може да се изпрати към получателите или да се запази като чернова чрез натискане на съответния бутон в долната част на страницата за създаване на съобщение.

5.2.4.5. Параметри на ОП

Секция „Параметри“ на ОП съдържа основна информация за конкретната ОП, както и основни параметри, свързани с провеждането ѝ, разделени в няколко информационни карти.

5.2.4.5.1. Име и описание

Информационната карта „Име и описание“ съдържа заглавието и описанието на поръчката, както и файлове с документация/документи, прикачени от възложителя, които да послужат на кандидатите/участниците в ОП при изготвяне на заявленията за участие и/или офертите.

5.2.4.5.2. Основни параметри

· Вид на процедурата – Поле, показващо вида на конкретната процедура.

· Обект на поръчката – Информира за обекта на поръчката. Възложителят избира измежду „Услуги“, „Доставки“ и „Строителство“.

· Поръчката има ли за цел сключване на рамково споразумение? – Поле, позволяващо на възложителя да избере дали да бъде сключено рамково споразумение.

· Ще се използва ли електронен търг? - Информира дали ще се използва електронен търг при избор на изпълнител за конкретната поръчка. Възложителят може да избере измежду „Да“ или „Не“.

· Позволи варианти на офертата – Поле, даващо възможност на възложителя да избере опция за вариантност на офертите.

· Референтен номер – Поле, позволяващо на възложителя да попълни допълнителен референтен номер към ОП.

· Свързани процедури/обявления – Поле, даващо възможност на възложителя да добави свързани процедури/обявления с ОП

5.2.4.5.3. Настройки за поръчки с обособени позиции

Картата е видима само за поръчки с обособени позиции и предоставя следната информация:

· Оферти могат да бъдат подавани за – дава информация дали възложителят е ограничил броя на обособените позиции, за които участниците могат да подават оферти.

· Максимален брой обособени позиции, които могат да бъдат възложени на един оферент – информира за наличие на ограничение в броя на обособените позиции, които могат да бъдат възложени на един оферент.

· Възложителят си запазва правото да възлага поръчки, комбиниращи следните обособени позиции или групи от обособени позиции – показва информация за „запазени поръчки“ или части от тях.

5.2.4.5.4. Прогнозна стойност

· Прогнозна стойност на поръчката – Посочва прогнозната стойност на поръчката.

· Брой цифри след десетичния знак – Посочва нивото на точност на стойности чрез дефиниране на броя цифри след десетичния знак.

· Валута на поръчката – Посочва валутата, в която участниците трябва да предоставят своите ценови предложения.

5.2.4.5.5. Статус на ОП

Системата показва информационна лента със статуса на поръчката – спряна, архивирана или прекратена.

Спряна ОП - Обществената поръчка е спряна от страна на възложителя в случай на обжалване

Архивирана ОП - Обществената поръчка е архивирана и спряна. Действието по архивиране на поръчка носи информативна стойност и представлява задаване на конкретен статус на поръчката - „Архивирана“. Може да се използва от възложителя за индикация, че всички действия по поръчката са приключили.

Прекратена ОП - Обществената поръчка е прекратена с решение на възложителя

ОП със статус „Сложен“: -Обществена поръчка с обособени позиции, част от които са спрени или с график различен от главния.

5.2.4.6. Етапи на електронна поръчка

5.2.4.6.1. Основни положения

Етап на ОП в ЦАИС ЕОП е съвкупността от последователни процеси и действия, позволяващи на възложителя да направи предварителен подбор или да избере изпълнител на конкретна ОП. По дефиниция етапните процеси в ЦАИС ЕОП включват следните стъпки:

Забележка: Последващите етапи в многоетапните процедури следват подобна на горепосочената логика:

Системата дава достъп на стопанските субекти до списъка с изисквания и предоставя възможност за изготвяне на заявление за участие/оферта за конкретната ОП чрез достъпване не елемент „Оферти“ от страничното меню на съответния етап.

Особености на етапите в ЦАИС ЕОП:

· В зависимост от избрания процес процедурата може да бъде едноетапна, двуетапна и триетапна. При процедурите с повече от един етап допуснатите кандидати/участници в предходния етап получават достъп до следващия.

· В случай че избраният за конкретната процедура процес позволява, възложителят има възможност да добавя динамично нови етапи в поръчката.

5.2.4.6.2. Критерии за възлагане

Дефинираните от възложителя критерии за възлагане могат са достъпни за стопанския субект чрез кликване върху бутон „Критерии за възлагане“ в работното пространство на офертата.

Системата показва модална карта с информация за основните настройки на етапа:

· Критерий за възлагане – възложителят посочва критерий за възлагане на обществена поръчка, който може да бъде:

1. Най-ниска цена;

2. Ниво на разходите, като се отчита разходната ефективност, включително разходите за целия жизнен цикъл;

3. Оптимално съотношение качество/цена.

· Единица – дефинираният от възложителя метод на визуализиране на отделните тежести на ценовата и неценовата част – като точки, проценти, друго.

Методика за комплексна оценка и начин за определяне на оценката по всеки показател, напр. формула/формули за изчисляване на показателите в комплексната оценка.

Забележка: Възложителят може да скрие информацията за всички или само за някои от настройките.

5.2.4.7. Изисквания към участниците

Възложителят дефинира конкретни изисквания към кандидатите/участниците, използвайки набор от предефинирани типове въпроси, чиито отговори предоставят информацията от заявленията за участие/офертите в структуриран вид. Изискванията са достъпни чрез кликване върху съответния бутон в работното пространство на поръчката.

Въпросите към кандидатите/участниците се организират в групи и подгрупи от изисквания, а изискванията, свързани с цените – в каталози.

5.2.4.7.1. Група с изисквания

Групата с изисквания съдържа в себе си изискванията на възложителя по конкретната ОП, дефинирани като въпроси. Други компоненти в група с изисквания могат да бъдат подгрупи с изисквания, както и уточнения. В секция „Изисквания, документи и образци“ групите с изисквания са отделени в информационни карти.

5.2.4.7.2. Подгрупа с изисквания

Възложителят може да създаде подгрупа с изисквания. Подгрупата представлява елемент от системата, който е еквивалентен на група с изисквания и притежава същите функционални характеристики.

5.2.4.7.3. Пояснение

Възложителят може да добавя пояснения към дадена група или подгрупа с изисквания.

5.2.4.7.4. Въпрос (изискване)

Въпросите в ЦАИС ЕОП представляват компоненти, описващи конкретни изисквания към кандидатите/участниците в ОП, които възложителят дефинира. Системата предоставя възможност за дефиниране на няколко типа изисквания, позволявайки предоставяне на необходимата информация от кандидатите/участниците в структуриран вид като отговор на въпросите.

· Въпрос тип „Да/Не“ – изискване, чийто отговор може да бъде „Да“ или „Не“

· Въпрос тип „Прилагане на документ“ – изискване, чийто отговор е или се съдържа в прикачен документ от кандидатите/участниците

· Отворен въпрос – изискване, чийто отговор може да представлява текст или обяснение от страна на кандидатите/участниците, който се попълва като текст

· Въпрос тип „Опции“ – изискване, чийто отговор може да бъде избор на един от два или повече предефинирани от възложителя отговори

· Въпрос тип „Стойност“ – изискване, чийто отговор е стойност (число)

· Въпрос тип „ЕЕДОП“ – изискване, чийто отговор е попълване на ЕЕДОП

5.2.4.7.5. Допълнителни настройки към въпрос

Към всеки един от типовете въпроси възложителят може да дефинира допълнителни настройки и условия.

· „Изискването подлежи на проверка/оценка – кандидатът/участникът може да бъде отстранен от обществената поръчка, в случай че не попълни отговор, не прикачи файл към въпроса или избере отговор, маркиран като „Възможно отстраняване“. При активиране на опцията системата поставя етикет към съответния въпрос.“

· „Точки“ – използва се за дефиниране на тежест (в точки) на конкретния въпрос. При активиране на опцията системата поставя етикет към съответния въпрос с максималния брой точки от крайната оценка, които участникът би получил при покриване на изискването на възложителя, дефинирано в конкретния въпрос.

· „Позволи на участниците да прикачат документи“ – при активиране на опцията възложителят позволява прикачването на файлове към конкретния въпрос от страна на кандидатите/участниците. В този случай бутонът за отваряне на модалния прозорец за прикачване на файлове е видим за кандидатите/участниците.

5.2.4.7.6. Ценови въпрос

Ценовият въпрос в системата представлява изискване за попълване на цена в съответната валута, определена за конкретната ОП

Важно: Възложителят има възможност да дефинира автоматично калкулиране на резултата в ценовия въпрос чрез формула, в която могат да бъдат включените крайните резултати от различни списъци с артикули.

5.2.4.7.7. Списък с артикули

Възложителят има възможност да дефинира множество списъци с артикули, в който участникът има възможност да попълни стойности цени, отстъпки и други компоненти на офертата за повече от един артикули или услуги.

Възложителят създава списъците с артикули като таблици, чиито редове представляват отделни записи за артикули или услуги, а колоните конкретни характеристики като име, брой, цена и др. Колоните, които участниците в ОП трябва да попълнят са оцветени в жълто и са маркирани със специфична икона.

Важно: В зависимост от спецификата на конкретната ОП, Възложителят може да дефинира краен резултат за конкретен списък с артикули, който да се използва за автоматично калкулиране на крайната цена в офертата на участника. Крайният резултат се визуализира като клетка със зелен фон и специфична икона в долната част на списъка с артикули.

При поставяне на мишката върху името на колоната, участникът има възможност да достъпи активното меню на съответната колона, а при избор на опция „Настройки“ детайли за типа на колоната.

Активното меню на списъка с артикули позволява експортирането му като файл с разширение „.xlsx“ чрез кликване върху елемент „Експорт към файл“, попълването на информацията във файла извън системата и импортирането му чрез съответната опция от менюто. Активното меню позволява изчистването на въведената до момента информация от потребителя.

5.2.4.8. Заявления за участие/Оферта

ЦАИС ЕОП позволява на участниците в ОП да изпращат своите заявления за участие/оферти в електронен вид.

Важно: По време на срока за подаване на заявления за участие/оферти системата не предоставя на възложителя информация за лицата, добавили поръчката в профила си, както и достъп до списъка с кандидати/участници, подали заявления за участие/оферти и до съдържанието на заявленията за участие/офертите.

След като срокът за подаване на заявления за участие/оферти по конкретна поръчка изтече възложителят получава достъп до регистър на стопанските субекти, подали заявления за участие/оферти, но продължава да няма достъп до съдържанието на заявленията за участие/офертите. Отварянето на хранилището, в което те се съхраняват, се контролира от системата и настъпва на датата и в часа определени за „Отваряне“ в графика на ОП, след изтичане на срока за декриптиране на ключовете от кандидатите/участниците.

Важно: ЦАИС ЕОП съхранява заявленията за участие и офертите на участниците в криптиран вид. За да бъде отворено и достъпно съдържанието на конкретно заявление за участие/оферта, то трябва да бъде декриптирано първо от кандидата/участника, след което и от оценителната комисия.

ЦАИС ЕОП генерира в браузъра на кандидата/участника уникална RSA 2048 bit асиметрична ключова двойка (Ка) при започване на изготвянето на всяко заявление за участие/оферта в системата. Кандидатът/участникът трябва да запази ключовата двойка на работната си станция – компютър, външна памет, телефон или на друго сигурно място. Без този файл кандидатът/участникът няма да може да достъпи въведеното от него съдържание при подготовката на конкретното заявление за участие/оферта с цел продължаване на работата, редактиране и други действия преди срока за подаване. При заявка за достъпване на съдържанието от страна на участника, браузърът изпраща SHA-256 хеш от публичната част на асиметричната ключова двойка към системата ЦАИС ЕОП.

След крайния срок за подаване на заявления за участие/оферти кандидатът/участникът трябва в определен от възложителя срок да декриптира заявлението за участие, както и част или цялата подадена от него оферта.

За целта кандидатът/участникът трябва да влезне в работното пространство на поръчката през системата, след което приложението ще изиска зареждане на асиметричната ключова двойка. Приложението прави проверка дали SHA-256 хеша от публичната част на асиметричната ключова двойка съответства с тази на текущата поръчка и конкретния кандидат/участник. След проверката системата изпраща всички криптирани ключове от пликовете, които предстои да бъдат отворени на този етап. Уеб приложението в браузъра на кандидата/участника декриптира ключовете с частния ключ на Ka и ги изпраща към ЦАИС ЕОП. След настъпване на датата и часа за отваряне председателят на оценителната комисия декриптира подадените заявления за участие/оферти без ценовите предложения (освен в случаите на едновременно отваряне на техническото и ценовото предложения по чл. 104, ал. 2 и чл. 181, ал. 2 от ЗОП, както и чл. 97, ал. 3 от ППЗОП).

Когато ОП е с обособени позиции, уникалната RSA 2048 bit асиметрична ключова двойка (Ка) е една за всички обособени позиции в поръчката.

С генерираната за конкретна ОП ключова двойка могат да работят всички потребители на стопанския субект, определени за работа по поръчката чрез копирането и изпращане по имейл или на хардуерен носител. Възможно е, в много редки случаи, настройките за сигурност на системите на стопанския субект да попречат на правилното копиране на ключовата двойка, което да направи невъзможно прилагането на нейно копие от страна на даден потребител.

В случай че кандидатът/участникът не е декриптирал ключовете на заявленията за участие/офертите/частите от офертите, които ще бъдат отворени, то съдържанието на неговото заявление за участие/оферта ще остане криптирано, т.е. не няма да е достъпно за оценителната комисия и няма да може да бъде разгледано и оценено.

Стопанските субекти чрез своите потребители трябва да пазят извън системата всяка създадена от нея уникална RSA 2048 bit асиметрична ключова двойка (Ка). Отговорността за това, съответно последиците са изцяло за кандидата/участника. Ако ключът бъде загубен или устройството, на което е запазен, бъде загубено, повредено или погине:

- Когато срокът за подаване на заявления за участие/оферти не е изтекъл, работата по подготовката трябва да започне отначало с генерирането на нов ключ. Цялото съдържание, въведено до момента от кандидата/участника, ще бъде загубено;

- Когато срокът за подаване на заявления за участие/оферти е изтекъл, заявлението за участие/офертата/съответната част от нея не може да бъде декриптирано, съответно отворено, разгледано и оценено.

Важно: Използването на опцията „Изтегли нов ключ“ в случай, че заявлението/офертата е подадена, автоматично оттегля подадената оферта и изтрива цялото и съдържание. Работата по попълване на заявлението/офертата трябва да започне отново.

Важно: Функционалността за генериране на нов ключ не е налична след изтичане на периода на подаване на заявления/оферти. В този случай, потребителят няма да има възможност да предостави частния ключ за декриптиране на предложението/офертата си, следователно неговото предложение/оферта няма да бъдат достъпни за разглеждане от оценителната комисия на обществената поръчка.

5.2.4.8.1. Подготовката на заявление за участие/оферта и изтегляне на ключ

Важно: ЦАИС ЕОП не позволява на кандидатите/участниците да подават празно заявление за участие/празна оферта (без попълнено нито едно изискване).

При кликване върху елемент „Заявления/Оферти“ от основното меню в контекста на дадена ОП се стартира процеса по подготовка на заявление за участие/оферта по поръчката.

ЦАИС ЕОП показва модална карта, чрез която потребителят може да изтегли и запази генериран от системата уникален ключ чрез натискане на бутон „Запази ключа“, който да бъде съхраняван извън системата на компютър или друг електронен носител. Ключът представлява файл с разширение „ .key “. Ключът е необходим в процеса на работа по подготовка по поръчката, когато трябва да се редактира или допълни съдържанието на заявлението за участие/офертата, както и при поискване за отваряне на заявленията за участие/офертите, включително на ценовите предложения, когато се отварят отделно от техническите предложения. Ключът е еднакъв за всички обособени позиции в случаите на поръчки с обособени позиции.

Забележка: ЦАИС ЕОП стартира автоматично изтеглянето на ключа след натискане на бутон „Запази ключа“, след което показва бутон за затваряне на модалната карта. Папката и процесът на запазване на ключа могат да варират в зависимост от конкретния браузър и настройките му. След изтегляне на ключа потребителят може да го предостави на други служители на стопанския субект, които работят по изготвянето на заявление/оферта по съответната ОП.

Важно: Някои версии на браузъри и антивирусни програми могат да поискат допълнително потвърждение от потребителя преди да свали ключа за декриптиране на компютъра си. В случай, че потребителят не потвърди това действие, има вероятност ключът да не бъде запазен в коректен формат, което да доведе до проблеми с прилагането му при работа в системата.

След запазване на ключа системата препраща потребителя в страницата за изготвяне на заявление за участие/оферта за конкретната ОП.

Важно: Подготовката на заявлението за участие/офертата се извършва в защитено криптирано пространство. Всяко излизане от системата или обновяване на страницата в браузъра заключва криптираното пространство и потребителят трябва да въведе отново ключа си, за да продължи работа.

Забележка: В случай на необходимост ключът за декриптиране може да бъде изтеглен и чрез кликване върху опция „Изтегли ключ“ от активното меню на заявлението за участие/офертата. За това е необходимо потребителят да е отключил и достъпил криптираното пространство.

5.2.4.8.2. Достъп до заявление за участие/оферта от потребител на стопанския субект

В случай, че потребителят желае да редактира или продължи работата по изготвяне на заявлението за участие/офертата след изход от ЦАИС ЕОП, системата позволява той да въведе ключа си и да достъпи криптираното пространство за подготовка на заявлението за участие/офертата чрез кликване върху бутон „Отключи“ в страницата на заявлението за участие/офертата.

Системата отваря модална карта, в която потребителят може да приложи ключа чрез влачене или да го прикачи чрез натискане на бутон „Приложи своя ключ“. След успешно прилагане на ключа системата препраща потребителя в началната страница на криптираното работното пространство на заявлението за участие/офертата.

В случай на неуспешно прилагане на ключа системата известява потребителя чрез показване на текст в модалната карта, че предоставеният ключ не съответства на оригиналния и трябва да се прикачи правилният.

Важно: В случай че стопанският субект е изгубил или по друга причина не разполага със своя частен ключ, генериран за конкретната ОП, системата няма възможност да осигури достъп до заявлението за участие/офертата му. До изтичане на срока за подаване в първият етап на поръчката потребителят може да генерира нов ключ чрез кликване върху бутона на активното меню и избор на опция „Изгубен ключ“. С новия ключ не може да се отключи криптираното с предишния ключ съдържание и работата по подготовка на заявлението за участие/офертата трябва да бъде извършена отново. Системата изисква от потребителя да въведе паролата си, след което показва модалната карта за генериране на нов ключ.

Важно: Функционалността за генериране на нов ключ не е налична след изтичане на периода на подаване на заявления/оферти. В този случай няма да има възможност да предостави частния ключ за декриптиране на предложението/офертата си, следователно неговото предложение/оферта няма да бъдат достъпни за разглеждане от оценителната комисия на обществената поръчка.

5.2.4.8.3. Подготовка на заявление за участие/оферта

Основната страница на криптираното работно пространство на заявлението за участие/офертата съдържа цялата структура на заявлението за участие/офертата, следваща дефинираните от възложителя групи и подгрупи с изисквания, въпроси и пояснения. Основните действия, които потребителят може да извърши при подготовката на заявление за участие/оферта, са:

· Промяна на името на заявлението за участие/офертата

Системата по подразбиране извежда наименованието на стопанския субект, от чийто профил се подава заявлението за участие/офертата. В случай че заявлението/офертата се подава от името на обединение или нерегистриран стопански субект, в името на офертата следва да попълни наименованието на обединението/нерегистрирания участник.

Името на заявлението за участие/офертата може да бъде променено чрез кликване върху иконата за промяна на име в информационната карта на заявлението/офертата.

· Достъп до групите и подгрупите с изисквания

Всички списъци с изисквания са достъпни като отделни информационни карти в структурата на заявлението за участие/офертата. Чрез кликване върху бутон „Отвори“ се достъпва съдържанието на списъка с изисквания. Потребителят може да достъпи директно подгрупите с изисквания чрез кликване върху съответния елемент в съдържанието на дадена група.

· Навигация между групите с изисквания

Системата позволява на потребителя да навигира лесно между отделните списъци с изисквания чрез кликване на бутон „Списък с изисквания“, достъпен във всеки един списък. При натискането му ЦАИС ЕОП отваря модална карта за навигация в съдържанието на заявлението за участие/офертата и връзки към останалите компоненти.

· Филтриране на изисквания

Чрез кликване върху бутон „Филтър“ се отваря меню за избор на филтри с критерии, по които потребителят може да избере изискванията от конкретния списък, които отговарят на дадения критерий.

· Попълване и запазване на изисквания и каталози

ЦАИС ЕОП автоматично отчита попълването на въпросите и промените, извършени от потребителя. При промяна системата изисква от потребителя да запази промените чрез кликване върху бутон „Запази“ в долната дясна част на екрана. Бутонът е неактивен, когато няма промени по заявлението за участие/офертата. При прехвърляне в друг списък с изисквания или секция системата запазва промените автоматично.

Системата информира потребителя за броя попълнени (отговорени) въпроси от общия брой във всеки списък с изисквания. Информацията е достъпна и в модалната карта за навигация в съдържанието на заявлението за участие/офертата.

5.2.4.8.3.1. Попълване на въпрос от тип „Да/Не“

Успешното попълване на въпрос от тип „Да/Не“ изисква от потребителя да избере един от двата възможни отговора, дефинирани във въпроса – „Да“ или „Не“.

В случай на активирана опция „Възможно отстраняване“ системата информира потребителя за пропуснато изискване.

5.2.4.8.3.2. Попълване на въпрос от тип „Прилагане на документ“

Попълването на въпрос от тип „Прилагане на документ“ изисква прикачването на един или множество документи (файлове). При кликване на бутон „Прикачване на файлове“ системата отваря диалогов прозорец за избор на файл от компютъра на потребителя.

При прикачване на файл системата отваря модална карта, в която може да бъде добавен нов файл чрез кликване върху бутон „Добави нов“ или да бъдат запазени вече прикачените файлове чрез кликване върху бутон „Запази“.

Забележка:

· Максималният позволен размер на файл за прикачване в системата е 2 гигабайта

· Максималната дължината на името на файл за прикачване в системата е 250 символа

· Позволените файлови разширения са: .txt, .rtf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .bmp, .jpg, .jpeg, .webp, .gif, .png, .zip, .avi, .gww, .xml, .rsu, .dwg, .rar, .eps, .mpp, .mht, .mhtml, .bak, .tif, .odt, .ods, .odg, .odp, .odf, .rsx, .kml, .zsu, .nsu, .nsx, .zsx, .stp, .bst, .xlsm, .ldt, .dlx, .dxf, .csv, .psd, .7z, .msg, .nmx, .met

Важно: В случай че системата покаже грешка при прикачване на файл, потребителят следва да се провери дали наименованието на документа не е твърде дълго и дали не съдържа специални символи и/или знаци.

Системата позволява прикачен файл да бъде изтеглен или изтрит чрез избор на съответната опция в активното меню на съответния файл.

5.2.4.8.3.3. Попълване на отговор на отворен въпрос

Въпросът от отворен тип изисква попълването на отговор в свободен текст. Максималната дължина на текста в отговора се задава от възложителя.

При кликване върху бутон „Въведете отговор“ системата показва модална карта за въвеждане на отговор като текст.

Забележка: Възложителят има възможност да дефинира максимална дължина на отговора в брой символи.

5.2.4.8.3.4. Попълване на въпрос от тип „Опции“

Въпрос от тип „Опции“ изисква избирането на един от няколко дефинирани от възложителя отговора. Системата може да информира стопанския субект за броя точки, който би получил при избор на конкретен отговор, както и на отговора, който би довел до потенциално отстраняване на кандидата/участника от процедурата.

5.2.4.8.3.5. Попълване на въпрос от тип „Стойност“

Въпрос от тип „Стойност“ изисква попълване на стойност към предварително зададена мерна единица.

В случай че възложителят е задал точки и условие за възможно отстраняване към въпроса, системата предоставя информация за това.

Логика за пресмятане на резултатите в точки за участниците при попълване на въпрос от тип „Стойност“

При:

V _best_–Стойността в поле „Най-добра стойност “

V _worst_–Стойността в поле „Неприемлива стойност “

V_offer_–Стойност, попълнена от участника

V _best ≠V _worst_–Винаги валидно условие по подразбиране

Случай 1 ( V _best> V _worst )

· Ако V _worst≥ V _offer , V _offer e неприемлива стойност, може да бъде основание за отстраняване и не получава точки, в случай че към въпроса са дефинирани точки

· Ако V _best> V _offer > V _worst, V _offer е приемлива стойност и получава точки съобразно формулата за калкулиране на резултата (долу), в случай че към въпроса са дефинирани точки

· Ако V _offer ≥ V _best, V _offer е приемлива стойност и получава максималния брой точки, в случай че към въпроса са дефинирани точки

Случай 2 ( V _worst> V _best )

· Ако V _offer ≥ V _worst, V _offer е неприемлива стойност, може да бъде основание за отстраняване и не получава точки, в случай че към въпроса са дефинирани точки

· Ако V _worst> V _offer > V _best, V _offer е приемлива стойност и получава точки съобразно формулата за калкулиране на резултата (долу), в случай че към въпроса са дефинирани точки

· Ако V _best ≥ V _offer, V _offer е приемлива стойност и получава максималния брой точки, в случай че към въпроса са дефинирани точки

Формула за калкулиране на резултата в точки към отговора на участник на въпрос тип „Стойност“:

ABS ( V _offer- V _worst) / ABS ( V _best- V _worst) * Тегло , където

V _best_–Стойността в поле „Най-добра стойност “

V _worst_–Стойността в поле “Неприемлива стойност “

V_offer_–Стойност, попълнена от участника

ABS ( V _offer- V _worst) – Абсолютната стойност на разликата между V_offerи V _worst

ABS ( V _best- V _worst) – Абсолютната стойност на разликата между V_bestи V _worst

Тегло– Теглото в точки, зададено от възложителя

5.2.4.8.3.6. Попълване на въпрос от тип „ЕЕДОП“

ЦАИС ЕОП предоставя възможност на участниците да попълват ЕЕДОП като отговор на въпрос от тип „ЕЕДОП“. Попълването на ЕЕДОП се стартира чрез кликване върху бутон „Попълване на ЕЕДОП“.

При кликване върху бутона „Попълване на ЕЕДОП“ ЦАИС ЕОП отваря в нов прозорец „Система за попълване и повторно използване на ЕЕДОП“ (Система еЕЕДОП).

Забележка: ЦАИС ЕОП използва модифицирана версия на Системата еЕЕДОП, която автоматично запазва съдържанието на ЕЕДОП във въпроса от тип „ЕЕДОП“ след натискане на бутон „ЗАПАЗИ“ в стъпка „ПРЕГЛЕД“.

След успешно запазване на съдържанието на попълнен ЕЕДОП системата създава запис за конкретния отговор, съдържащ ЕЕДОП на кандидата/участника, както и предоставя възможност за промяна на името му.

Забележка: ЦАИС ЕОП позволява запазването на множество отговори с ЕЕДОП съдържание към един ЕЕДОП въпрос.

Забележка: В случай, че стопанският субект е добавил други организации с достъп до поръчката, от името на които трябва да бъде попълнен ЕЕДОП за поръчката, данните на организацията в ЕЕДОП на присъединената организация няма да се попълнят автоматично. Необходимо е ръчно въвеждане на коректните данни.

Активното меню на всеки отговор на въпрос от тип „ЕЕДОП“ дава възможност за следните действия:

· Запазване на отговора на кандидата/участника във формат .pdf

· Запазване на отговора на кандидата/участника във формат .xml

· Редакция на ЕЕДОП – системата отваря еЕЕДОП със зареденото съдържание на конкретния отговор с възможност за редакция

· Изтриване на конкретния ЕЕДОП

Подписване на ЕЕДОП

Участниците са длъжни да приложат КЕП към всеки един от създадените ЕЕДОП документи към конкретна ОП. Подписването на конкретен ЕЕДОП е възможно чрез кликване върху бутон ПОДПИСИ.

Системата отваря модална карта, която съдържа информацията за всички подписи към конкретния ЕЕДОП и възможност за изтеглянето му като .pdf файл. Подписването се извършва чрез кликване върху бутон „Подпиши“, който активира процеса на подписване с КЕП.

При успешно подписване на ЕЕДОП отговор системата показва броя на подписите към всеки отговор и детайли в модалната карта.

Активното меню на всеки от подписите към ЕЕДОП документ предоставя възможност за следните действия:

· Преглед – показва детайли за подписа

· Изтегли – дава възможност на потребителя да изтегли подписа като файл с разширение .p7s

· Изтрий – изтрива съответния подпис

Важно: В случай, че кандидатът/участникът представя заявление за участие/оферта в процедура с обособени позиции и за всяка обособена позиция изискванията са еднакви и може да се представи един и същ ЕЕДОП документ се препоръчва следният подход:

· Кандидатът/участникът създава и подписва един ЕЕДОП отговор за дадена обособена позиция

· Изтегля създадения ЕЕДОП отговор като .pdf файл и изтегля всички подписи, приложени към конкретния отговор (като файлове с разширение .p7s)

· Обединява всички файлове в един архив (препоръчително да е .zip)

· Прилага архива с файлове към всяка обособена позиция

Важно: В случаите по чл. 54, ал. 8 от ППЗОП за отразяване на промени в ЕЕДОП се препоръчва следният подход:

· Кандидатът/участникът изтегля от ЦАИС ЕОП предоставения ЕЕДОП отговор във формат XML

· Отваря линка към ЕЕДОП инструмента https://espd.eop.bg/espd-web/

· Качва изтегления XML файл и го редактира

· Запазва новия ЕЕДОП като XML и/или PDF.

PDF файлът се подписва извън системата и чрез модула „Съобщения“ във виртуалното пространство на поръчката изпраща на оценителната комисия подписания ЕЕДОП като прикачен файл.

Важно: ЦАИС ЕОП ограничава възможността възложителят да създава повече от един въпрос от тип ЕЕДОП в поръчка или обособена позиция. В процедури от тип „Квалификационна система“ или „Динамична системата за покупки“ това ограничение е премахнато.

5.2.4.8.3.7. Попълване на цена

Попълването на цена изисква въвеждането на стойност в полето на въпрос за въвеждане на цена в съответната валута, зададена от възложителя.

Забележка: Възможността за попълване на определен брой цифри след десетичната запетая при попълване на полето Обща цена, се определя от възложителя в секция „Параметри на поръчката“.

5.2.4.8.3.8. Попълване на списък с артикули

Участникът има възможност да попълва съдържание в колони в списък с артикули , които са маркирани като такива за попълване от страна на участника.

5.2.4.8.3.9. Изтриване на отговор

Попълнен отговор може да бъде изтрит чрез кликване върху активното меню на съответния отговор и избор на опция „Изтрий отговора“.

При избор на опцията системата показва модална карта за потвърждение на действието.

5.2.4.8.3.10. Пояснения и подгрупи с изисквания

Пояснение към група или подгрупа с изисквания представлява текст, дефиниран от възложителя и обособен в собствена информационна карта, който може да съдържа насоки към кандидатите/участниците.

Подгрупа с изисквания притежава характеристиките на група с изисквания. Целта ѝ е да оптимизира структурата на заявлението за участие/офертата и да даде възможност на възложителя да разпредели въпросите от конкретната ОП в секции. Подгрупите се визуализират като отделни информационни карти в дадена група с изисквания.

5.2.4.8.4. Подаване на заявление за участие/оферта

Кандидатът/участникът подава заявлението за участие/офертата си чрез кликване върху бутон „Подай“, видим в долната част на екрана в страницата на заявлението за участие/офертата.

При кликване върху бутона системата показва модална карта със структурата на заявлението за участие/офертата.

В случай че има непопълнени въпроси с изисквания системата информира за това.

Подаването на заявлението за участие/офертата се извършва на два етапа:

1. Подписване на заявлението/офертата от едно или няколко упълномощени лица, служители на участника чрез кликване върху бутон „Подпиши“ и прилагане на КЕП.

2. Същинско подаване на заявлението/офертата чрез кликване върху бутон „Подай“ .

При успешно подаване ЦАИС ЕОП променя статуса на заявлението за участие/офертата на „Подадена“ и изпраща имейл за потвърждение към кандидата/участника.

При кликване върху текста с датата и часа на подаване на офертата, който се намира над етикета със статуса на офертата, стопанския субект може да достъпи модална карта, съдържаща детайли за подадената оферта.

Важно: Подаването се извършва с регистриран в системата КЕП на регистрирано в организацията на кандидата/участника оправомощено лице, съответно с регистриран КЕП на физическото лице – кандидат или участник. В случай, че потребителят не е регистрирал КЕП в профила си като служител на организацията, подаване не е възможно, а системата показва модална карта със съобщение.

Важно: Офертата може да бъде подписана от множество потребители. За всеки един от тях е необходимо да бъдат изпълнени гореспоменатите условия.

5.2.4.8.5. Оттегляне на заявление за участие/оферта

Кандидат/участник може да оттегли заявлението за участие/офертата си преди изтичане на крайния срок за подаване чрез кликване върху бутон „Оттегляне“, намиращ се в долната част на екрана.

При кликване върху бутона системата показва карта за потвърждение. Оттеглянето се потвърждава чрез кликване върху бутон „Оттегляне“, който стартира процес на верифициране на действието чрез прилагане на КЕП.

Важно: Редакцията на заявлението/офертата след оттегляне е възможна след изтриване на подписите чрез избор на бутон „Изтриване на подписите“.

5.2.4.8.6. Декриптиране на заявление/оферта

След изтичане на срока за подаване на заявления за участие/оферти и до датата и часа за отварянето им системата автоматично изпраща съобщения на кандидатите/участниците да предоставят своите лични ключове, за да бъде възможно от страна на системата да декриптира заявленията за участие/офертите. За отварянето на ценовите предложения също се изпращат съобщения в определения срок за предоставяне на ключовете.

Важно: Заявления за участие/оферти на кандидати/участници, непредоставили своите електронни ключове, не могат да бъдат декриприрани от комисията и отворени, съответно разгледани и оценени.

Важно: Процес на предоставяне на ключове от кандидати/участници

Стъпка 1: Кандидатът/участникът бива известен от системата да предостави своя ключ за декриптиране. Кандидатът/участникът стартира декриптирането чрез натискане на бутон „Потвърдете декриптирането“.

Стъпка 2: Системата отваря модална карта, в която кандидатът/участникът може да приложи своя ключ по следните два начина:

· Кликване върху на бутон „Приложи ключ“, който отваря диалогов прозорец за избор на файл от компютъра на кандидата/участника.

· Хващане и пускане (drag and drop) на файла с електронния ключ в сивото поле на модалната карта.

При разделяне на отварянето на техническото и ценовото предложения участникът получава отделни нотификации за декриптиране на всяко от тях, което трябва да извърши в определения от възложителя срок за това действие. Действията по декриптиране на техническото и ценовото предложение на участника са идентични.

Важно: Преди изпращане на съобщение в системата за прилагане на частния ключ от страна участника, ЦАИС ЕОП извършва проверка дали ключът вече не е приложен от съответния участник. Поради тази причина, ако участникът е приложил своя ключ в момент, непосредствено след започване на периода на подаване на ключове, е възможно да не получи съобщение в системата.

След успешно декриптиране на техническото и ценовото предложения от участник системата показва информационни карти с датите и времето на предоставяне на частния ключ.

5.2.4.9. Електронен търг

5.2.4.9.1. Настойки на електронен търг

В случай че възложителят е разрешил опцията „Електронен търг“ в параметрите на поръчката, системата показва секция „Електронен търг“, достъпна за участниците под елемент оферти в основното меню на поръчката. Електронният търг се провежда след оценка на техническите и ценовите оферти на участниците в поръчката и представлява подобряване в реално време (наддаване) на предложените цени от страна на участниците.

Възложителят задава параметри и активира ръчно електронния търг в поръчката. При извършване на действието участниците получават покана за участие по имейл с детайли за електронния търг както и нотификация в системата.

Всек електронен търг има следните параметри

· Описание

· Брой цифри след десетичния знак – Настройка, задаваща точност на предложените от участниците оферти чрез определяне на брой на цифрите след десетичния знак (максимум 6)

· Вид на компонента за наддаване – Описва стойността, по която участниците наддават. Възможните опции са:

o Офериране на обща цена

o Офериране на списък с артикули

o Офериране по параметър различен от цена

· Валута

· Тип на електронния търг възможните опции са следните:

o Електронен търг със стандартно наддаване (по-високата стойност е по-добра)

o Електронен търг с обратно наддаване (по-ниската стойност е по-добра)

· Минимална стъпка – задава минимална стойност, с която участниците могат да подобрят офертите си

· Минимално отстояние от най-добрата оферта – представлява минимална стойност, с която участникът трябва да подобри най-добрата оферта към момента на наддаването

· Продължителност на рунд – задава продължителността на рунда или времето, в което участниците могат да изпратят своите оферти

· Продължителност на времето между рундове – задава времето между два рунда

· Начин на приключване на електронния търг - описва начина на приключване на електронния търг. Възможните опции са:

o Два последователни рунда без подадени оферти от участници

o Два последователни рунда без промяна на най-добрата оферта

· Начало на електронния търг – задава се дата и час, на която след активиране ще стартира електронния търг

5.2.4.9.2. Достъп до електронен търг

Стопанските субекти достъпва електронния търг чрез кликване върху бутон „Към електронен търг“

При извършване на действието системата показва модален прозорец, в който са налични следните компоненти:

· Брояч на време – Показва оставащото време до края на съответния рунд или началото на следващия рунд

· Форма за подаване на оферти – В нея участниците попълват и подават своята оферта. Формата дава индикация за минималната стъпка за наддаване ако е зададена от участника

· История на наддаването – Показва всички оферти изпратени от участника в електронния търг

Историята на наддаването предоставя следната важна информация за участника към всеки един рунд:

· Най-добра оферта – Показва най-добрата оферта след приключване на съответния рунд

· Собствената оферта на участника, подадена в съответния рунд. Ако участникът не е подал оферта в съответния рунд се взема последно подадената от него оферта в електронния търг

· Класиране – Показва класирането на участника спрямо общия брой участници в електронния търг към съответния рунд. Калкулацията на класирането се извършва след приключване на дадени рунд.

· Цена за постигане на най-добра оферта – Показва цената, която участникът трябва да оферира за да постигне най-добър резултат, калкулирайки съотношението цена-качеството за конкретната оферта. Полето се показва, в случай че в поръчката е избрана формула “Low bid scoring”

· Дата и част на подаване на офертата

5.2.4.9.3. Подаване на оферта в електронен търг

Важно: Ако електронния търг изискват подаване на първоначални оферти, участниците са задължени да подадат своите оферти в началния рунд на електронния търг. В противен случай губят възможността за последващо участие в електронния търг.

ЦАИС ЕОП позволява подаване на оферта в електронния търг чрез попълване на съответното поле във формата за подаване на оферта. В случай, че участникът подобрява цената си, със сума по-малка от минималната, система индикира това и не позволява подаване.

Бодването на оферта е еднократно в даден рунд и подадената цена, не може да бъде оттеглена. Поради тази причина системата изисква потвърждение с парола на действието.

След успешно подаване системата индикира участника за успешното подаване като показва стойността на подадената оферта, както и датата и часа на подаване. След приключване на рунда, системата калкулира резултатите от съответния рунд и обновява страницата на електронния търг.

Във времето между два рунда, подаването на оферти е забранено като системата показва индикация за това чрез информационна карта на мястото на формата за подаване на оферти

Важно: В случаите на електронен търг с попълване на цена по артикули, участникът трябва да попълни цена за всички дефинирани от възложителя артикули. Сборът от крайните цени за определените количества артикули сформира офертата на участника в електронния търг.

Важно: В случай, че електронният търг се провежда с попълване на стойност по определен от възложителя показател, участниците следва да попълнят първоначална стойност в първия рунд. В противен случай, участието им се прекратява.

5.2.4.9.4. Приключване на електронен търг

Подаването на оферти в електронният търг приключва автоматично ако е изпълнено едно от следните условия:

· Два последователни рунда без подадени оферти от участници

· Два последователни рунда без промяна на най-добрата оферта

При приключване системата показва индикация за приключването на електронния търг в горната лява част на екрана.

5.2.4.10. Договори към обществена поръчка

След избора на изпълнител в конкретна обществена поръчка, ЦАИС ЕОП позволява създаването на договор към съответната поръчка от страна на възложителя. Стопанския субект достъпва договора в секция „Договори“, част от работното пространство на поръчката.

5.2.4.10.1. Съдържание на договор

Съдържанието на договорите в ЦАИС ЕОП се визуализират за стопанския субекти, след като са финализирани от възложителя и предстои публикуването им на публичната страница на поръчката или тогава когато се изисква подписване на договора в системата от страна на изпълнителя. Съдържанието на всеки един договор се визуализира в отделен екран при кликване върху съответния договор или анекс и е разделено в следните секции:

Детайли на договора – съдържа следните основни метаданни за договора:

· Номер на договора

· Предмет на договора

· Възложител

· Изпълнител/Изпълнители

· Вид

· Стойност

· Срок на договора

· Дата на подписване

Съдържание на договора – представлява същинското съдържание на договора под формата на списък с прикачени файлове. Системата позволява на възложителя да прикачи вече подписан извън системата договор в този списък или съдържание, което ще бъде подписано от страните в системата.

Публична информация за сключения договор – секцията предоставя възможност за добавяне на файлове към страницата на договора, които в последствие могат да се публикуват на публичната страница на поръчката.

5.2.4.10.2. Подписване на договор

В случаите когато се изисква прилагане на подпис към договор от страна на изпълнителя, последният получава нотификация от системата, а договорът става видим в работното му пространство. Прилагането на подписи към договор се извършва чрез кликване върху бутон „Подписи“, видим в екрана на договора или в съответния елемент в страницата с договори в поръката.

Кликването върху бутона показва модална карта за прилагане на подписи от страните.

Важно: Страните подписват разписка на договора, която съдържа метаданните както и информация и hash на всеки един от прикачените файлове в секция „Съдържание на договора“.

След прилагане на необходимите подписи, договорът се финализира и публикува от Възложителя на публичната страница на поръчката.

5.2.4.10.3. Анекси към договори

ЦАИС ЕОП предоставя възможност, възложителят да създават анекси (изменения към договори). Логиката на достъпа и подписването на анекс е идентична с тази при договорите.

Важно: При публикуване на анекс, системата калкулира текущата стойност на договора чрез събиране на стойностите на договора и всички публикувани към него анекси.

Системата индикира промените чрез анекс на стойността и срока на договора като маркира съответните данни в жълто на публичната страница на поръчката. При поставяне на курсора на мишката върху съответния елемент се показва текст с първоначалната стойност на съответното поле в договора.

5.2.5. Участие в обществени поръчки с разширени възможности

5.2.5.1. Участие в многоетапна процедура

При многоетапните процедури възложителите могат да създават в ЦАИС ЕОП предварително дефинирани етапи или динамично да добавят етапи. Системата показва отделните етапи като отделни елементи в основното меню в контекста на ОП. За всеки етап системата показва секциите с изисквания и управление на заявления за участие/оферти на кандидатите/участниците.

Забележка: Кандидатът/участникът следва да вземе под внимание следните особености при участие в многоетапна ОП:

· Всеки етап изисква подаването на отделен документ – заявление за участие/оферта/първоначална оферта/предложение/окончателна оферта от допуснатите до съответния етап кандидати/участници

· Попълването и подаването на документ за етап в многоетапна ОП следва стандартната логика на попълването и подаването на заявление за участие/оферта в системата

· Стартирането на етап в ОП изисква приключването на предходен етап

5.2.5.2. Участие в обществена поръчка с обособени позиции

ЦАИС ЕОП предоставя възможност на възложителите да създават и управляват ОП с обособени позиции. Всяка поръчка в системата може да бъде превърната в ОП с обособени позиции и съдържа следните основни контекста:

· Обща част – съдържа характеристиките на ОП и общите изисквания за всички обособени позиции. Подаването на заявление за участие/оферта в ОП с обособени позиции включва и задължителното попълване на обща част

· Обособена позиция - притежава характеристиките на ОП и съдържа характерни изисквания за част от обекта на ОП. Заявления за участие/оферти може да се подават за една, повече или всички обособени позиции съобразно определеното от възложителя.

5.2.5.2.1. Настройки на поръчка с обособени позиции

За ОП с обособени позиции системата показва допълнителна карта с настройки в секция „Параметри“.

Заявления за участие/оферти може да бъдат подавани за всички обособени позиции – изборът може да бъде „Всички обособени позиции“ или „Максимален брой“, зададен като число.

Максимален брой обособени позиции, за които може да бъде определен за изпълнител даден участник – „Всички обособени позиции“ или „Максимален брой“, зададен като число.

Възложителят може да определи изпълнители за обособени позиции или групи обособени позиции при дадени от възложителя условия, напр. по чл. 46, ал. 4-6 от ЗОП, чл. 12 от ЗОП във вр. с чл. 80, ал. 1 от ППЗОП.

5.2.5.2.2. Навигиране в поръчка с обособени позиции

Основното меню на ОП с обособени позиции съдържа специфичен елемент „Заявление/Оферта“, който препраща потребителя към страницата за подаване на оферта в ОП.

В контекста на общата част или на конкретна обособена позиция навигирането между обособените позиции и общата част се извършва чрез кликване върху бутона за навигация в горната част на лентата за контекстуална навигация, който отваря модална карта със списък с всички обособени позиции.

Връщането към основната страница на ОП се извършва чрез най-горния елемент в основното меню.

Системата индикира потребителя за конкретния контекст чрез показване на информация в лентата за контекстуална навигация.

5.2.5.2.3. Подаване на заявление за участие/оферта в ОП с обособени позиции

Подаването на заявление за участие/оферта за една или повече обособени позиции се извършва чрез кликване върху елемент „Заявление/оферта“ в основното меню.

Системата дава възможност за избор на обособените позиции, които да бъдат включени в заявлението за участие/офертата на кандидата/участника. Кликването върху бутон „Подай избраните“ стартира процеса по подписване и подаване на заявлението за участие/офертата.

Важно: Частта „Общи изисквания“ е избрана по подразбиране и е задължителна част при подаване на заявлението за участие/офертата.

5.2.5.3. Рамково споразумение (РС) и Мини процедури по РС

В случай че възложителят цели сключване на рамково споразумение чрез дадена ОП, системата показва това в секция „Параметри“ чрез съответното поле.

При стартиране на Мини процедури по РС от страна на възложителя, ЦАИС ЕОП автоматично добавя всяка една мини процедура в работното пространство на участниците в съответното РС. Освен това, системата информира участниците по имейл и чрез нотификация за стартирането й.

Мини процедурата по РС следва структурата на стандартна ОП, а участниците подават своите оферти по идентичен начин спрямо останалите типове процедури.

5.2.5.4. Подаване на заявление за участие/оферта като обединение, което не е юридическо лице или от името на нерегистриран стопански субект

При подаване на заявление за участие/оферта от обединение, което не е юридическо лице, се извършва добавяне на членовете на обединението (съдружниците) чрез кликване върху връзка „Подаване от името на консорциум/нерегистриран участник?“ в заявлението за участие/офертата.

При кликване върху връзката, системата показва модална карта с възможност за добавяне на съдружници или добавяне на нерегистрирана организация/лице, от чието име регистриран потребител подава заявление за участие/оферта. По подразбиране списъкът с организации в картата е празен. За добавяне на организация потребителят трябва да кликне върху бутон „Добави“.

Системата добавя елемент в списъка, в който потребителят трябва да въведе валиден ЕИК на организацията (ЕНГ на физическото лице или друг вид идентификационен номер на субекта), след което да кликне върху бутон „Провери“ и системата стартира проверка за валидност на ЕИК.

Важно: В случай че субектът не разполага със специфичен идентификационен номер, в полето се попълва като текст „Не е наличен“.

При успешно валидиране системата показва името на организацията в неактивно поле „Име“.

В случай на неуспешно валидиране системата показва поле „Име“, в което потребителят трябва да въведе валидно име на организация.

Запазването на включените съдружници се извършва чрез кликване върху бутон „Запази“. Бутонът е активен при попълване на полетата „ЕИК“ и „Име“ в списъка.

Забележка: Системата изисква потребителят да валидира всяка промяна на ЕИК на организация в списъка чрез кликване върху бутон „Провери“.

Веднъж добавени в списъка, системата показва имената на съдружниците – участници в обединението в основния екран на заявлението за участие/.

Graphical user interface, text, application, email

Description automatically generated

5.2.5.5. Подаване на заявление за включване в Квалификационни системи и Динамични системи за покупки

Заявяването за участие и добавянето на Квалификационна система (КС) и Динамична система за покупки (ДСП) от страна участника следва стандартната логика за добавяне на ОП в профила на участника.

Заявленията за включване в КС / ДСП притежават следните разлики спрямо предложенията / офертите подавани в ОП:

· Заявленията в КС / ДСП не се криптират и участникът не запазва ключ за декриптиране на заявлението

· Подаването и оттеглянето на заявление в КС / ДСП е възможно пред целия срок на валидност на КС / ДСП

· Заявленията за включване в КС / ДСП са достъпни оценка за възложителя веднага след изпращането им

· Възложителят има възможност да дефинира категории, а участникът да избере една или няколко категории, в които да бъде включен.

В случай, че възложителят е дефинирал категории в съответната КС / ДСП, системата показва допълнителна информационна карта „Категории“ в списъка с изисквания в заявлението на участника. Участникът трябва да избере поне една категория, в която да бъде включен.

Избор на категория се извършва чрез кликване върху бутон „Избрани категории“. При кликване системата показва модална карта със списък с дефинираните от възложителя категории. Участникът избира тези категории, в които би желал да бъде включен.

След оценяване на заявлението и решението за включване или не в КС / ДСП от страна на възложителя, ЦАИС ЕОП показва индикация за решението на Възложителя чрез съответния статус в горната част на страницата на заявлението.

Важно: В случай че участникът е включен в КС / ДСП и желае да оттегли или промени детайли по заявлението си, ЦАИС ЕОП няма да разреши извършване на действието. Участникът трябва да изпрати съобщение през системата на възложителя, в което да поиска от последния да позволява оттегляне на съответната оферта. В този случай Възложителят изключва заявлението от КС / ДСП, а ЦАИС ЕОП позволява на участника да оттегли заявлението си и да внесе необходимите корекции.

5.2.5.6. Подаване на варианти на заявления/оферти

5.2.5.6.1. Създаване на вариант на заявление/оферта

В случай че Възложителят е разрешил подаване на варианти на оферта, системата дава възможност на участника да създаде вариант на оферта чрез кликване върху бутон „Създайте друга оферта“. Бутонът е видим, след като стопанският субект е подал своята оферта.

При кликване върху бутон системата показва модална карта за въвеждане на името на вариант на заявление/оферта, които предстои да се създаде. При успешно създаване, системата препраща потребител към работното пространство на конкретни вариант на заявление/оферта.

При създадени няколко варианта на заявление/оферта, системата показва всички варианти като списък в секция за подаване на заявления/оферти.

5.2.5.6.2. Изтриване на вариант на заявление/оферта

Участник може да изтрие вариант на заявление/оферта чрез кликване върху опция „Изтрий“ от активното меню на съответния вариант. Преди завършване на действието, системата изисква потвърждение на действието чрез попълване на паролата за вход в системата на съответния участник.

5.2.5.6.3. Подаване на варианти на заявление/оферта

Участникът кликва върху бутон „Подай“ в списъка с варианти на заявления/оферти. Системата показва модална карта с наличните варианти. Участникът трябва да избере един или повече варианти, които ще бъдат подадени.

При кликване върху бутон „Подай“ в модалната карта за подписване и подаване на избраните варианти системата изисква действието да бъде потвърдено с КЕП на участника.

5.2.6. Организиране на електронните поръчки

Важно: Функционалностите в настоящата точка изискват достъп от служители на организацията с права за достъпване на документи и папки.

5.2.6.1. Създаване на папка

Служител с права може да създаде нова папка в секция „Поръчки“, в която да организира определени поръчки. Потребителят кликва върху бутон „Създай“, след което избира опция „Нова папка“ от активното меню на бутона.

Системата показва карта за попълване на името на съответната папка. При натискане на бутон „Запази“ системата запазва папката в списъка с поръчки.

5.2.6.2. Преименуване на папка

Потребителят има възможност да преименува папка в организацията чрез избор на опция „Преименувай“ от активното меню.

При избор системата отваря модална карта, в която потребителят трябва да попълни новото име на папката и да запази промените чрез кликване върху бутон „Запази“.

5.2.6.3. Изтриване на папка

Потребителят има възможност да изтрие папка чрез кликване върху опция „Изтрий“ от активното меню на папката в списъка с поръчки. При избор на опцията системата показва модална карта за потвърждение на действието.

Забележка: В случай че конкретната папка съдържа поръчки или други папки, при избор на опция системата показва модална карта с информация за потребителя, че изтриването на съответната папка е невъзможно.

5.2.6.4. Преместване на поръчка

Потребителят има възможност да премести поръчка чрез кликване върху опция „Премести“ от активното меню на съответната поръчка в списъка с поръчки.

Системата показва модална карта за навигация в папките на организацията, предоставяйки възможност за избор на папка, в която да бъде преместена поръчката. При кликване върху бутон „Премести“ системата премества поръчката в избраната папка.

5.2.6.5. Напускане на поръчка

Потребител може да напусне дадена ОП чрез избор на опция „Напускане на поръчката“ от активното меню на съответната поръчка в списъка с поръчки. Напускане на поръчката е възможно преди завършване на фазата на изпращане на заявления за участие/оферти.

Преди да напусне поръчката системата показва модална карта за потвърждение на действието от потребителя.

Забележка: Напускането на поръчката е възможно в случай, че не са подадени заявление/оферта. В случай на подадени заявление/оферта, системата предупреждава, че действието не може да бъде извършено.

5.3. Секция “Служители“

Служителите могат да достъпват профилите си на служители в организацията - стопански субект чрез кликване върху съответния елемент в основното меню в контекста на организацията.

Страницата на служителите в организацията показва списък с всички служители в организацията, списък с изпратените покани за присъединяване към организацията, както и списък с блокираните служители.

5.3.1. Профил на служител в организацията

Служител достъпва собствения си профил чрез кликване върху бутон „Моят профил“ в страницата на организацията или чрез кликване върху информационната си карта на потребител.

Профилът на служителя предоставя достъп до следните функционалности:

· Промяна на име на служителя

· Добавяне на КЕП

· Промяна на имейл и телефон за контакт на служителя

· Промяна на адрес на служителя

Забележка: Управлението на функционалностите в профила на служителя следва същата логика като управлението в потребителския профил.

Важно: Промяна на профил на служител, различен от собствения, изисква права за управление на служители в организацията.

5.3.2. Добавяне на потребител към организация

Важно: Функционалностите в настоящата точка изискват достъп от служители с права за управление на служители в организацията.

Служител с права за управление на служители може да покани лице за присъединяване към организацията чрез кликване върху бутон ‚Добави“ в секция „Служители“.

Системата показва модална карта за изпращане на покана за присъединяване чрез добавяне на имейли. Служителят добавя имейли чрез разделянето им със запетая и кликване върху бутон „Добави“.

Изпращането на покана се извършва чрез кликване върху бутон „Изпращане“. Системата изпраща имейл/и за присъединяване, които стартират процеса, описан в т. 3.7 .

Важно: В случай, че потребител изпраща покана за присъединяване и поканения служител приема изпратената покана от една и съща работна станция, потребителят, който изпраща поканата следва да излезе от потребителския си профил чрез избор на опцията „Изход“.

Важно: В случай, че данните на вход в системата на потребител, който изпраща поканата за присъединяване, са запазени на работната му станция, приемането на поканата от поканения служител от същата работна станция няма да бъде успешно. Системата показва съобщение „Вече сте служител на тази организация“.

5.3.3. Блокиране на служители

Важно: Функционалностите в настоящата точка изискват достъп от служители с права за управление на служители.

Служител в организация с права за управление на служители има възможност да блокира потребители чрез кликване върху бутона за блокиране на служител в списъка със служители или чрез кликване върху бутон „Блокирай“ при отворена карта на служителя.

При избор на опцията системата показва модална карта за потвърждение на действието, след което премества служителя в списъка с блокирани служители. След като е блокиран служителят няма достъп до контекста на конкретната организация.

Активиране на профила на блокиран служител се извършва чрез кликване върху иконата за активиране на служителя или чрез опция „Активирай“ при отваряне на информационната карта на служителя. След активиране служителят получава възможност да достъпва контекста на съответната организация.

5.4. Секция „Роли“

ЦАИС ЕОП предоставя възможност на администратор в конкретна организация да организира в групи потребителите от организацията. Всяка група има определена роля в системата, която дефинира различни права на достъп до функционалности в системата. Администраторът на организацията достъпва секция „Роли“ чрез кликване върху елемент „Роли“ от основното меню в контекста на организацията.

При достъпване на главната страницата на секцията системата показва списък с всички дефинирани групи от потребители (роли) в организацията. Всяка роля е отделена в собствена информационна карта.

Ролите в организацията се показват и като елементи в основното меню непосредствено под елемент „Роли“.

Достъпването на групите може да бъде извършено и чрез съответния елемент на групата в основното меню. Страницата на групата съдържа информация за потребителите в нея, както и правата на достъп до функционалности в ЦАИС ЕОП, които имат всички потребители в групата.

Правата на потребителите са разделени в четири информационни карти – Организация, Поделения, Папка на организацията и Поръчки. Всяка от тях съдържа списък с конкретните права и статуса на всяко право (приложено или не) в съответната група потребители.

Забележка: Групите „Администратори“ и „Служители“ са системни. Група „Служители“ съдържа всички служители в организацията, които могат да бъдат достъпени в секция „Служители“.

5.4.1. Създаване на роли със служители (достъп от администратори)

Системата създава две групи по подразбиране – „Администратори“ и „Служители“, и не позволява изтриването им. Лицата в група „Служители“ се управляват чрез достъпване от секция „Служители“ в основното меню.

5.4.2. Управление на права на група от потребители (достъп от администратори)

5.4.2.1. Добавяне на служител в роля

Администраторът добавя служител в определена група чрез кликване върху бутон „Добави нов“ в страницата на групата.

Системата показва модална карта със служители, които администраторът може да добави. За да добави друг администратор или служители, администраторът селектира бутона за избор в информационната карта на всеки един потребител, след което кликва върху бутон „Добави служител“. След като бъде добавен служителят получава правата, дефинирани в конкретната група.

5.4.2.2. Отстраняване на служител от група

Администратор може да отстрани служител от определена група чрез поставяне на курсора върху информационната карта на служителя и кликване върху бутона за изтриване.

Системата показва модална карта за потвърждение на действието. При кликване върху бутон „Изтрий“ в картата системата заличава служителя от групата.

5.4.2.3. Задаване на права на роля

Администраторът има възможност може да зададе права на роля, като избере съответния бутон за избор за конкретното право. Избирането на право дава възможност на всички участници в конкретната роля да получат достъп до съответната функционалност в ЦАИС ЕОП.

В ЦАИС ЕОП са дефинирани следните права за достъп на служителите до различни функционалности:

· Има право да управлява профила на организацията – служител с това право има възможност да редактира профила на организацията, съдържащ информация за организацията, идентификаторите и, адреса и лицето контакт

· Има право да управлява служителите в организацията – служител в роля с това право има възможност да добавя и блокира служители в организацията

· Има право да управлява ролите в организацията – служителят има право да създава и премахва роли, както и да добавя прави и служители към ролите в организацията

· Има право да управлява документите и папките – служителят има право да създава, редактира и изтрива папки в списъка с поръчки на организацията

· Има право да вижда всички поръчки в организацията – потребителят има достъп до всички поръчки на организацията без възможност за редакция

· Има право да управлява всички поръчки в организацията - потребителят има достъп до всички поръчки на организацията с възможност за редакция

· Има право да управлява индивидуални каталози – ЦАИС ЕОП предоставя възможност на служител с това право да създава, редактира и изтрива индивидуални каталози

· Управление на фактури - ЦАИС ЕОП предоставя възможност на служител с това право да създава и редактира фактури

· Има право да вижда фактурите - ЦАИС ЕОП предоставя възможност на служител с това право да достъпва фактурите на организацията

5.5. Секция „Профил на организацията“

5.5.1. Достъп до профил на организацията

Секция „Профил на организацията“ съдържа основна информация за организацията, в чийто контекст се намира потребителят в момента на работа със системата. Потребителят достъпва профила на организацията чрез кликване върху елемент „Профил на организацията“ в основното меню.

Информацията в профила на организацията е групирана в няколко информационни карти:

· Информация за организацията – съдържа името на организацията и ролята в системата

· Идентификатори – показва ЕИК, номер на регистрация по ДДС, партиден номер и ЕБК номер

· Адрес за контакт

· Лице за контакт

· CPV кодове – показва основните CPV кодове на организацията

· NUTS код – показва класификация на териториалните единици за статистически цели

· Документи на организацията – библиотека с документи, свързани с организацията

· Линкове на организацията – списък с полезни връзки, свързани с организацията

5.5.2. Редакция на профила на организацията

Важно: Функционалностите в настоящата точка изискват достъп от потребители с права за управление на профила на организацията.

Служител със съответните права има възможност да редактира всяка от секциите на профила на организацията чрез кликване на бутон „Редакция“ в съответната информационна карта.

Промените в съдържанието се запазват при кликване на бутон „Запази“ в долната част на картата.

5.5.3. Работа с поделения

Служител с права може да добави поделение към настоящата организация чрез кликване върху бутон „Добави“ в режим редакция на информационна карта „Идентификатори“.

След кликване върху бутона системата показва модална карта, в която служителят добавя имейли, на които да бъдат изпратени покани за присъединяване. Всеки имейл съдържа уникален линк към системата.

При кликване върху линка от служител на поделението, поканено за присъединяване, системата показва модална карта за одобряване или отказване на присъединяването.

След одобряване на присъединяването поделението се появява в списъка с поделения на организацията, а организацията се добавя като администратор на поделението в профила на поделението.

Забележка: Служител в организация има възможност да инициира процес за присъединяване като поделение към друга организация чрез кликване връху бутон „Свържи“. Процесът е идентичен с добавянето на поделение.

Напускането на поделение на организация се извършва чрез кликване върху бутон „Напусни“, при което системата показва модална карта с потвърждение на действието.

5.5.4. Предшественици и наследници

ЦАИС ЕОП предоставя системна информация за създадени връзки с на конкретната организация в секция „Предшественици и наследници“ в профила на организацията. Връзките, които конкретна организация може да има с друга организация са:

· Предшественик

· Наследник

· Сливане

· Вливане

В случай, че към дадена организация има създадена връзка от тип „Наследник“, администраторът на приложението има възможност да прехвърли поръчка към работното пространство на организацията-наследник чрез кликване върху бутон „Прехвърляне на поръчка“, достъпен в режим редакция на информационна карта „Идентификатори“ в профила на организацията.

За да бъде успешно прехвърлянето на поръчка, трябва да се избере организация от списъка, както и номер на поръчката, която ще бъде прехвърлена.

5.6. Секция „Каталози“

В секция „Каталози“ се съхраняват глобални и индивидуални електронни каталози за стоки, услуги или строителство. Секцията е достъпна чрез кликване върху елемент „Каталози“ от основното меню в контекста на организацията.

Глобалните и индивидуалните електронни каталози се показват като вторични елементи в основното меню, непосредствено под елемент „Каталози“.

5.6.1. Глобални каталози

Глобалният електронен каталог в ЦАИС ЕОП съдържа Единна класификационна система – Общ терминологичен речник (CPV) за обществени поръчки, която има за цел да стандартизира препратките и номенклатурите, използвани за описанието на обществените поръчки.

Глобалният каталог се състои от Основен терминологичен речник (ОТР) и Допълнителен терминологичен речник (ДТР).

Основният терминологичен речник е организиран в дървовидна структура, съдържаща CPV кодове, свързани с текст, описващ типа на доставките, строителните дейности или услугите, съставляващи предмета на поръчката. Структурата на кода е, както следва:

· Първите две цифри определят разделите (XX000000);

· Първите три цифри определят групите (XXX00000);

· Първите четири цифри определят класовете (XXXX0000);

· Първите пет цифри определят категориите (XXXXX000);

· Последните три цифри определят подкатегориите (00000ХХХ)

Допълнителният терминологичен речник е организиран в дървовидна структура и може да бъде използван за разширяване на описанието на предмета на поръчката. Елементите в речника се състоят от код, съдържащ букви и цифри, със съответно текстово описание. Кодът от букви и цифри се състои от:

· Първо ниво, състоящо се от буква, съответстваща на раздел;

· Второ ниво, състоящо се от четири цифри, първите три от които обозначават подраздел, а последната служи за проверка.

5.6.1.1. Навигация и търсене в Глобални каталози

При избор на поделемент „Глобален“ от секция „Каталози“ се визуализира основната страница за работа с Глобални каталози.

5.6.1.1.1. Навигация

При първоначално зареждане на страницата, по подразбиране се осигурява възможност за работа с последната, най-актуална версия на Глобален каталог, която е съхранена в ЦАИС ЕОП.

Потребителят има възможност за преглед и навигация по каталоговото дърво на ОТР чрез избор на таб „Код ОТР“ и кликване върху иконата ▶ за разгръщане на дървовидната структура и преглед на елементите на каталога.

При избор на таб „Код ДТР“ потребителят има възможност за преглед и навигация по елементите на каталоговото дърво на ДТР, аналогично на работата с ОТР.

За преглед и навигация по съдържание (ОТР и ДТР) на предходни версии на Глобален каталог е необходимо да бъде избрано наименование на каталог от падащото меню „Избери версия“.

Забележка: Предходни версии на Глобален каталог са достъпни за потребителя само за преглед и навигация по съдържание (ОТР и ДТР).

5.6.1.1.2. Търсене

За търсене на елементи от каталоговото дърво на ОТР или ДТР за избрана версия на Глобален каталог е необходимо потребителят да въведе ключова дума (с минимален брой символи 3) в полето за търсене. Осигурява се възможност за търсене в наименованието или кода на елемента.

Резултатите от търсене се визуализират като списък с възможност за преглед на код и наименование на елементите.

5.6.2. Индивидуални каталози

Индивидуалният електронен каталог представлява персонализиран списък, съставен от елементи на Глобален каталог. Потребителят има възможност за избор на предпочитани от него елементи и тяхното детайлно описание.

При избор на поделемент „Индивидуален“ от секция „Каталози“ се визуализира основната страница за работа с индивидуални каталози.

Индивидуалните каталози са достъпни за преглед от всички потребители от съответната организация. Потребителите, които имат права за управление на индивидуални каталози, имат възможност и да създават, редактират и изтриват каталози.

5.6.2.1. Преглед на индивидуални каталози

5.6.2.1.1. Списък с индивидуални каталози

В основната страница потребителят има възможност за преглед на списък със съществуващи индивидуални каталози, както и информация за всеки от каталозите по отношение на:

· Име на индивидуален каталог;

· Име на глобален каталог, от който е създаден съответният индивидуален каталог;

· Дата на създаване на индивидуален каталог;

· Статус на индивидуален каталог – активен/ неактивен.

Забележка: Статусът на всеки индивидуален каталог се променя автоматично от системата при актуализация на глобален каталог. Индивидуалните каталози, които са създадени от глобален каталог, който вече не е актуален, приемат статус „Неактивен“. Тези каталози могат да бъдат преглеждани от потребителя и служат само като референция.

5.6.2.1.2. Елементи на индивидуален каталог

При избор на бутон „Преглед“ от активното меню на избран индивидуален каталог се отваря модален прозорец, в който потребителят има възможност за преглед на елементите на каталога.

5.6.2.1.3. Детайли за елемент от индивидуален каталог

Детайлното описание на избран елемент от индивидуален каталог е достъпно чрез кликване върху бутон „Преглед“ от активното меню за елемента.

Отваря се самостоятелен модален прозорец, в който потребителят има възможност за преглед на въведените детайлни характеристики за избрания елемент от индивидуалния каталог.

5.6.2.2. Създаване на индивидуален каталог

Всеки потребител със съответни права за управление на индивидуални каталози има възможност за създаване на нов индивидуален каталог чрез избор на бутон „Създай“ от основната страница за работа с индивидуалните каталози.

Отваря се модален прозорец „Създай индивидуален каталог“, в който потребителят е необходимо да попълни име за новия индивидуален каталог.

При избор на бутон „Създай“ новият индивидуален каталог се съхранява в ЦАИС ЕОП със статус „Активен“. Успешният запис в системата се индикира чрез визуализиране на съобщение в лентата за известия.

Новият индивидуален каталог е достъпен от списъка със съществуващи каталози в основната страница "Индивидуални каталози". Чрез кликване върху бутон „Редакция“ от активното меню на новосъздадения индивидуален каталог се отваря страницата на каталога, в която потребителят има възможност за добавяне на елементи към новия индивидуален каталог.

5.6.2.3. Добавяне на елементи в индивидуален каталог

Добавянето на елементи към нов индивидуален каталог се извършва от страницата на каталога чрез избор на бутон „Добави“.

Отваря се модален прозорец "Допълнителна информация", съдържащ каталогово дърво ОТР на актуалния Глобален каталог в ЦАИС ЕОП, както и форма за търсене на елементи в него.

Потребителят има възможност за търсене на елементи в Глобален каталог чрез:

- навигация в самото каталогово дърво или

- въвеждане на ключова дума за код или наименование на елемент в полето за търсене.

Когато се извършва търсене по ключова дума, резултатите се визуализират като списък с възможност за преглед на код и наименование на елементите.

Всеки избран елемент от каталоговото дърво или от списъка с резултати от търсене може да бъде добавен като нов елемент към индивидуалния каталог чрез кликване върху бутон „Добави“.

След избор на бутон „Добави“ се отваря модален прозорец „Детайли“ за въвеждане на по-детайлна информация описваща избрания елемент:

· Код ОТР – код по Основен терминологичен речник (CPV код), който е предварително попълнен и не може да бъде редактиран от потребителя;

· Наименование ОТР – наименование на елемента съгласно Основният терминологичен речник, който е предварително попълнен и не може да бъде редактиран от потребителя;

· Допълнителен код ДТР – възможност за въвеждане на код чрез избор на елемент от каталоговото дърво на Допълнителен терминологичен речник. Възможно е добавяне на повече от един код за описание;

· Друг код – допълнителен код, описващ елемента;

· Име – възможност за въвеждане на наименование на елемента, различно от наименование по ОТР;

· Описание – възможност за въвеждане на по-детайлно описание за избрания елемент;

· Мярка – мярка за елемента (напр. брой, пакет, килограм, литър и др.);

· Количество – количество за елемента;

· Цена – единична цена за елемента;

· Документ – възможност за прикачване на файл към описанието на елемента чрез избор на бутон „Добави“.

При избор на бутон „Запази“ избраният елемент се добавя към съдържанието на индивидуалния каталог. Успешният запис се индикира за потребителя чрез ново съобщение в лентата за известия с потвърждение, че индивидуалният каталог е актуализиран успешно.

5.6.2.4. Добавяне на формули в индивидуален каталог

Добавянето на формули към индивидуален каталог се извършва от страницата на каталога, таб „Формули на каталога“, чрез избор на бутон „Добави формула“.

Отваря се модален прозорец "Добави формула", в който потребителят въвежда формулата, която желае да бъде запазена в каталога.

Формулите се съхраняват на ниво индивидуален каталог, т.е. отнасят се за целият каталог, като във всеки индивидуален каталог могат да бъдат добавени (записани) няколко формули.

Прилагането на формулите се извършва при експорта на индивидуалния каталог в MS Excel файл (виж. т. „Експорт на индивидуален каталог“ от настоящото ръководство).

5.6.2.5. Редакция на индивидуален каталог

Потребителят има възможност за редакция на съществуващ индивидуален каталог чрез избор на бутон „Редакция“ от активното меню на избран каталог в основната страница за работа с индивидуални каталози.

Забележка: Достъпни за редакция са само индивидуални каталози със статус „Активен“.

Отваря се страницата на избрания индивидуален каталог.

Потребителят има възможност за:

· добавяне на нови елементи към каталога (виж. „Добавяне на елементи в индивидуален каталог“);

· редакция на името на индивидуалния каталог - името на каталога се изписва в поле за редакция и може да бъде променяно чрез избор на бутон „Редакция“.

Приемането или отказа от редакция се извършват със съответните бутони разположени вляво от полето (✓ и Х).

· създаване на шаблонен каталог (виж. т. „Създаване на шаблонен каталог“);

· копиране на каталог (виж. т. „Копиране на индивидуален каталог“).

5.6.2.6. Редакция на елемент от индивидуален каталог

Когато избран индивидуален каталог е в режим на редакция (страницата на индивидуалния каталог е достъпена чрез избор на бутон „Редакция“ от активното меню в основната страница за работа с индивидуални каталози), потребителят има възможност за редакция на характеристиките на отделните елементи от каталога чрез избор на бутон „Редакция“ от активното меню в реда на избран елемент.

Отваря се модален прозорец "Детайли" с възможност за актуализация на детайлната информация за описание на елемента.

Забележка: полета „Код ОТР“ и „Наименование ОТР“ са служебни и са заключени за редакция от потребителя.

Потребителят записва направените промени по характеристиките на елемента от индивидуалния каталог след кликване върху бутон „Запази“. Успешният запис се индикира чрез визуализиране на съобщение в лентата за известия.

5.6.2.7. Редакция на формула от индивидуален каталог

Когато избран индивидуален каталог е в режим на редакция, потребителят има възможност за редакция на формула от каталога чрез избор на бутон „Редакция“ от активното меню в реда на избрана формула.

Отваря се модален прозорец "Редакция на формула" с възможност за актуализация на въведената в каталога формула.

Потребителят записва направените промени след кликване върху бутон „Запази“. Успешният запис се индикира чрез визуализиране на съобщение в лентата за известия.

5.6.2.8. Копиране на Индивидуален каталог

Копирането е създаване на идентично копие на съществуващ индивидуален каталог. Бутон „Копиране на каталог“ е достъпен от страницата на избран индивидуален каталог в режим на редакция (страницата на каталога е достъпена чрез избор на бутон „Редакция“ от активното меню в основната страница за работа с индивидуални каталози).

В поле „Име“ на отворения модален прозорец „Копиране на каталог“ е необходимо да бъде попълнено име за новия индивидуален каталог.

При избор на бутон „Създай“ се визуализира предупредително съобщение за копиране на индивидуален каталог, с възможност потребителят да потвърди или откаже копирането.

При потвърждаване на копирането, новият индивидуален каталог се съхранява в ЦАИС ЕОП със статус „Активен“. В лентата за известия се визуализира ново съобщение с потвърждение, че каталогът е копиран успешно.

Забележка: Копиране на избран индивидуален каталог може да бъде направено само, ако каталогът е със статус „Активен“.

5.6.2.9. Изтриване на индивидуален каталог

Потребителите със съответни права за управление на индивидуални каталози имат възможност за изтриване на индивидуален каталог. Бутон „Изтрий“ е достъпен от активното меню на избран каталог в основната страница за работа с индивидуални каталози.

Визуализира се предупредително съобщение за изтриване на индивидуален каталог с възможност потребителят да потвърди или откаже изтриването.

При потвърждаване на изтриването избраният индивидуален каталог е недостъпен за работа в ЦАИС ЕОП. В лентата за известия се визуализира ново съобщение с потвърждение, че каталогът е изтрит успешно.

5.6.2.10. Изтриване на елемент от индивидуален каталог

Потребителите със съответни права за управление на индивидуални каталози имат възможност за изтриване на елемент от индивидуален каталог. Бутон „Изтрий“ е достъпен от активното меню на избран елемент от индивидуален каталог.

Визуализира се предупредително съобщение за изтриване на избрания елемент с възможност потребителят да потвърди или откаже изтриването.

При потвърждаване на изтриването, избраният елемент се изтрива от съдържанието на индивидуалния каталог. В лентата за известия се визуализира ново съобщение с потвърждение, че елементът е изтрит успешно.

5.6.2.11. Изтриване на формула от индивидуален каталог

Потребителите със съответни права за управление на индивидуални каталози имат възможност за изтриване на формула от индивидуален каталог. Бутон „Изтрий“ е достъпен от активното меню на избрана формула от индивидуален каталог.

Визуализира се предупредително съобщение за изтриване на избрана формула с възможност потребителят да потвърди или откаже изтриването.

При потвърждаване на изтриването, формулата се изтрива от съдържанието на индивидуалния каталог. В лентата за известия се визуализира ново съобщение с потвърждение, че формулата е успешно изтрита.

5.6.2.12. Експорт на индивидуален каталог

Потребителите имат възможност за експорт на избран индивидуален каталог и неговото съдържание (елементи и детайлна информация за тях, както и формули към каталог). Бутон „Експорт“ е достъпен от активното меню на избран каталог в основната страница за работа с индивидуални каталози.

След приключване на експорта, индивидуалния каталог (елементи) автоматично се съхранява в нов MS Excel файл (.xlsx формат) със следното съдържание (колони):

· Код ОТР;

· Наименование ОТР;

· Име;

· Друг код;

· Описание;

· Допълнителен код ДТР;

· Мярка;

· Количество;

· Цена.

Забележка: Ако в индивидуалния каталог има записани формули, то при експорт на каталога, те се прилагат автоматично и се визуализират като отделна колона. Всяка формула представлява отделна колона в експортираната Ексел таблица.

5.7. Секция „Електронен магазин“

*Важно: Функционалностите, описани в Настройки на организацията, Отстъпки и Продукти по-долу, изискват достъп от потребители с права за Управление на продуктови каталози в електронния магазин.

Модул „Електронен магазин“ осигурява на регистрираните в ЦАИС ЕОП стопански субекти (доставчици) възможност за поддържане на електронни каталози с предлагани от тях стоки или услуги, както и възможност за обработка на поръчки за доставка, създадени от Възложителите.

Доставчиците са отговорни за поддържане на актуална информация в ЦАИС ЕОП относно предлаганите от тях продукти и услуги (допълване и изменение на артикулите), включително по отношение на информация за активен/неактивен артикул и цени.

Модулът е достъпен чрез кликване върху секция „Електронен магазин“ от основното меню в контекста на организацията.

При избор на секция „Електронен магазин“ се визуализират вторичните елементи за работа с модула - Настройки на организацията, Отстъпки, Продукти, Е-Магазин и Поръчки.

5.7.1. Настройки на организацията

*Важно: Посочените настройки на организацията е необходимо да бъдат въведени от потребителя при първоначално използване на модул „Електронен магазин“.

За пълно използване от доставчиците на функционалността на модул „Електронен магазин“, относно поддържане на електронни каталози с предлагани от тях стоки или услуги, е необходимо в системата да бъдат въведени следните детайли: информация за валута и адрес за електронна поща (e-mail).

Потребителят има възможност за въвеждане на тази информация, чрез избор на поделемент „Настройки на организацията“ и бутон „Актуализирай“ от страница „Настройки на организацията“. Отваря се допълнителен модален прозорец „Детайли“ със следното съдържание:

Поле Валута – всеки доставчик трябва да избере валута, чрез която ще предлага своите продукти. С помощта на падащо меню и бутон „Запази“, настройките се запазват еднократно.

Забележка: Избраната валута може да бъде актуализирана, но се отнася до всички продукти/услуги в поддържаните каталози.

При промяна на валута, в електронният магазин не се извършва преизчисление на стойността на продукта/услугата между различните валути.

Изглед на прозорец „Детайли“ – меню за избор на валута

Поле Адрес на електронна поща – на този адрес ще бъдат изпращани автоматични уведомления от системата в процеса по създаване и управление на поръчки чрез електронния магазин.

Изглед на страница „Настройки на организацията“

5.7.2. Отстъпки

При избор на поделемент „Отстъпки“, потребителят има достъп до основната страница за работа с отстъпки, които могат да бъдат присвоени към продукти/услуги в електронният магазин.

Изглед на страница „Отстъпки“

5.7.2.1. Преглед на отстъпки

5.7.2.1.1. Преглед на списък с отстъпки

При зареждане на страница „Отстъпки“, потребителят има възможност за преглед на списък със създадени от неговата организация отстъпки. За всяка отстъпка се предоставя следната информация:

Име – представя наименование на отстъпката;
Отстъпка – представя стойност/процент на отстъпката;
Начална дата – представя начална дата на действие на отстъпка (ако има зададена);
Крайна дата – представя крайна дата на действие на отстъпка (ако има зададена);
Използвана – представя информация за брой продукти, за които отстъпката е използвана.

5.7.2.1.2. Преглед на детайлна информация за отстъпка

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избрана отстъпка се отваря страница „Детайли за отстъпка“, в която може да бъде прегледана следната информация (на български и английски език):

Име – представя наименование на отстъпката;
Отстъпка – представя стойност/процент на отстъпката;
Начална дата – представя начална дата на действие на отстъпка (ако има зададена);
Крайна дата – представя крайна дата на действие на отстъпка (ако има зададена);

Изглед на списък с отстъпки – бутон за извикване на екшън меню към отстъпка

Изглед на списък с отстъпки – бутон „Преглед“

Изглед на страница „Детайли за отстъпка“

Избор на бутон „Назад“ от страница „Детайли за отстъпка“ връща потребителя в страница „Отстъпки -> Списък с отстъпки“.

5.7.2.2. Търсене на отстъпки

В основната страница за работа с отстъпки, потребителите имат възможност за търсене на създадени отстъпки, чрез въвеждане на ключова дума за търсене в наименованието на отстъпка и избор на бутон „Търси“ .

Резултатите от търсене, според въведения критерий, се визуализират в Списък с отстъпки, който може да бъде сортиран според всяка от колоните на таблицата.

Изглед на страница „Отстъпки“ – търсене на отстъпки

Приложеният критерий за търсене може да бъде премахнат чрез избор на бутон „Премахни“. Резултатите от търсене се обновяват автоматично и съдържат пълния списък със създадени от стопанския субект отстъпки.

Изглед на страница „Отстъпки“ – бутон „Премахни“

5.7.2.3. Създаване на отстъпка

Стопанските субекти имат възможност за създаване на отстъпки в системата, които да бъдат приложени към продукти/услуги в поддържаните от тях каталози в електронният магазин.

За създаване на отстъпка, потребителят е необходимо да избере бутон „Добави“ от основната страница за работа с отстъпки.

Изглед на страница „Отстъпки“ – бутон „Добави“

Отваря се нова страница „Детайли за отстъпка“, с възможност за въвеждане на следната информация (на български/английски език):

Име* – наименование на отстъпката;

Забележка: Задължително за попълване поле на български език. Ако не бъде въведено наименование на отстъпката на английски език, системата автоматично препопълва тази информация с пояснителен текст „Липсващ превод“/“Missing translation“.

Сума* – задължително попълване на стойност за отстъпката (в предварително дефинирана валута, виж „Настройки на организацията“);

Забележка: Чрез избор на опцията „Използвай процент“ има възможност за замяна на сума за отстъпката с процент. Съдържанието на формата „Детайли за отстъпка“ се променя и потребителят може да въведе стойност за процент на отстъпката.

Начална дата – поле за избор на начална дата за валидност на отстъпката;
Крайна дата – поле за избор на крайна дата за валидност на отстъпката.

След попълване на необходимите полета и натискане на бутон „Запази“, отстъпката е успешно създадена и добавена в списък с отстъпки на конкретния стопански субект.

Изглед на страница „Детайли за отстъпка“ – при използване на опция „Сума“

Изглед на страница „Детайли за отстъпка“ – при използване на опция „Процент“

5.7.2.4. Редакция на отстъпка

Създадените отстъпки могат да бъдат редактирани от стопанския субект, чрез избор на бутон „Редакция“ от страницата „Детайли за отстъпка“.

Редактируеми са всички елементи на отстъпката – име, сума/процент, начална дата, крайна дата на отстъпка. Промените се запазват след избор на бутон „Запази“.

Изглед на страница „Детайли за отстъпка“ – бутон „Редакция“

5.7.2.5. Добавяне на отстъпка към продукт

Потребителите имат възможност за добавяне на избрана отстъпка към продукт/продукти от каталозите, чрез избор на бутон „Задай към продукти“ от екшън менюто на отстъпката в списъка с отстъпки.

Визуализира се самостоятелен прозорец, съдържащ йерархична структура на всички създадени в системата категории, подкатегории и продукти. За улеснение на потребителите, в син цвят са маркирани категориите и подкатегориите, а в бял – продуктите, включени в съответната категория.

Изглед на йерархична структура на категории и продукти

Отстъпките могат да бъдат свързани единствено към продукти. Наличието на категории е с цел улеснение при избор на повече от един продукт - осигурява се възможност за избор на цялата категория, което ще маркира всички свързани с нея продукти и отстъпката ще бъде добавена към всички тях.

Забележка: Категориите и подкатегориите от йерархичния списък, в които няма добавени продукти, се маркират с пояснителен текст „Няма налични продукти“).

Продукти, които не са публикувани, също могат да бъдат свързани с отстъпки. След публикуването им, отстъпката ще бъде видима към конкретния продукт (виж Продукти).

*Важно: Ако цената на избран продукт е по-ниска от стойността на текущата отстъпка, продуктът ще бъде неактивен при опит да бъде свързан.

С натискане на бутон „Запази“, промените се запазват в системата и желаните елементи (продукт и отстъпка) са успешно свързани.

5.7.2.6. Изтриване на отстъпка

Всяка отстъпка може да бъде премахната от списъка с отстъпки на икономическия оператор, чрез избор на бутон „Изтрий“ от екшън менюто на избрана отстъпка.

След изтриване, отстъпката се „разкачва“ от всички свързани с нея продукти.

Изглед на страница „Отстъпки“ – бутон „Изтрий“

5.7.3. Продукти

5.7.3.1. Преглед на продукти

При избор на поделемент „Продукти“ от секция „Електронен магазин“, стопанския субект има достъп до основната страница за работа със създадени продукти от текущата организация, към която той принадлежи.

5.7.3.1.1. Преглед на списък с продукти

При зареждане на страница „Продукти“ се визуализира списък с продукти, като за всеки продукт се представя следната информация:

· Изображение на продукта;

· Име - наименование на продукта;

· Категория - категория към която продукта принадлежи;

· Цена - цена на продукта (без ДДС);

· Отстъпка - отстъпка за продукта;

· Единица за количество - мярка;

· Публикуван;

· За продажба.

За улеснение на потребителя и по-оптимална използваемост, статусите „Публикуван/Неактивен“ и „Изчерпан“ на продукти са цветово разграничени (легенда е представена под списъка с продукти).

Забележка: Статуси на продукти:

· Публикуван – продуктът е видим в Списък с продукти на стопански субект (поделемент „Продукти“ - > страница „Продукти“) и Списък с продукти на електронен магазин (поделемент „Е-магазин“ - > страница „Продукти“);

· Непубликуван – продуктът е видим в Списък с продукти на стопански субект (поделемент „Продукти“ - > страница „Продукти“);

· Активен – продуктът е активен, когато е „Публикуван“ и „За продажба“. Продуктът е видим в Списък с продукти на стопански субект (поделемент „Продукти“ - > страница „Продукти“) и Списък с продукти на електронен магазин (поделемент „Е-магазин“ - > страница „Продукти“);

· Неактивен – продуктът е неактивен, когато:

o не е „Публикуван“, но е „За продажба“;

o не е „За продажба“, но е „Публикуван“;

o не е „Публикуван“ и не е „За продажба“

Продуктът е видим в Списък с продукти на стопански субект (поделемент „Продукти“ - > страница „Продукти“);

· За продажба – продуктът е „За продажба“, когато:

o Не са зададени начална и крайна дата за валидност на продукта (виж добавяне/редакция на продукт);

o Зададена е начална дата за валидност на продукт – от началната дата до текущата дата;

o Зададена е крайна дата за валидност на продукт – от текущата дата до крайната дата

· Изчерпан – продуктът е видим в Списък с продукти на стопански субект (поделемент „Продукти“ - > страница „Продукти“) и Списък с продукти на електронен магазин (поделемент „Е-магазин“ - > страница „Продукти“)

5.7.3.1.2. Преглед на детайлна информация за продукт

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избран продукт се отваря страница „Детайли за продукт“, в която потребителят има възможност за преглед на следната по-детайлна информация за него (на български или английски език):

· Име – представя наименование на продукта;

· Описание - представя по-подробно описание на продукта;

· Изображение – представя изображение/я за продукта;

· Категория - представя категорията, към която принадлежи продукта;

· Уебсайт – представлява линк към сайт на доставчика;

· Атрибути - представя допълнителна информация за характеристиките на избран продукт. Наборът от атрибути може да бъде различен за отделните продукти. (Например: височина/ширина на продукт, цвят на продукт, тегло на продукт и др.);

· Производител - представя наименование на производителя на продукта;

· Код ОТР - представя CPV код и наименование на продукта;

· Етикети - представя етикети за продукта;

· Отстъпки - представя информация за приложена към продукта отстъпка (ако има такава);

· Публикуван – представя информация дали продуктът е публикуван или не;

· Изчерпан - представя информация дали продуктът е изчерпан или не;

· SKU - представя допълнителен каталожен номер (код) на продукта;

· Цена - представя информация за единичната цена на продукта, без ДДС, в съответната валута;

· Количество - представя единичното количество за продукта;

· Мярка - представя единичната мярка за продукта (за посоченото количество);

· Данъчна категория – представя приложената към продукта данъчна категория;

· % Данъчна ставка – представя приложената данъчна ставка към продукта;

· Начална дата – представя информация за начална дата, от която продуктът е активен;

· Крайна дата – представя информация за крайната дата, до която продуктът е активен.

Забележка: Ако не са приложени начална и крайна дати, продуктът е винаги активен.

5.7.3.2. Търсене на продукти

5.7.3.2.1. Избор на критерии за търсене на продукти

При избор на бутон „Търси“ от страница „Продукти“ се отваря допълнителен прозорец „Търсене“, в който потребителят има възможност да приложи различни критерии (филтри) за извличане на информация по отношение на създадени продукти, в поддържания от неговата организация каталог на електронният магазин:

Име на продукт – възможност за въвеждане на ключова дума за търсене в наименование на продукт;
Списък с производители – възможност за избор на наименование на производител от номенклатурен списък;
SKU – възможност за въвеждане на допълнителен каталожен номер за търсене на продукт;
Публикуван – възможност за избор на опция да/не/всички от падащо меню;
Категории – възможност за избор на категория/подкатегрория за търсене на продукт/и.

Възможно е прилагане на комбинация от различни критерии за търсене на продукти.

При прилагане на филтър/филтри, резултатите от търсене съдържат списък единствено с продукти, които отговарят на въведените от потребителят критерии.

Изглед на форма „Търсене“

Изглед на резултати от търсене с приложен критерий за търсене

5.7.3.2.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените от потребителят критерии за търсене на продукти в списъка с продукти, могат да бъдат променени чрез избор на:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

◦ при избор на бутона към всеки филтър - премахва се приложеният филтър от критериите за търсене на продукти. Резултатите от търсене се обновяват автоматично.

◦ при избор на бутона от лента „Филтри“ - автоматично се премахват всички приложени филтри за търсене на продукти. Резултатите от търсене представят всички създадени продукти.

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор, отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.

Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на продукти.

5.7.3.2.3. Преглед на приложени критерии за търсене

При прилагане от потребителят на филтър/филтри за търсене на продукти, информация за използваните филтри се визуализира в лента „Филтри“, разположена над списъка с резултати от търсене.

Представя се списък с използваните за конкретното търсене филтри, като за всеки филтър може да бъде прегледана информация относно наименование на филтър и въведен от потребителя критерий.

Изглед на лента „Филтри“

5.7.3.3. Добавяне на продукт

*Важно: Функционалностите, описани по-долу, изискват достъп от потребители с права за Управление на продуктови каталози.

Стопански субекти имат възможност да добавят продукти в поддържаните от тях каталози с продукти в електронния магазин, чрез използване на следните функционални възможности на модул „Електронен магазин“:

Добавяне на продукт чрез използване на екранна форма за въвеждане на детайли за продукта;
Добавяне на продукти чрез импорт от файл;
Добавяне на продукти от индивидуален каталог.

5.7.3.3.1. Добавяне на продукт чрез екранна форма

При избор на бутон „Добави“ от основната страница за работа с продукти на стопански субект се отваря нова страница „Детайли за продукт“, в която потребителят има възможност за въвеждане на необходимите параметри за описание на доставян от него продукт:

· Име – наименование на продукта (задължително поле);

· Описание – по-детайлно описание на продукта;

· Изображение – възможност за прикачване на снимки за продукт (формат: jpg, jpeg, bmp, gif, tiff, png);

· Категория – избор от йерархична структура на категория/подкатегория към която да се добави продукта (задължително поле);

· Уебсайт – възможност за въвеждане на адрес;

· Атрибути – възможност за добавяне на допълнителни характеристики към продукт, чрез избор на бутон „Добави атрибут“. Отваря се самостоятелен екранен прозорец, от където потребителят може да избере желан атрибут за описание на продукта:

o Атрибути – избор от падащо меню на предварително записани в системата атрибути за продукта (задължително поле):

Изглед на екран за избор на атрибут към продукт

o Опции – избор от падащо меню на предварително записани в системата опции към избран атрибут (задължително поле):

Изглед на екран за избор на опция към атрибут

Забележка: Атрибутите осигуряват възможност за въвеждане на повече детайли в описанието на продукта. Могат да бъдат добавени толкова атрибути, колкото потребителя желае за по-детайлното описание на поддържаният от него продукт в каталога. Добавените атрибути се визуализират като списък в поле „Атрибути“ на страница „Детайли за продукт“, като за всеки добавен атрибут се представя информация за наименование на атрибут и опция:

Изглед на поле „Атрибути“ в страница „Детайли за продукт“ – списък с атрибути за продукт

· Производител – избор от падащо меню на предварително записани в системата производители. Всеки артикул може да бъде свързан само с един Производител от списъка;

· Код ОТР – възможност за избор на CPV код чрез бутон „Търси“. Отваря се допълнителен прозорец „Избери CPV код“ в който потребителят има възможност за търсене и избор на код (задължително поле);

· Етикети – възможност за въвеждане на етикети за продукт;

· Отстъпка - избор от падащо меню на предварително въведени от стопанските субекти отстъпки (виж Отстъпки). Отстъпки, със стойност по-голяма от тази на продукта, са неактивни за избор;

· Публикуван – възможност за указване, дали продуктът да бъде публикуван или не в електронният магазин.

Забележка: Ако се постави отметка в поле „Публикуван“, продуктът ще бъде видим в списъка с продукти на електронния магазин (наличен за заявяване от възложителите). В противен случай, продуктът, след запис от страна на стопанския субект, ще бъде създаден и видим в поддържания от него каталог с продукти (виж Преглед на списък с продукти), но няма да е видим в списъка с продукти на електронния магазин.

· Изчерпан – полето може да бъде попълнено при създаване на продукта. Продуктът ще бъде видим в списъка с продукти на доставчика, в съответния статус;

· SKU - допълнителен каталожен номер (код) на продукта;

· Цена - единична цена на продукта, без ДДС, в съответната валута (задължително поле);

· Количество - единично количество за продукта (задължително поле);

· Мярка - единична мярка за продукта (за посоченото количество) (задължително поле);

· Данъчна категория – избор на данъчна категория, която да бъде приложена към продукта (задължително поле) (участва в определяне на Обща сума при създаване на поръчка от електронния магазин за доставка на стоки/услуги);

· % Данъчна ставка – избор на данъчна ставка, която да бъде приложена към продукта (задължително поле) (участва в определяне на Обща сума при създаване на поръчка от електронния магазин за доставка на стоки/услуги);

· Начална дата – възможност за въвеждане на начална дата, от която, след публикуване на продукта, той ще бъде активен в електронния магазин;

· Крайна дата – възможност за въвеждане на крайна дата, до която, след публикуване на продукта, той ще бъде активен в електронния магазин.

След попълване на необходимата информация, при натискане на бутон „Запази“, продуктът се създава и добавя в списъка с продукти, поддържани от стопанския субект. Потребителят е нотифициран от системата с автоматично съобщение за успешно създаване на продукт.

Ако потребителят е избрал опцията „Публикуван“, продуктът е наличен и в Електронния магазин и е видим за ползвателите му.

5.7.3.3.2. Добавяне на продукт чрез импорт от файл

Стопанските субекти имат възможност за добавяне на продукти в поддържаните от тях каталози на електронния магазин, чрез автоматично зареждане на продукти в системата от предварително подготвен структуриран файл.

При избор на бутон „Импортирай продукти“ от основната страница за работа с продукти на стопански субект

се отваря самостоятелен екранен прозорец, в който потребителят има следните възможности:

· Да избере категория/подкатегория към която да добави продукти (задължително поле).

Изглед на прозорец „Импортирай продукти“ – избор на категория

· Да избере валиден файл с продукти, чрез кликване върху бутон „Избери файл“ в поле „Прикачване на файлове“. Избраният файл автоматично ще бъде импортиран в избраната категория/подкатегория (задължително поле).

Изглед на прозорец „Импортирай продукти“ – избор на файл

След избор на бутон „Запази“, продуктите от избрания файл се импортират автоматично в избраната категория/подкатегория и се записват в системата, в списъка с продукти на стопанския субект. Потребителят е нотифициран със съобщение за успешно изпълнение на импорта в лентата за нотификации.

Забележка: Критериите за валидност на файл за автоматично добавяне (импорт) на продукти са следните:

· Формат - MS Excel .xlsx файлов формат;

· Структура:

o Sheet 1 със следните колони (в посочената последователност!):

§ Име:

ь Съдържа наименование на продукт

ь Въведеното име се запазва като български и английски превод в системата;

ь Задължителна за попълване;

ь Формат: текст.

§ Производител:

ь Съдържа наименование на производителят на продукта;

ь Необходимо е наименованието на производителя да съответства на списъка с производители, създаден в системата;

ь Формат: текст.

§ Код ОТР:

ь Съдържа CPV код на продукта;

ь Задължителна за попълване;

ь Формат: текст.

§ Публикуван:

ь Съдържа информация, дали продуктът трябва да е публикуван или не (въвежда се TRUE или FALSE) (TRUE е Да, FALSE е Не);

ь Задължителна за попълване;

ь Формат: текст.

§ Изчерпан:

ь Съдържа информация дали продуктът е изчерпан или не (въвежда се TRUE или FALSE) (TRUE е Да, FALSE е Не);

ь Задължителна за попълване;

ь Формат: текст.

§ Описание:

ь Съдържа текстово описание на продукта;

ь Формат: текст.

§ SKU:

ь Съдържа допълнителен каталожен номер на продукта;

ь Формат: текст.

§ Начална дата:

ь Съдържа начална дата за активност на продукта;

ь Формат: дд/мм/гггг;

§ Крайна дата:

ь Съдържа крайна дата за активност на продукта;

ь Формат: дд/мм/гггг;

§ Цена:

ь Съдържа единична цена на продукт, без ДДС;

ь Задължителна за попълване;

ь Формат: 0.00;

ь Валутата се определя от „Настройки на организацията“.

§ Количество:

ь Съдържа единично количество за продукта;

ь Задължителна за попълване;

ь Формат: Число.

§ Мярка:

ь Съдържа единична мярка за продукта (за посоченото количество);

ь Задължителна за попълване;

ь Формат – код ( виж. шаблон за импорт - ЕдинициЗаМярка);

§ Данъчна ставка:

ь Съдържа стойност на данъчна ставка, която да бъде приложена към продукта (пример: 20) Забележка: не се въвеждат други символи;

ь Задължителна за попълване;

ь Формат - Число.

§ Данъчна категория:

ь Съдържа наименование на данъчна категория, която да бъде приложена към продукта;

ь Задължителна за попълване;

ь Необходимо е наименованието на данъчната категория да съответства на списъка, създаден в системата (виж шаблон за импорт - ДанъчниКатегории);

ь Формат - текст.

§ Отстъпка:

ь Съдържа информация за наименование на отстъпка към продукт;

ь Необходимо е наименованието на отстъпката да съответства на списъка с отстъпки, създаден в системата;

ь Отстъпки със стойност по-голяма от тази на продукта не са валиден избор;

ь Формат - текст.

§ Атрибути:

ь Съдържа наименование на атрибути и опции за продукт;

ь Формат: име на атрибут/име на опция за атрибут;

ь Могат да бъдат добавени повече от един атрибути, разделени със запетая;

ь Не се допускат други символи, вкл. интервали, за отделяне на атрибутите:

o Пример за въведено описание на атрибути: Височина/12см.,Ширина/34см.

ь Необходимо е наименованието на атрибути и опции да съответства на списъка, създаден в системата;

ь Формат - текст.

§ Етикети:

ь Съдържа наименование на етикети за продукт;

ь Формат – <наименование на етикет>, <наименование на етикет>;

ь Не се допускат други символи, вкл. интервали, за отделяне на етикетите;

· В Sheet 1, след последния въведен продукт, не се допуска въвеждане на друг текст;

· За производители, отстъпки, атрибути и етикети се поддържат и български и английски език;

· Чрез избор на опцията „Свали шаблон за продукти“, потребителят има възможност за изтегляне на стандартизиран файл (шаблон) за описание на продуктите. Във файла, за улеснение, са добавени допълнителни sheets с пояснения за попълване – Инструкции, Примерно попълнени данни, ЕдинициЗаМярка, ДанъчниКатегории, Публикуван, Data.

*Важно: Системата извършва проверка на данните (структура и формат). В базата данни на ЦАИС ЕОП се записват единствено валидни данни.

5.7.3.3.3. Добавяне на продукт от индивидуален каталог

*Важно: Описаната по-долу функционалност изисква потребителят да има зададени права за Управление на индивидуални каталози в модул „Каталози“.

Стопанските субекти имат възможност за добавяне на продукти в каталозите на електронния магазин, чрез зареждане на предварително изготвен от тях индивидуален каталог в модул Каталози.

При избор на бутон „Добави от каталог“ (видим при зададени права в модул „Каталози“ за текущия потребител) от основната страница за работа с продукти на стопански субект се отваря самостоятелен екранен прозорец, в който потребителят има следните възможности:

· Избор на категория в която да бъдат добавени съдържащите се в индивидуалния каталог продукти (задължително поле);

· Избор на индивидуален каталог, чийто продукти ще бъдат добавени в избраната категория (задължително поле). Поставя се отметка към името на каталога.

След избор на бутон „Запази“, продуктите от избрания каталог се импортират автоматично в избраната категория и се записват в системата, в списъка с продукти на стопанския субект. Потребителят е нотифициран със съобщение за успешно изпълнение на импорта в лентата за нотификации.

Изглед на страница „Продукти“ – бутон „Добави от каталог“

Забележка: Могат да бъдат зареждани единствено „Активни“ индивидуални каталози.

За успешно добавяне на продукти от индивидуален каталог е необходимо при описанието на продукта в индивидуалният каталог, в детайли за продукт, да бъдат попълнени всички негови атрибути.

5.7.3.4. Редакция на продукт

При избор на бутон „Редакция“, от страница „Детайли за продукт“, потребителят има възможност да въведе промени по отношение на следните детайли за избран продукт:

· Име – наименование на продукта (задължително поле);

· Описание – по-детайлно описание на продукта;

· Изображение – възможност за прикачване на снимки за продукт (формат: jpg, jpeg, bmp, gif, tiff, png);

o Съществуваща снимка може да бъде премахната с избор на бутон „Х“

· Уебсайт – възможност за редакция на уебсайт адрес;

Изглед на екран за избор на атрибут към продукт

Изглед на екран за избор на опция към атрибут

o Съществуващ атрибут може да бъде премахнат с избор на бутон „Х“

Изглед на поле „Атрибути“ в страница „Детайли за продукт“ – списък с атрибути за продукт

· Производител – избор от падащо меню на предварително записани в системата производители. Всеки продукт може да бъде свързан само с един Производител от списъка;

· Етикети – възможност за редакция на въведени етикети за продукт;

· Публикуван – възможност за указване, дали продуктът да бъде публикуван или не в електронният магазин.

· Изчерпан – възможност за корекция в зависимост от това, дали продуктът е наличен или не;

· SKU - допълнителен каталожен номер (код) на продукта;

· Цена - единична цена на продукта, без ДДС, в съответната валута (задължително поле);

· Количество - единично количество за продукта (задължително поле);

· Мярка - единична мярка за продукта (за посоченото количество) (задължително поле);

След корекция на необходимата информация, при натискане на бутон „Запази“, продуктът се запазва в списъка с продукти, поддържани от стопанския субект. Потребителят е нотифициран от системата, с автоматично съобщение за успешна промяна в характеристиките на продукт.

5.7.3.5. Изтриване на продукт

Стопанските субекти имат възможност за изтриване на поддържани от тях продукти в електронния магазин, чрез избор на бутон „Изтрий“ от екшън менюто на избран продукт в списъка с продукти.

Изглед на страница „Продукти“ – бутон „Изтрий“

Всеки изтрит от Списъка с продукти артикул, автоматично се премахва и от Електронният магазин.

5.7.4. Е-Магазин

*Важно: Функционалностите, описани в настоящата точка, не изискват прилагане на права за достъп.

Ако към текущия потребител се приложат права за Използване на електронен магазин, той ще има роля на Възложител и съответно възможност за създаване на поръчки за доставка на стоки/услуги към други стопански субекти (за повече информация виж Ръководство на Възложителя).

При избор на поделемент „Е-магазин“, потребителят има достъп до основната страница за работа със съдържанието на електронния магазин.

5.7.4.1. Преглед на продукти

5.7.4.1.1. Преглед на списък с продукти

При зареждане на страница „Добавени продукти“, потребителят има възможност за преглед на пълен списък с публикувани от доставчиците продукти в електронния магазин. За всеки продукт се предоставя следната обща информация (визитка на продукта):

Изображение на продукта;
Наименование на продукта;
Информация за наличност (наличен/изчерпан);
Цена на продукта (без ДДС);
Информация за отстъпка (ако има приложена);
Единица за количество.

Изглед на визитка за продукт

Забележка: Във визитката на продукт, бутон „Добави в количка“ не е видим за продукти, добавени от организацията на текущия потребител.

5.7.4.1.2. Преглед на детайлна информация за продукт

При избор на бутон „Детайли“ от визитката на избран продукт се зарежда нова страница, в която потребителят има възможност за преглед на по-детайлна информация за него.

Детайлната информация за избран продукт е обособена в следните секции:

Детайли за продукта – предварително дефиниран набор от параметри за продукт:

◦ Категория – представя категорията, към която принадлежи продукта;

◦ Производител – представя наименованието на производителя на продукта;

◦ Доставчик – представя наименованието на стопанския субект (доставчик) на продукта;

◦ Код ОТР – представя CPV код и наименование на продукта;

◦ Описание – представя по-подробно описание на продукта;

◦ Уебсайт – представлява линк към уебсайт на доставчика;

◦ SKU – представя допълнителен каталожен номер (код) на продукта;

◦ Етикети – представя етикети за продукта;

◦ Количество – представя единичното количество за продукта;

◦ Мярка – представя единичната мярка за продукта (за посоченото количество);

◦ Отстъпки – представя информация за приложените към продукта отстъпки (ако има такива). Името на отстъпката е зачеркнато, ако тя не е активна;

◦ Цена – представя информация за единичната цена на продукта, без ДДС, в съответната валута. В случай, че за избраният продукт са приложени отстъпки, представя първоначалната цена и цената с отстъпка.

Атрибути – представя допълнителна информация за характеристиките на избран продукт. Наборът от атрибути може да бъде различен за отделните продукти.

Например:

◦ Височина/ширина на продукта;

◦ Цвят на продукта;

◦ Тегло на продукта;

◦ и др.

Изглед на страница с детайли за избран продукт

5.7.4.1.3. Преглед на списък с продукти за избран икономически оператор

При избор на наименование на доставчик от страницата с детайлна информация за избран продукт, потребителят има възможност за преглед на списък с всички публикувани в електронният магазин продукти, предоставяни от съответния доставчик.

Страница с детайли за продукт – наименование на доставчик

Страница с продукти от стопански субект

5.7.4.2. Търсене на продукти

5.7.4.2.1. Избор на критерии за търсене на продукти

При избор на бутон „Търси“ от страница „Добавени продукти“ се отваря допълнителен прозорец „Търсене“, в който потребителят има възможност да приложи различни критерии (филтри) за извличане на информация по отношение на публикувани продукти в електронния магазин:

Име на продукт – възможност за въвеждане на ключова дума за търсене в наименование на продукт;
Списък с производители – възможност за избор на наименование на производител от номенклатурен списък;
SKU – възможност за въвеждане на допълнителен каталожен номер за търсене на продукт. За намиране на продукт е необходимо е въвеждане на пълен номер.
Категории – възможност за избор на категория/подкатегрория за търсене на продукт/и.

Възможно е прилагане на комбинация от различни критерии за търсене на продукти.

Изглед на форма „Търсене“

Изглед на резултати от търсене

5.7.4.2.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените от потребителят критерии за търсене на продукти от електронния магазин, могат да бъдат променени чрез избор на:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

◦ при избор на бутона към всеки филтър - премахва се приложеният филтър от критериите за търсене на продукти в електронният магазин. Резултатите от търсене се обновяват автоматично.

◦ при избор на бутона от лента „Филтри“ - автоматично се премахват всички приложени филтри за търсене на продукти. Резултатите от търсене представят всички публикувани в електронният магазин продукти.

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор, отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.

Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на продукти.

5.7.4.2.3. Преглед на информация за приложени критерии

При прилагане от потребителят на филтър/филтри за търсене на публикувани в електронният магазин продукти, информация за използваните филтри се визуализира в лента „Филтри“, разположена над списъка с резултати от търсене.

Изглед на лента „Филтри“

5.7.4.3. Сравняване на продукти

Стопанските субекти, макар и в роля на Доставчик, имат възможност да сравняват своите продукти с подобни от други Доставчици.

5.7.4.3.1. Добавяне на продукт в списък за сравнение

Потребителите имат възможност да добавят избран от тях продукт от електронният магазин в списък за сравняване на продукти. Включването на продукт в списъка за сравнение се осъществява чрез избор на бутон „Сравни продукта“ от визитката на продукта.

Списък с продукти – бутон „Сравни продукти” при успешно добавяне на избран продукт в списъка за сравнение, потребителят е известен чрез визуализация на потвърдително съобщение:

Потребителят има възможност за добавяне на три продукта в списъка за сравняване. Системата визуализира предупредителни съобщения в следните случаи:

При надхвърляне на определения лимит за съдържание на продукти в списъка за сравнение.

При добавяне на продукт, който вече е наличен в списъка.

Забележка: Ако конкретен продукт от електронният магазин вече е добавен в списъка за сравнение, бутонът „Сравни продукта“ променя цвета си от черен в син.

5.7.4.3.2. Преглед на списък с продукти за сравнение

При избор на бутон „Сравнения“ от страница „Добавени продукти“, потребителите имат възможност за преглед на списък с продукти за сравнение.

Списък с продукти – бутон „Сравнения“

Отворената страница „Сравнения“, съдържа списък с добавени от потребителя продукти, като за всеки от тях се представя следната информация:

Основна информация за продукт – изображение, наименование, цена (без ДДС), единица за количество, наименование на производител;
Допълнителна информация за продукт – списък с допълнителни атрибути за продукта, представящи разширена информация за него.

*Важно: Наборът от атрибути за всеки продукт може да бъде различен. Определя се от параметрите, които доставчикът е въвел за описание на продукта.

Изглед на Списък на сравнените на продукти

При промяна на основна или допълнителна информация за продукт от страна на доставчика, поддържащ каталога с доставяни от него продукти, данните в списъка за сравнение се актуализират автоматично.

5.7.4.3.3. Премахване на продукт от списъка за сравнение

Всеки от продуктите в списъка може да бъде премахнат с помощта на „Х“ бутона от визитката на продукта.

5.7.5. Поръчки

*Важно: Функционалностите, описани в настоящата точка, изискват достъп от потребители с права за Управление на продуктови каталози в електронния магазин.

Модул „Електронен магазин“ осигурява функционални възможности на стопанските субекти за управление на изпратени към тях поръчки от възложителите за доставка на стоки или услуги.

В ролята им на доставчици, потребителите могат да търсят създадени поръчки, да редактират детайли от съдържанието им, да управляват поръчките, чрез промяна на техния статус.

Забележка: Стопанските субекти имат възможност да създават поръчки за доставка на стоки/услуги към други стопански субекти (доставчици). В този случай, стопанския субект изпълнява роля на Възложител.

За използване на функционалните възможности на модул „Електронен магазин“ в роля на Възложител, е необходимо, за конкретния потребител, да бъдат зададени права за Използване на електронния магазин.

За повече информация виж Ръководство на Възложителя.

5.7.5.1. Преглед на поръчки

5.7.5.1.1. Преглед на списък с поръчки

При избор на поделемент „Поръчки“ от секция „Електронен магазин“, стопанските субекти имат възможност за преглед на създадени към тях поръчки за доставка на стоки или услуги. Зарежда се основната страница „Поръчки“, предоставяща на потребителя достъп до списък с поръчки и следната информация за всяка от тях:

· Номер на поръчка – представя уникален номер на поръчката, автоматично генериран от системата;

· Статус на поръчката – представя информация за текущия статус поръчката;

· Сума на поръчката – представя информация за крайната стойност на поръчката в зависимост от статуса на поръчката (с ДДС, цена на доставка);

· Дата на създаване – представя датата на създаване на поръчката;

· Възложител – представя наименование на възложителя на поръчката (организация).

Изглед на страница „Поръчки“ – поръчки на стопански субект в роля Доставчик

Забележка: В случай, че стопанския субект изпълнява две роли, в страница „Поръчки“ той ще може да обработва поръчките както в ролята му на доставчик, така и в ролята му на възложител – съответно таб „Поръчки като доставчик“ и таб „Поръчки като възложител“.

Функционалните възможности, структурата и съдържанието на двата таба са идентични. Различна е възможността за управление статуса на поръчката в зависимост от ролята –като доставчик или възложител.

По-долу в настоящото ръководство са представени спецификите за роля „Доставчик“ (Особеностите за роля „Възложител“ са описани в Ръководство на Възложителя).

5.7.5.1.2. Преглед на детайлна информация за поръчка

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избрана поръчка се отваря страница „Детайли за поръчката“, в която потребителят има възможност за преглед на по-детайлна информация за нея, обособена в следните секции:

Секция Информация за фактура:

Представя се следната информация за възложителя на поръчката:

◦ Наименование на възложителя;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ ДДС номер;

◦ Код на държава;

◦ Наименование на населено място;

◦ Административен адрес;

◦ Пощенски код.

Изглед на секция „Информация за фактура“ от страница „Детайли за поръчка“

Секция Информация за доставка:

Представя се следната информация за доставка (от страна на възложителя):

◦ Наименование на лице за контакт;

◦ Телефонен номер за контакт;

◦ Адрес за доставка;

◦ Наименование на област;

◦ Наименование на населено място.

Изглед на секция „Информация за доставка“ от страница „Детайли за поръчка“

Забележка: Информацията за доставка не е задължително условие, за да бъде изпратено запитване за оферта към доставчик. Полетата могат да бъдат оставени непопълнени и в процеса на договаряне, да се въведе необходимата информация.

Секция Продукти:

В тази секция се представя списък с избраните от възложителя продукти/услуги, които той желае да бъдат доставени. За всеки продукт се представя информация по отношение на:

◦ Име на продукт;

◦ SKU номер;

◦ Цена на продукт/и (в случай, че за избраният продукт са приложени отстъпки, представя първоначалната цена и цената с отстъпка);

◦ Количество;

◦ Крайна цена на продукт/и

Изглед на секция „Продукти“ от страница „Детайли за поръчка“

Секция Подробности за офертата:

Представя се информация в следните подсекции:

◦ Данни за оферта – възможност за преглед на въведена информация от доставчика (след изпращане на оферта):

▪ Тип доставка;

▪ Дата на доставка;

▪ Начин на плащане;

▪ Цена на доставка.

◦ Подсекция Коментари – възможност за преглед на въведени коментари от страна на възложителя или доставчика по поръчката;

Забележка: След създаване/редакция на поръчка, за всеки въведен коментар се отбелязва информация за организация, потребител, дата и час на въвеждане. Системата съхранява история на направените коментари. При повече от един, видим е последният въведен коментар (останалите коментари могат да бъдат прегледани, чрез „разгъване“ на секцията.

◦ Подсекция Прикачени файлове – възможност за преглед на списък с прикачени файлове. Съдържанието на избран от потребителя файл може да бъде прегледано чрез кликване върху името на файла.

◦ Подсекция Обща сума по поръчката – възможност за преглед на разбивка на сумите по поръчката, според данъчната основа и ДДС, както и крайната цена за включените в поръчката продукти.

Изглед на списък с поръчки – бутон за извикване на екшън меню към поръчка

Изглед на списък с поръчки – бутон „Преглед“

Преглед на детайлна информация за поръчка може да бъде направен от потребителя във всеки един статус на поръчката.

5.7.5.2. Търсене на поръчки

5.7.5.2.1. Избор на критерии за търсене на поръчки

При избор на бутон „Търси“ от страница „Поръчки“ се отваря модален прозорец, в който потребителят има възможност за въвеждане на различни критерии за търсене на създадени поръчки.

Могат да бъдат използвани следните филтри за извличане на информация:

· Име на възложител – възможност за въвеждане на наименование на възложител;

· Статус на поръчката – възможен е избор от падащ списък на следните статуси:

◦ Поискана оферта – в резултатите от търсене се представят само поръчки, които са изпратени от възложителя към доставчика с искане за оферта;

◦ Изпратена оферта - в резултатите от търсене се представят само поръчки, които са изпратени от доставчика към възложителя с предоставена по поръчката оферта;

◦ Отхвърлена поръчка - в резултатите от търсене се представят само поръчки, които са отхвърлени от стопанския субект;

◦ Потвърдена поръчка - в резултатите от търсене се представят само поръчки, които са потвърдени от възложителя и са изпратени към доставчика за приемане на изпълнението;

◦ Приета поръчка - в резултатите от търсене се представят само поръчки, които са приети от стопанския субект за изпълнение;

◦ Отменена поръчка - в резултатите от търсене се представят само поръчки, които са отменени от страна на възложителя или стопанския субект;

◦ Изпратена поръчка - в резултатите от търсене се представят само поръчки, които са изпратени от стопанския субект към възложителя за потвърждаване на доставката;

◦ Потвърдена доставка - в резултатите от търсене се представят само поръчки, за които възложителят е потвърдил доставката;

◦ Неуспешна доставка - в резултатите от търсене се представят само поръчки, които са отбелязани от възложителя като неуспешна доставка.

· Номер на поръчката – възможност за въвеждане на уникален номер на поръчката.

· Начална/Крайна дата – потребителят има възможност за избор от календар на начална/крайна дата за търсене на поръчки (отчита се дата на създаване на поръчката).

◦ При въвеждане само на начална дата - в резултатите от търсене се представят само поръчки, чиято дата на създаване съвпада с въведената дата или е след нея.

◦ При въвеждане само на крайна дата – в резултатите от търсене се представят само поръчки, чиято дата на създаване съвпада с въведената дата или е преди нея;

◦ При въвеждане на начална и крайна дата – в резултатите от търсене се представят поръчки, чиято дата на създаване съвпада с въведените дати или е между тях.

Изглед на прозорец „Търсене“

Резултатите от търсене, според въведените критерии, се визуализират в Списък с поръчки, който може да бъде сортиран според всяка от колоните на таблицата.

Изглед на списък с поръчки с приложени критерии

5.7.5.2.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените от потребителя критерии за търсене на поръчки могат да бъдат променени чрез:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

◦ при избор на бутона към всеки филтър - премахва се приложеният филтър от критериите за търсене на поръчки. Резултатите от търсене се обновяват автоматично.

◦ При избор на бутона от лента „Филтри“ - автоматично се премахват всички приложени филтри за търсене. Резултатите от търсене представят всички създадени поръчки.

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор се отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.

Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на поръчки.

5.7.5.2.3. Преглед на информация за приложени критерии

При прилагане от потребителят на филтър/филтри за търсене на поръчки, информация за използваните филтри се визуализира в лента „Филтри“, разположена над списъка с резултати от търсене.

Представя се списък с използваните за конкретното търсене филтри, като за всеки филтър може да бъде прегледана информация относно наименование на приложен филтър и въведен от потребителя критерий.

Изглед на лента „Филтри“

5.7.5.3. Редакция на поръчки

Стопанските субекти имат възможност да редактират поръчки в следните статуси:

Поискана оферта;
Потвърдена поръчка;
Приета поръчка.

При избор на бутон „Редакция“, от екшън менюто на избрана поръчка, се отваря страница „Детайли за поръчката“, в която потребителят има възможност да въведе промени по отношение на следните детайли:

Данни за офертата - промяната е възможна единствено, ако поръчката е в статус „Поискана оферта“. Възможно е попълването на следната информация:

◦ Тип доставка;

◦ Дата на доставка;

◦ Начин на плащане;

◦ Цена на доставка.

Коментари – въвеждане на коментари е възможно във всички от посочените статуси на поръчката.

Забележка: За всеки въведен коментар се отбелязва информация за организация, потребител, дата и час на въвеждане. Системата съхранява история на направените коментари. При повече от един, видим е последният въведен коментар.

Прикачени файлове – прикачване на файл е възможно във всички от посочените статуси на поръчката.

Чрез избор на бутон „Прикачи файл“ може да бъде прикачен един файл (за сесия на редактиране) в един от следните формати - .jpg, .jpeg, .bmp, .gif, .tiff, .png, .pdf, .xlsx, .docx, .txt, .zip формати).

Забележка: Системата съхранява история на прикачените файлове. Ако към поръчка има прикачен файл/файлове, те се съхраняват като списък в секция „Прикачени файлове“ и потребителят има възможност да направи преглед на съдържанието им, чрез кликване върху името на избран от него файл.

Потребителят записва направените промени по детайлите на поръчката след кликване върху бутон „Запази“. Успешният запис се индикира чрез визуализиране на съобщение в лентата за известия.

*Важно: При редакция, статусът на поръчката не се променя.

Изглед на списък с поръчки – бутон „Редакция“

5.7.5.4. Управление на поръчки

След създаване на поръчка, управлението на хода на изпълнението й от страна на Доставчика се осъществява, чрез промяна на статуса на поръчката.

Всяка промяна на статус по поръчките се индикира чрез визуализиране на съобщение в лентата за известия.

*Важно: При всяка промяна в статуса на поръчка, системата изпраща автоматично известяване чрез имейл до възложителя и стопанския субект.

По-долу са представени статусите и възможните действия от страна на Доставчика, след създаване на поръчка.

5.7.5.4.1. Статус на поръчката „Поискана оферта“

Поръчката преминава в този статус, след създаване от Възложителя.

Възможните опции за промяна на статуса на поръчката от страна на Доставчика са:

Изпрати оферта – при избор на тази опция, поръчката, с включена информация за офертата, ще бъде изпратена към възложителя. Поръчката преминава в статус „Изпратена оферта“.
Откажи поръчка – при избор на тази опция, доставчикът отказва изпълнение на изпратената към него поръчка. Поръчката преминава в статус „Отхвърлена поръчка“.

Доставчикът има възможност за промяна на статуса на поръчката, чрез избор на съответния бутон от екшън менюто на избраната поръчка.

Изглед на списък с поръчки – бутони от екшън менюто за промяна на статус на поръчка

5.7.5.4.2. Статус на поръчката „Изпратена оферта“

Поръчката преминава в този статус, след изпращане на оферта от доставчика към възложителя по поръчка за заявени стоки/услуги.

Доставчикът няма възможни опции за промяна на статуса на поръчката.

5.7.5.4.3. Статус на поръчката „Отхвърлена поръчка“

Поръчката преминава в този статус след като стопанския субект отхвърли поисканата от Възложителя поръчка.

Доставчикът няма възможни опции за промяна на статуса на поръчката.

5.7.5.4.4. Статус на поръчката „Потвърдена поръчка“

Поръчката преминава в този статус след приемане от страна на Възложителя на условията по офертата на доставчика за изпълнение.

Възможните опции за промяна на статуса на поръчката от страна на Доставчика са:

Приеми поръчка – при избор на тази опция, Доставчикът приема изпълнението и поръчката преминава в статус „Приета поръчка“.
Отмени поръчка – при избор на тази опция, Доставчикът отменя изпълнението на поръчката и тя преминава в статус „Отменена поръчка“.

Изглед на списък с поръчки – бутони от екшън менюто за промяна на статус на поръчка

5.7.5.4.5. Статус на поръчката „Приета поръчка“

Поръчката преминава в този статус след като стопанския субект (доставчик) е потвърдил приемането на поръчката за доставка на стоки/услуги за изпълнение.

Възможните опции за промяна на статуса на поръчката от страна на Доставчика са:

Изпрати поръчка – при избор на тази опция, Доставчикът изпраща поръчката към възложителя за потвърждаване на доставката. Поръчката преминава в статус „Изпратена поръчка“.
Отмени поръчка – при избор на тази опция, Доставчикът отменя изпълнението на поръчката. Поръчката преминава в статус „Отменена поръчка“.

Изглед на списък с поръчки – бутони от екшън менюто за промяна на статус на поръчка

5.7.5.4.6. Статус на поръчка „Отменена поръчка“

Поръчката преминава в този статус след като Възложителят отмени искането си за доставка на стоки/услуги или стопанския субект отмени изпълнението на приета поръчка.

Доставчикът няма възможни опции за промяна на статуса на поръчката.

5.7.5.4.7. Статус на поръчка „Изпратена поръчка“

Поръчката преминава в този статус след като стопанския субект изпрати поръчката към възложителя за потвърждаване на доставката.

Доставчикът няма възможни опции за промяна на статуса на поръчката.

5.7.5.4.8. Статус на поръчка „Потвърдена доставка“

Поръчката преминава в този статус след като Възложителят потвърди доставката на поръчаните от него стоки/услуги.

Доставчикът няма възможни опции за промяна на статуса на поръчката.

5.7.5.4.9. Статус на поръчка „Неуспешна доставка“

Поръчката преминава в този статус след като Възложителят отбележи възможни нередности по изпълнението на доставката по поръчката.

Доставчикът няма възможни опции за промяна на статуса на поръчката.

5.7.5.5. Преглед на история за поръчки

Всяка промяна в статуса на създадена поръчка се записва в системата и потребителите имат възможност за преглед на история, чрез избор на бутон „Преглед на история“ от екшън менюто на избрана поръчка.

Прегледът на история е възможен във всеки статус на поръчката.

Представя се информация за:

Дата на промяна на статус на поръчката;
Наименование на статусът, в който поръчката е
Потребител извършил промяната
Наименование на организацията, към която потребителят принадлежи.

5.7.5.6. Създаване на фактура по поръчка

Към поръчка, която е в статус „Изпратена поръчка“ или „Потвърдена доставка“, потребителят може да създаде фактура, чрез избор на бутон „Създай фактура“ от екшън менюто на избраната поръчка.

Забележка: Фактури към поръчка могат да бъдат създавани само от стопански субект (доставчик) по поръчката.

Изглед на страница „Поръчки“ – списък с поръчки на доставчик

Зарежда се основната страница за въвеждане на информация за фактурата - страница „Създай фактура“, съдържаща в структуриран вид всички реквизити на създаваната фактура (виж. т. 5.10.2 Създаване на фактури):

o Данни за доставчик – информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на фактурата;

o Данни за получател - информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на фактурата и се извлича автоматично от избраната поръчка, към която се създава фактурата;

o Данни за фактура – в тази секция потребителят попълва всички задължителни реквизити на фактурата;

o Наименование на стоки/услуги – в тази секция се попълват всички задължителни реквизити за фактурираните стоки/услуги. Информацията се извлича автоматично от системата от детайлите на поръчката – отчита се информацията за всички поръчани стоки/услуги.

Забележка: Потребителят има възможност за добавяне на информация относно начислена цена за доставка към поръчката (ако е приложена такава), чрез избор на бутон „Добави“ (секция „Наименование на стоки/услуги“). Добавя се допълнителен ред за описание.

При запазване на създаваната фактура в ЦАИС ЕОП чрез бутон „Запази фактура“, тя се добавя в списъка с фактури създадени от организацията на стопанския субект „Фактури създадени от моята организация“ и автоматично получава статус „Неизпратена“ (за повече информация относно работата с фактури виж т. 5.10 Секция „Фактури“ от настоящото ръководство).

Забележка: Фактурите, които са създадени към поръчки от електронен магазин, нямат информация за Номер на фактура и Номер на договор.

5.8. Секция Заявки по договори

*Важно: Функционалностите, описани по-долу, изискват достъп от потребители с права за Управление на заявки и Търсене и преглед на заявки.

Потребителите с приложени права за Търсене и преглед на заявки могат да:

Преглеждат списък със създадени заявки;
Преглеждат детайлна информация за заявка;
Търсят заявки по различни критерии;
Преглеждат история на заявка;
Експортират създадени заявки.

Потребителите с приложени права за Управление на заявки могат да:

Редактират заявки;
Управляват заявки;
Преглеждат списък със създадени заявки;
Преглеждат детайлна информация за заявка;
Търсят заявки по различни критерии;
Преглеждат история на заявка;
Експортират създадени заявки.

Модул „Електронни заявки по договори“ осигурява на регистрираните в ЦАИС ЕОП Стопански субекти (доставчици) възможност за работа с електронни заявки по изпълнявани от тях договори за доставка на стоки или услуги. Потребителите имат възможност за обработка и управление на заявките.

Забележка: Модулът изпраща автоматични уведомления до стопанските субекти и възложителите при създаване на заявка, промяна в стауса на заявката.

Модулът е достъпен чрез кликване върху секция „Заявки“ от основното меню в контекста на организацията.

5.8.1. Преглед на заявки

5.8.1.1. Преглед на списък със създадени заявки

При избор на секция „Заявки“ от основното меню, стопанските субекти имат възможност за преглед на изпратени към тях заявки от възложителите за доставка на стоки или услуги. Зарежда се основната страница „Заявки“, предоставяща на потребителя достъп до списък със създадени заявки и следната информация за всяка от тях:

· Номер на заявка – представя уникален номер на заявката, автоматично генериран от системата;

· Име на възложител – представя наименование на възложителя, изпратил заявката;

· Статус на заявката – представя информация за текущия статус заявката;

· Обща сума по заявката – представя информация за крайната стойност на заявката (без ДДС);

· Дата на създаване – представя датата на създаване на заявката;

· Номер на договор – представя информация за номера на договора, по който е създадена заявката. При посочване с мишката на номера на договора се визуализира информация за предмета му.

Изглед на страница „Заявки“ – заявки като стопански субект

5.8.1.2. Преглед на детайлна информация за заявка

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избрана заявка се отваря страница „Детайли за заявката“, в която потребителят има възможност за преглед на по-детайлна информация за нея, обособена в следните секции:

Номер на заявка;
Номер на договор;
Секция Дата на приключване на договор;
Секция Детайли за доставчик;
Секция Детайли за възложител;
Секция Допълнителна информация;
Секция Описание на стоките и услугите, коментари, нередности и документи.

Забележка:

· За всеки въведен коментар се отбелязва информация за организация, потребител и дата на въвеждане. Системата съхранява история на направените коментари. При повече от един, видим е последният въведен коментар (останалите коментари могат да бъдат прегледани, чрез избор на „Покажи предишни коментари“).

· Системата съхранява история на прикачените файлове (с описание на включените в заявката стоки/услуги). Ако към заявка има прикачен файл/файлове, те се съхраняват като списък в секция „Прикачени файлове“ и потребителят има възможност да направи преглед на съдържанието им, чрез кликване върху името на избран от него файл.

· При наличие на заявка по договор с електронен каталог, към секция „Допълнителна информация“ е видим и списък със заявените стоки/услуги от каталога (подсекция „Електронен каталог“.

Изглед на списък със заявки – бутон „Преглед“

Преглед на детайлна информация за заявка може да бъде направен от потребителя във всеки един статус на заявката.

5.8.2. Търсене на заявки

5.8.2.1. Избор на критерии за търсене на заявки

При избор на бутон „Търси“ от страница „Заявки“ се отваря модален прозорец, в който потребителят има възможност за въвеждане на различни критерии за търсене на създадени заявки. Възможно е и комбинирано използване на филтрите.

Могат да бъдат използвани следните филтри за извличане на информация:

· Име на възложител – възможност за въвеждане на наименование на възложител на заявката;

· Номер на договор – възможност за въвеждане на номер на договора, по който е създадена заявката;

· Статус на заявка – възможен е избор от падащ списък на следните статуси:

◦ Създадена заявка – в резултатите от търсене се представят само заявки, които са изпратени от възложителя към доставчика с искане за приемане на заявката;

◦ Върната заявка – в резултатите от търсене се представят само заявки, които са върнати от стопанския субект;

◦ Приета заявка - в резултатите от търсене се представят само заявки, които са приети от стопанския субект за изпълнение;

◦ Поискана информация – в резултатите от търсене се представят само заявки, за които възложителят е поискал допълнителна информация по заявката от стопанският субект.

◦ Заявка за отмяна – в резултатите се представят само заявки, за които стопанският субект е поискал от възложителя да бъдат отменени;

◦ Отменена заявка - в резултатите от търсене се представят само заявки, които са отменени от страна на възложителя;

◦ Изпратена заявка - в резултатите от търсене се представят само заявки, които са изпратени от стопанския субект към възложителя за потвърждаване на доставката;

◦ Потвърдена доставка - в резултатите от търсене се представят само заявки, за които възложителят е потвърдил доставката;

◦ Неуспешна доставка - в резултатите от търсене се представят само заявки, които са отбелязани от възложителя като неуспешна доставка.

◦ Намерена нередност – в резултатите от търсене се представят само заявки, за които възложителят е отбелязал намерена нередност.

· Номер на заявка – възможност за въвеждане на уникален номер на заявката (създаден от системата).

· Начална/Крайна дата – потребителят има възможност за избор от календар на начална/крайна дата за търсене на създадени заявки (отчита се дата на създаване на заявката).

◦ При въвеждане само на начална дата - в резултатите от търсене се представят само заявки, чиято дата на създаване съвпада с въведената дата или е след нея.

◦ При въвеждане само на крайна дата – в резултатите от търсене се представят само заявки, чиято дата на създаване съвпада с въведената дата или е преди нея;

◦ При въвеждане на начална и крайна дата – в резултатите от търсене се представят заявки, чиято дата на създаване съвпада с въведените дати или е между тях.

Изглед на прозорец „Търсене“

Резултатите от търсене, според въведените критерии, се визуализират в Списък със заявки.

Изглед на списък със заявки с приложени критерии за търсене

5.8.2.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените критерии за търсене на заявки могат да бъдат променени чрез:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

◦ при избор на бутона към всеки филтър - премахва се приложеният филтър от критериите за търсене на заявки. Резултатите от търсене се обновяват автоматично.

◦ При избор на бутона от лента „Филтри“ - автоматично се премахват всички приложени филтри за търсене. Резултатите от търсене представят всички създадени заявки.

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор се отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.

Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на заявки.

5.8.2.3. Преглед на информация за приложени критерии за търсене.

При прилагане от потребителят на филтър/филтри за търсене на заявки, информация за използваните филтри се визуализира в лента „Филтри“, разположена над списъка с резултати от търсене.

Изглед на лента „Филтри“

5.8.3. Редакция на заявка

Стопанските субекти имат възможност за редакция на заявки в следните статуси:

Създадена заявка;
Поискана информация;
Приета заявка;
Намерена нередност..

При избор на бутон „Редакция“, от екшън менюто на избрана заявка, се отваря страница „Детайли за заявката“, в която потребителят има възможност да въведе промени по отношение на следните детайли:

Секция „Прикачени файлове и коментари“:

◦ Коментари – въвеждане на коментари е възможно във всички от посочените статуси на заявката.

Забележка: За всеки въведен коментар се отбелязва информация за организация, потребител и дата на въвеждане. Системата съхранява история на направените коментари. При повече от един, видим е последният въведен коментар (останалите коментари могат да бъдат прегледани, чрез избор на „Покажи предишни коментари“).

◦ Прикачени файлове – прикачване на файл е възможно във всички от посочените статуси на заявката.

Чрез избор на бутон „Изтрий“ , потребителят има възможност за изтриване на прикачен файл (от текущата сесия на редакция).

Забележка: Системата съхранява история на прикачените файлове. Ако към заявка има прикачен файл/файлове, те се съхраняват като списък в секция „Прикачени файлове“ и потребителят има възможност да направи преглед на съдържанието им, чрез кликване върху името на избран от него файл.

Потребителят записва направените промени по детайлите на заявката след кликване върху бутон „Запази“. Успешният запис се индикира чрез визуализиране на съобщение в лентата за известия.

*Важно: При редакция, текущият статус на заявката не се променя.

Изглед на списък със заявки – бутон „Редакция“

5.8.4. Управление на заявки

След създаване на заявка, управлението на хода на изпълнението й от страна на стопанския субект се осъществява, чрез промяна на статуса на заявката.

За промяна на статус на заявка, потребителят избира съответната опция от екшън менюто на заявката. Всяка промяна на статус по заявките се индикира чрез визуализиране на съобщение в лентата за известия.

*Важно: При всяка промяна в статуса на заявка, системата изпраща автоматично известяване чрез имейл до възложителя и стопанския субект (до контактното лице на организацията или до физическото лице).

По-долу са представени статусите и възможните действия от страна на стопанския субект, след създаване на заявка (заявката е в статус „Създадена заявка“).

5.8.4.1.1. Статус на заявката „Създадена заявка“

Заявката преминава в този статус след създаването й от възложителя.

Възможните опции от страна на стопанския субект са:

Приеми заявка – при избор на тази опция, стопанският субект приема заявката за изпълнение. Заявката преминава в статус „Приета заявка“.
Върни заявка – при избор на тази опция стопанският субект отказва изпълнение на заявката, като причините могат да бъдат посочени от него в секция Коментари. Заявката преминава в статус „Върната заявка“.

5.8.4.1.2. Статус на заявката „Върната заявка“

Заявката преминава в този статус, след като стопанския субект отхвърли поисканата от Възложителя заявка.

Доставчикът няма възможни опции за промяна на статуса на заявката.

5.8.4.1.3. Статус на заявката „Поискана информация“

Заявката преминава в този статус, след като Възложителят изпрати повторно запитване към стопанския субект по параметрите на заявката.

Възможните опции от страна на стопанския субект за промяна на статуса на заявката са следните:

Приеми заявка – при избор на тази опция, стопанският субект приема заявката за изпълнение. Заявката преминава в статус „Приета заявка“.
Върни заявка – при избор на тази опция стопанският субект отказва изпълнение на заявката, като причините могат да бъдат посочени от него в секция Коментари. Заявката преминава в статус „Върната заявка“.

5.8.4.1.4. Статус на заявката „Приета заявка“

Заявката преминава в този статус след като стопанският субект (доставчик) е потвърдил приемането на заявката за доставка на стоки/услуги за изпълнение.

Възможните опции за промяна на статуса на заявката от страна на стопанският субект са:

Поискай отмяна – при избор на тази опция, доставчикът иска от възложителя отмяна на изпълнението на заявката. Причините могат да бъдат описани в коментарите към заявката. Заявката преминава в статус „Заявка за отмяна“.
Изпрати заявка – при избор на тази опция, доставчикът изпраща заявката към възложителя за приемане и потвърждение. Заявката преминава в статус „Изпратена заявка“.

5.8.4.1.5. Статус на заявка „Отменена заявка“

Заявката преминава в този статус след като Възложителят отмени искането си за доставка на стоки/услуги или удовлетвори искане на стопански субект за отмяна на приета от него заявка за изпълнение.

Стопанският субект няма възможни опции за промяна на статуса на заявката.

5.8.4.1.6. Статус на заявка „Заявка за отмяна“

Заявката преминава в този статус, след като стопанският субект е поискал отмяна на изпълнението й. Стопанският субект може да опише причините в коментарите към заявката.

Стопанският субект няма възможни опции за промяна на статуса на заявката.

5.8.4.1.7. Статус на заявка „Изпратена заявка“

Заявката преминава в този статус след като стопанският субект изпрати заявката към възложителя за потвърждаване на доставката.

Стопанският субект няма възможни опции за промяна на статуса на заявката.

5.8.4.1.8. Статус на заявка „Намерена нередност“

Заявката преминава в този статус, след като Възложителят отбележи възможни нередности по изпълнението на доставката по заявката (неизпълнение, ненавременно изпълнение и лошо изпълнение на заявката и договора).

Възможните опции за промяна на статуса на заявката от страна на стопанският субект са:

Изпрати заявка – при избор на тази опция, доставчикът изпраща заявката към възложителя за приемане и потвърждение. Доставчикът може да въведе допълнителни коментари или прикачени файлове. Заявката преминава в статус „Изпратена заявка“.

5.8.4.1.9. Статус на заявка „Потвърдена доставка“

Заявката преминава в този статус след като Възложителят потвърди доставката на поръчаните от него стоки/услуги.

Стопанският субект няма възможни опции за промяна на статуса на заявката.

5.8.4.1.10. Статус на заявка „Неуспешна доставка“

Заявката преминава в този статус след като Възложителят отбележи неуспешна доставка по заявката.

Стопанският субект няма възможни опции за промяна на статуса на заявката.

5.8.5. Преглед на история за заявка

Всяка промяна в статуса на създадена заявка се записва в системата и потребителите имат възможност за преглед на история, чрез избор на бутон „Преглед на история“ от екшън менюто на избрана заявка.

Прегледът на история е възможен във всеки статус на заявката.

Представя се информация за:

Дата на промяна на статус на заявката;
Наименование на статусът, в който е заявката;
Потребител извършил промяната;
Наименование на организацията, към която потребителят принадлежи.

5.8.6. Експорт на заявки

Потребителите имат възможност за експорт на списъка със заявки чрез избор на бутон „Експорт“ от основната страница за работа със заявки.

След приключване на експорта, информацията се съхранява в нов MS Excel файл (.xlsx формат) със следното съдържание (колони):

· Номер на заявка;

· Наименование на възложител;

· Статус на заявката;

· Обща сума по заявката;

· Дата на създаване;

· Номер на договор, по който е създадена заявката;

· Предмет на договор, по който е създадена заявката.

5.8.7. Създаване на фактура по заявка

Към заявка, която е в статус „Приета заявка“, потребителят може да създаде фактура, чрез избор на бутон „Създай фактура“ от екшън менюто на избраната заявка.

Забележка: Фактури към заявка могат да бъдат създавани само от стопански субект (доставчик) по заявката.

o Данни за доставчик – информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на фактурата;

o Данни за получател - информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на фактурата и се извлича автоматично от избраната заявка, към която се създава фактурата;

o Данни за фактура – в тази секция потребителят попълва всички задължителни реквизити на фактурата;

o Наименование на стоки/услуги – в тази секция се попълват всички задължителни реквизити за фактурираните стоки/услуги.

*Важно: Ако заявката е създадена към договор с наличие на електронен каталог (стоките/услугите в заявката са добавени от електронен каталог), те се визуализират автоматично във фактурата!

При запазване на създаваната фактура в ЦАИС ЕОП чрез бутон „Запази фактура“, тя се добавя в списъка с фактури създадени от организацията на стопанския субект „Фактури създадени от моята организация“ и автоматично получава статус „Неизпратена“ (за повече информация относно работата с фактури виж т. 5.10 Секция „Фактури“ от настоящото ръководство).

5.9. Секция „Справки и отчети“

Секцията е достъпна чрез кликване върху елемент „Справки и отчети“ от основното меню. Съдържанието на секцията е организирано в следните подсекции, осигуряващи специализирани функционални възможности за потребителите на ЦАИС ЕОП:

· Търсене;

· Бюлетин;

· Статистики;

· Шаблони.

5.9.1. Търсене (филтриране) на информация

В тази подсекция потребителите имат възможност за извършване на различни видове търсения в информационната база данни на ЦАИС ЕОП по въведени от тях критерии или комбинация от тях и преглед на резултатите в табличен (списъчен) вид. Чрез избор на поделемент „Търсене“ от секция „Справки и отчети“ се визуализира основната страница за извършване на търсения в ЦАИС ЕОП, в която потребителите имат възможност за избор на вид търсене от съдържанието на страницата:

· Търсене;

· Възложители;

· Стопански субекти;

· Публикувани поръчки;

· Публикувани договори;

· Външни експерти;

· Методически указания;

· Разширено търсене:

o Обществени поръчки;

o Обявления и решения;

o Договори.

5.9.1.1. Търсене

Бързо търсене на съдържание по най-често използвани критерии е достъпно от потребителя чрез кликване върху таб „Търсене“ от основната страница за извършване на търсения (по подразбиране е избран при зареждане на страницата).

Осигурена е възможност за въвеждане на ключови думи за следните входни параметри (филтри):

· Предмет на поръчката – ключова дума от предмета на поръчката (мин. 3 символа);

· Наименование на възложителя – ключова дума от наименование на възложител (мин. 3 символа);

· Уникален номер на поръчката – въвеждане на пълен или част от уникалния номер на поръчката, както следва:

o Партиден номер – партиден номер на възложител;

o Година на откриване – година на откриване на поръчката (валиден формат е само година започваща с 2ХХХ);

o Пореден номер – номер на поръчката.

Забележка: Допълнителна информация относно възможностите за търсене, чрез въвеждане на ключови думи (валидни и при другите видове търсения):

· не се прави разлика между главни и малки букви;

· при търсене по една дума без кавички (напр. доставка) – представят се всички резултати, в които присъства думата, като тя е оцветена/маркирана (в жълто);

· при търсене по две и повече думи – представят се всички резултати, в които присъстват търсените думи, включително ако са част от думи (например „материал“ се съдържа в думата „материалИ“). Резултатите са оцветени в жълто при точно съвпадение на фразата;

· при търсене чрез кавички (например "териториална дирекция" в наименование на възложителя) – представя всички резултати, съдържащи фразата, включително и тези, в които тя е част от името на възложителя (например „пътна инфраструктура“ ще даде и резултат „железоПЪТНА ИНФРАСТРУКТУРА“). Кавичките гарантират, че минимума в резултатите ще е точната фраза, а не всяка дума от нея. Резултатите не са оцветени в жълто за съвпаденията.

Намерените резултати от филтриране на информацията се представят в табличен формат. Подредени са по дата на публикуване – най-новите, най-отгоре в списъка. Осигурява се възможност за преглед на информация, както следва:

· Уникален номер на поръчката – уникален номер на обществената поръчка и линк към детайлна информация за преписката;

· Наименование на възложителя – наименование на възложителя на обществената поръчка;

· Прогнозна стойност – прогнозна стойност на обществената поръчка;

· Срок за получаване на оферти или заявления за участие – информация за дата (дд/мм/гггг) и час (hh:mm);

· Брой получени оферти – брой получени оферти за поръчка в ЦАИС ЕОП;

· Особености – иконка/и (графичен елемент) с алтернативен текст (tooltip), в случай че поръчката е запазена, зелена, финансирана по европейски програми, в областта на отбраната и сигурността и др.;

· Дата на публикуване – дата на публикуване на поръчката в ЦАИС ЕОП;

· Предмет на ОП – предмет на обществената поръчка;

· Обект – обект на обществената поръчка;

· Процедура – вид на процедурата за обществената поръчка;

· Брой обособени позиции – брой обособени позиции за поръчка.

5.9.1.2. Възложители

Потребителят има възможност за търсене на информация за възложители, чрез прилагане на филтри по отношение на:

· Тип възложител – възможност за избор на тип възложител (напр. публичен, секторен, или всички);

· Вид на възлагащия орган – възможност за избор на вид възлагащ орган;

· Наименование на възложителя – възможност за въвеждане на ключова дума за търсене в наименование на възложител;

· Партида на възложител – възможност за въвеждане на партиден номер на организацията на възложителя. Партиден номер на възложител представлява пореден номер на вписване на възложителя в ЦАИС ЕОП;

· Статус – възможност за избор на статус на възложител;

· Основна дейност – възможност за избор на основна дейност за възложител;

· Централи и поделения – възможност за избор на самостоятелни възложители, само централи, само поделения или всички;

· Седалище - възможност за избор на седалище на възложителя (напр. в БГ, ЕС, извън ЕС или всички);

· NUTS код – възможност за избор на NUTS код на възложител;

· ЕИК/БУЛСТАТ – възможност за въвеждане на ЕИК/БУЛСТАТ код на възложител;

· Код по ЕБК – възможност за въвеждане на код на възложител по Единна бюджетна класификация (16-разряден).

Страницата за въвеждане на различни критерии за търсене на възложители е достъпна чрез избор на таб „Възложители“ от основната страница за извършване на търсения.

Резултатите от формираната заявка за търсене на възложители по различни критерии се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация за:

· Партида на възложител – партиден номер на възложител;

· Наименование на възложителя – представя наименованието на възложителя и линк към по-детайлна информация за възложителя (визитка на възложителя);

· Град – представя информация за седалище на възложителя;

· Поръчки – представя общ брой процедури на възложителя и линк към таблица със следната структура:

o Уникален номер на поръчката – представя уникален номер на поръчката и линк към детайлна информация за нея;

o Предмет на ОП - представя предмета на обществената поръчка;

o Начин на възлагане / пазарни консултации – представя информация за вида на процедурата за обществената поръчка;

o Обект на поръчката – представя информация за обекта на обществената поръчка;

o Европейско финансиране – представя информация дали обществената поръчка е със или без европейско финансиране;

o Прогнозна стойност – представя информация за прогнозната стойност на обществената поръчка;

o Валута – представя информация за валутата на обществената поръчка.

· Договори – представя информация за общия брой сключени договори на възложителя и линк към таблица със следната структура:

o Дата на публикуване – представя дата на публикуване на обявлението за възложена поръчка;

o Номер на договор – представя номер на договор за обществената поръчка;

o Дата на сключване на договор – дата на сключване на договор за обществената поръчка;

o Предмет на договора – представя предмет на договора за обществената поръчка;

o Обект на поръчката – представя обекта на обществената поръчка;

o Уникален номер на поръчката – представя номер на обществената поръчка, по която е сключен договорът и линк, водещ към детайлна информация за преписката;

o Изпълнител на договор – представя наименование на изпълнителя на договора за обществената поръчка;

o Стойност на договор при сключване – представя стойността, посочена в договора за обществената поръчка, без ДДС;

o Валута – представя валута на обществената поръчка.

Забележка: В случай на договор, който е възложен на група икономически оператори, договорът се брои като един в списъка с договори на възложителя и се маркира в жълт цвят.

· Предварителни обявления – представя информация за броя на публикуваните предварителни обявления от възложител;

· Публикувани обяви – представя информация за броя на публикуваните обяви от възложител.

5.9.1.3. Стопански субекти

Потребителят има възможност за търсене на информация за стопански субекти чрез прилагане на следните филтри:

· Наименование на стопански субект – възможност за въвеждане на ключова дума за търсене в наименование на стопански субект;

· ЕИК/БУЛСТАТ – възможност за въвеждане на ЕИК/БУЛСТАТ код за стопански субект;

· Седалище – възможност за избор на място на регистрация на стопанския субект по:

o БГ/ЕС/Извън ЕС;

o NUTS код;

o или комбинация.

· Роля на стопанския субект – възможност за избор на стопански субект в зависимост от това дали е кандидат, участник, изпълнител по обществена поръчка или всички регистрирани стопански субекти;

· Тип – възможност за избор на тип стопански субект (напр. юридическо лице, физическо лице, обединение);

· Специализираност (по чл.12 от ЗОП) – възможност за филтриране на стопанските субекти по чл. 12 от ЗОП;

· Защитени предприятия – възможност за филтриране на стопанските субекти по чл. 12 от ЗОП;

· Малко или средно предприятие – възможност за филтриране на стопанските субекти в зависимост от това дали са МСП;

· Период – възможност за въвеждане на начална и/или крайна дата (от/до) за търсене на стопански субекти, подали оферти или заявления за участие.

Страницата за въвеждане на различни критерии за търсене на стопански субекти е достъпна чрез избор на таб „Стопански субекти“ от основната страница за извършване на търсения.

Резултатите от формираната заявка за търсене на стопански субекти по различни критерии се визуализират в страницата след избор на бутон „Търси“. Намерените резултати, отговарящи на въведените критерии, се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация за:

· ЕИК/БУЛСТАТ – представя информация за код по ЕИК/БУЛСТАТ на стопанския субект;

· Наименование на стопански субект – представя наименованието на стопанският субект и линк към подробна информация за него (визитка на стопански субект);

· Брой поръчки, в които СС е участвал – представя общ брой процедури, в които стопанският субект е участвал. Представя и линк към уникалният номер на поръчките;

Забележка: В случай че, стопански субект подава заявления/оферти от името на друг стопански субект, поръчките в „Брой поръчки, в които СС е участвал“ се отчитат на този стопански субект, от чието име е подавано заявлението/офертата.

· Договори – представя информация за общия брой договори за изпълнител (за стопански субект е празно). Представя и линк към таблица със следната структура:

o Дата на публикуване – представя информация за дата на публикуване на обявлението за възложена поръчка;

o Номер на договор – представя информация за номер на договор по обществената поръчка;

o Дата на сключване на договора – представя информация за дата на сключване на договора по обществената поръчка;

o Предмет на договора – представя информация за предмет на договор по обществената поръчка;

o Обект на поръчката – представя информация за обекта на обществената поръчка;

o Уникален номер на поръчката – представя номер на обществената поръчка, по която е сключен договорът. Представя и линк, водещ към детайлна информация за преписката;

o Възложител – представя информация за наименование на възложителя на обществената поръчка;

o Стойност на договор при сключване – представя информация за стойността, посочена в договора, без ДДС;

o Валута – представя информация за валутата по договора.

· Възложени ОП – представя информация за общия брой поръчки, по които стопанският субект е изпълнител. Представлява и линк към таблица със следната структура:

o Уникален номер на поръчката – представя информация за уникален номер на обществената поръчка и линк към детайлната информация за поръчката;

o Предмет на ОП – представя информация за предмета на обществената поръчка;

o Обект на ОП – представя информация за обекта на обществената поръчка (строителство, доставки или услуги);

o Възложител – представя информация за наименованието на възложителя на обществената поръчка;

o Европейско финансиране – представя информация за това дали обществената поръчка е със или без европейско финансиране.

5.9.1.4. Публикувани поръчки

След избор на таб „Публикувани поръчки“ потребителите имат възможност за формиране на заявка за търсене и извличане на информация за публикувани поръчки по период, чрез въвеждане на начална и/или крайна дата (от/до) за периода.

Намерените резултати се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация за:

· Уникален номер на поръчка (nnnnn-yyyy-xxxx) – представя уникален номер на обществената поръчка и линк към детайлна информация за преписката;

· Наименование на възложителя – представя информация за наименованието на възложителя на обществената поръчка;

· Прогнозна стойност – представя информация за прогнозната стойност на обществената поръчка;

· Срок за получаване на оферти или заявления за участие – представя информация за дата (дд/мм/гггг) и час (hh:mm);

· Брой получени оферти – представя информация за брой получени оферти за поръчка в ЦАИС ЕОП;

· Дата на публикуване – представя информация за дата на публикуване на обществената поръчка;

· Предмет на ОП – представя информация за предмета на обществената поръчка;

· Обект – представя информация за обекта на обществената поръчка;

· Процедура – представя информация за вида на процедурата за обществената поръчка;

· Брой обособени позиции – представя информация за брой обособени позиции за поръчка.

5.9.1.5. Публикувани договори

След избор на таб „Публикувани договори“, потребителите имат възможност за формиране на заявка за търсене и извличане на информация по:

· Период на публикуване на обявление за възложена поръчка – възможност за въвеждане на начална и/или крайна дата (от/до) за търсене на публикувани обявления за възложена поръчка;

· Вид на документ – възможност за избор на тип на документа (например договор, анекс към договор, договори и анекси).

Намерените резултати се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация за:

· Уникален номер на поръчката (nnnnn-yyyy-xxxx) – представя информация за уникален номер на обществената поръчка и линк към детайлна информация за поръчката;

· Дата на публикуване на договора – представя информация за дата на публикуване на договора за обществена поръчка;

· Наименование на възложителя – представя наименованието на възложителя на обществената поръчка;

· Наименование на изпълнителя – представя наименованието на изпълнителя на обществената поръчка;

· Номер на договора – представя информация за номер на договор за обществена поръчка;

· Дата на сключване на договора – представя информация за датата на сключване на договора за обществената поръчка;

· Предмет на договора – представя описание на предмета на договора за обществената поръчка;

· Стойност на договора – представя информация за стойността на договора;

· Стойност на анекса – представя информация за стойността на анекса към договора за обществена поръчка;

· Дата на сключване на анекса – представя информация за датата на сключване на анекса;

· Изменение на стойност по договор – представя информация за изменението на стойността по договора;

· Причини за изменението – представя кратко описание на причините за изменение по договор.

Забележка: В случай на договор, който е възложен на група икономически оператори, договорът се брои като един в резултатите от търсене и се маркира в жълт цвят.

5.9.1.6. Външни експерти

След избор на таб „Външни експерти“ от основната страница за търсене в системата, се визуализира страницата, показваща списък на видовете външни експерти, за които потребителят има възможност да формира справки по различни критерии и извлича информация от системата, както следва:

· Външни експерти по чл. 229, ал. 1, т. 17 от ЗОП;

· Външни експерти по чл. 229а, ал. 2 от ЗОП.

5.9.1.6.1. Външни експерти по чл. 229, ал. 1, т. 17 от ЗОП

След избор на Външни експерти по чл. 229, ал. 1, т. 17 от ЗОП от списъка в страница „Външни експерти“ се отваря самостоятелна страница, в която потребителят има възможност за търсене на външни експерти чрез прилагане на следните входни параметри (филтри):

· Уникален номер на експерта – въвеждане на уникален номер на регистриран външен експерт;

· Номер на заявлението – въвеждане на номер на заявлението, което външният експерт е подал за регистрация и включване в списъка с външни експерти по чл. 229, ал. 1, т.17 от ЗОП;

· Име – въвеждане на име на външен експерт;

· Презиме – въвеждане на презиме на външен експерт;

· Фамилия – въвеждане на фамилия на външен експерт;

· Област на компетентност – възможност за избор на категории съгласно Общия терминологичен речник (ОТР);

· Наличие на разрешение за достъп до класифицирана информация – възможност за избор да/не;

· Ниво на класификация за сигурност на информацията – възможност за филтриране по различни нива на класификация за сигурност на информацията;

· Регион на действие в страната – възможност за избор на област/и от административно-териториалното делене на Република България;

· Срок на валидност на заявлението – въвеждане на дата на валидност на заявлението;

· Статус на заявлението – възможност за филтриране на информацията по статус на заявление;

· Наименование на органа/лицето, предложил вписване – филтриране на информацията по наименование на органа/лицето;

· ЕИК на лицето/органа, предложил вписване – въвеждане на ЕИК номер на лицето/органа.

Намерените резултати се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация за:

· УНЕ – представя уникален номер на външен експерт;

· Номер на заявление – представя номер на заявление;

· Дата на публикуване – представя дата на публикуване на заявлението за регистрация и включване в списъка с външни експерти по чл. 229, ал. 1, т. 17 от ЗОП;

· Име, презиме, фамилия – представя трите имена на външен експерт;

· Образователна степен и придобита специалност – представя образователна степен и придобита специалност на външен експерт;

· Квалификация и опит – представя квалификация и опит на външен експерт;

· Региони на действие – представя регион/и на действие на външен експерт;

· Срок на валидност – представя срок на валидност на заявление на външен експерт;

· Орган/лице, предложил вписването – представя наименование на органа/лицето, предложил вписване на външен експерт;

· Дата на заличаване – представя дата на заличаване на заявление на външен експерт.

5.9.1.6.2. Външни експерти по чл. 229а, ал. 2 от ЗОП

След избор на Външни експерти по чл. 229а, ал. 2 от ЗОП от списъка в страница „Външни експерти“ се отваря самостоятелна страница, в която потребителят има възможност за търсене на външни експерти чрез прилагане на следните входни параметри (филтри):

· Уникален номер на експерт – въвеждане на уникален номер на регистриран външен експерт;

· Номер на заявление – въвеждане на номер на заявлението, което външният експерт е подал за регистрация и включване в списъка с външни експерти по чл. 229а, ал. 2 от ЗОП;

· Име – въвеждане на име на външен експерт;

· Презиме – въвеждане на презиме на външен експерт;

· Фамилия – въвеждане на фамилия на външен експерт;

· Област на компетентност – възможност за избор от предефинирани категории на област на компетентност на външен експерт.

Намерените резултати се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация за:

· УНЕ – представя уникален номер на външен експерт;

· Име, презиме, фамилия – представя трите имена на външен експерт;

· Дата на включване в списъка – представя дата на включване на външен експерт в списъка с външни експерти по чл. 229а, ал. 2 от ЗОП;

· Срок на валидност – представя срок на валидност, считано от дата на подаване на заявлението на външен експерт;

· Област на компетентност – представя одобрена област на компетентност за външния експерт.

5.9.1.7. Методически указания

След избор на таб „Методически указания“ от основната страница за търсене в системата, се визуализира страница „Методически указания“.

Чрез избор на връзка „Методически указания“ се отваря страницата, в която потребителят има възможност да търси информация по следните входни параметри:

· Ключова дума в наименованието или съдържанието на методическо указание – възможност за въвеждане на ключова дума или част от нея за търсене.

Намерените резултати се представят в табличен формат с възможност за преглед на следната информация:

· Заглавие – представя пълно наименование на методическото указание;

· Пълен текст – представлява линк за преглед и изтегляне на пълен текст на методическо указание;

· Дата – представя дата на публикуване на методически указания.

Чрез избор на връзка „Методически указания“ автоматично се отваря страницата https://www2.aop.bg/metodologiya/metodicheski-ukazaniya, в която потребителят има възможност да разгледа публикуваните от АОП Методичесли указания.

5.9.1.8. Разширено търсене

Функционалността за разширено търсене на информация дава възможност на потребителите за извършване на търсения в информационната база данни на ЦАИС ЕОП по разширен набор от критерии или комбинация от тях и преглед на резултатите в табличен (списъчен) вид. Осигурява се възможност за търсене в следните раздели:

· Обществени поръчки;

· Обявления и решения;

· Договори.

5.9.1.8.1. Разширено търсене – обществени поръчки

При избор на бутон „Разширено търсене“ от основната страница за извършване на бързо търсене, се отваря допълнителна секция в страницата, в която потребителите на ЦАИС ЕОП имат възможност, чрез избор на таб „Обществени поръчки“, да въвеждат различни критерии за филтриране на информацията.

Наборът от критерии за търсене е разделен в отделни тематични секции (групи), както следва:

· Ключови думи за:

o Предмет на поръчката – възможност за въвеждане на ключова дума или част от нея за търсене в предмета на поръчката;

o Наименование на възложителя – възможност за въвеждане на ключова дума за търсене в наименованието на възложителя;

o Партида на възложител – възможност за въвеждане на партиден номер на възложител;

o Ред за възлагане – възможност за избор от процедури и/или обяви.

· Данни за поръчка

o Уникален номер на поръчката (nnnnn-yyyy-xxxx) – възможност за въвеждане на уникален номер на поръчката:

Поле „Партида на възложител“ – възможност за въвеждане на партиден номер на възложител;
Поле „Година на откриване“ – възможност за въвеждане на година на откриване на поръчката (валиден формат е само година започваща с 2ХХХ);
Поле „Пореден номер“ – възможност за въвеждане на номер на поръчката.

Търсенето може да се реализира когато е попълнено което и да е от полетата.

o Код по ОТР – възможност за избор на ОТР код (CPV код);

o Обект на поръчката – възможност за избор на обект на поръчката;

o Място на изпълнение на поръчката – възможност за избор по разделение БГ/ЕС/Извън ЕС или NUTS код;

o Вид на процедурата – възможност за избор на вид процедура за обществената поръчка;

o Техники и инструменти за възлагане – възможност за избор на техники и инструменти за възлагане на обществената поръчка;

o Срок за получаване на оферта или заявление за участие – възможност за избор на дата за период (от/до);

o Дата на публикуване – възможност за филтриране по период - дата от – до. Отчита се дата на публикуване на поръчката;

o Публикация в ОВ на ЕС – възможност за филтриране на информацията по това, дали поръчката е публикувана в ОВ на ЕС или не;

o Финансиране по Европейски програми – възможност за филтриране на информацията по това, дали поръчката е финансирана по европейски програми или не;

o Поръчка за социални и други специфични услуги – възможност за филтриране на информацията по това, дали поръчката е за социални или други специфични услуги;

o Обособени позиции – възможност за филтриране по наличие на обособени позиции за обществената поръчка;

o Запазени поръчки – възможност за филтриране на поръчки за предприятия, ползващи се със закрила или по програми за защитени работни места;

o Сигурност и отбрана – възможност за филтриране на поръчки в областта на отбраната и сигурността или без поръчки в областта на отбраната и сигурността;

o Статус на поръчката – възможност за филтриране на информацията по статус на обществената поръчка;

o Критерии за възлагане – възможност за филтриране по критерии за възлагане на обществената поръчка;

o Изисквания, свързани с опазване на околната среда – възможност за филтриране по това, дали поръчката включва зелени критерии или не;

· Данни за възложител/изпълнител

o ЕИК/БУЛСТАТ на възложителя – възможност за въвеждане на номер ЕИК/БУЛСТАТ за възложител;

o Тип възложител – възможност за избор на вид възложител за обществена поръчка;

o Наименование на изпълнителя – възможност за въвеждане на ключова дума или част от нея за търсене в наименование на изпълнителя на обществената поръчка;

o Идентификационен номер на изпълнителя – възможност за въвеждане на пълен номер ЕГН, ЕИК, ЕНЧ;

o Вид на изпълнителя – възможност за избор на вид изпълнител.

Резултатите от формираната заявка за разширено търсене на информация за обществени поръчки по избрани от потребителя критерии се визуализират в страницата след избор на бутон „Търси“. Намерените резултати се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация по отношение на:

· Уникален номер на поръчката (nnnnn-yyyy-xxxx) – представя уникалния номер на обществената поръчка и линк към детайлна информация за преписката;

· Наименование на възложителя – представя наименованието на възложителя на обществената поръчка;

· Прогнозна стойност – представя прогнозната стойност на обществената поръчка;

· Срок за получаване на оферти или заявления за участие – информация за дата (дд/мм/гггг) и час (hh:mm);

· Брой получени оферти – представя броя получени оферти за поръчката в ЦАИС ЕОП;

· Дата на публикуване – представя датата на публикуване на обществената поръчка;

· Предмет на ОП – представя предмета на обществената поръчка;

· Обект – представя обекта на обществената поръчка;

· Процедура – представя вида на процедурата за обществената поръчка;

· Брой обособени позиции – представя броя обособени позиции за обществената поръчка.

5.9.1.8.2. Разширено търсене на обявления и решения

При избор на таб „Обявления и решения“ от секция „Разширено търсене“ потребителят има възможност за въвеждане на критерии за филтриране и извличане на информация от ЦАИС ЕОП за обявления и решения за обществени поръчки.

Наборът от критерии за търсене е разделен в отделни тематични секции (групи):

· Ключови думи за:

o Предмет на поръчката – възможност за въвеждане на ключова дума за търсене в описание на предмета на поръчката;

o Партида на възложител – възможност за въвеждане на партиден номер на възложителя;

o Публикация в ОВ на ЕС – възможност за филтриране на документи по публикация в ОВ на ЕС.

o Дата на изпращане на документа – възможност за избор на начална и/или крайна дата на изпращане на документа за публикация в ОВ на ЕС;

o Дата на публикуване на документа – възможност за избор на начална и/или крайна дата за публикация на документа;

· Вид на документа – възможност за избор на стандартни образци (формуляри).

Резултатите от формираната заявка за разширено търсене на информация за обявления и решения по избрани от потребителя критерии се визуализират в страницата, след избор на бутон „Търси“. Намерените резултати се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация за:

· Номер на документ – представя уникален номер на документа в ЦАИС ЕОП и линк към публикувания документ;

· Публикуван в ЦАИС ЕОП на – представя дата на публикуване на документа в системата;

· Възложител – представя наименование на възложителя на обществената поръчка;

· Вид на документа – представя вид на документа;

· Поръчка – представя уникален номер на обществената поръчка и линк към детайлна информация за преписка;

· e-Sender:

- Дата на изпращане за публикуване в ОВ на ЕС – дата (дд/мм/гггг) и линк към публикувания документ в ЦАИС ЕОП;

- Дата на публикуване в ОВ на ЕС – дата (дд/мм/гггг) и линк към страница на ТЕД с публикацията.

5.9.1.8.3. Разширено търсене – Договори

При избор на таб „Договори“ от секция „Разширено търсене“ потребителят има възможност за въвеждане на критерии за филтриране и извличане на информация от ЦАИС ЕОП за договори за обществени поръчки.

Наборът от критерии за търсене е разделен в отделни тематични секции (групи):

· Ключови думи за:

o Предмет на договора – възможност за въвеждане на ключова дума или част от нея за търсене в описанието на предмета на договора;

o Партида на възложител – възможност за въвеждане на партиден номер на възложител;

o Наименование на изпълнителя – възможност за въвеждане на ключова дума или част от нея за търсене в наименование на изпълнител на обществени поръчки.

· Данни за поръчката, по която е сключен договорът:

o Уникален номер на поръчката (nnnnn-yyyy-xxxx) – възможност за въвеждане на уникален номер на поръчката;

o Предмет на поръчката – възможност за въвеждане на предмет на обществената поръчка;

o Код по ОТР – възможност за избор на CPV код за обществена поръчка;

o Място на изпълнение на поръчката – възможност за избор на NUTS код;

o Вид на процедурата – възможност за избор на вид процедура за обществената поръчка;

o Обект на поръчката – възможност за избор на обект на поръчката;

o Финансиране по Европейски програми – възможност за филтриране на информацията по наличие на финансиране по европейски програми за обществена поръчка;

o Публикация в ОВ на ЕС – възможност за филтриране на информацията по публикуване на обществена поръчка в ОВ на ЕС;

o Обособени позиции – възможност за филтриране на информацията по наличие на обособени позиции за обществена поръчка;

o Критерии за възлагане – възможност за избор на критерии за възлагане на обществена поръчка;

o Сигурност и отбрана – възможност за филтриране само на поръчки в областта на отбраната и сигурността или без поръчки в областта на отбраната и сигурността;

o Техники и инструменти за възлагане – възможност за избор на техники и инструменти за възлагане на обществена поръчка.

o Дата на публикуване – възможност за въвеждане на начална и/или крайна дата (от/до) за публикация на обществената поръчка;

· Данни за възложител/изпълнител на договора

o ЕИК на възложителя – въвеждане на пълен номер ЕИК;

o Вид на възлагащия орган – възможност за избор на вид възложител;

o Идентификационен номер на изпълнителя – въвеждане на пълен номер ЕГН, ЕИК, ЕНЧ;

o Вид на Изпълнителя – възможност за избор на тип изпълнител.

· Данни за договори

o Номер на договор – възможност за въвеждане на номер на договор или на част от уникалния номер;

o Стойност на договор при сключване – възможност за въвеждане на стойност на договор в BGN, без ДДС;

o Валута – възможност за избор на вид валута по договор;

o Подизпълнители (само за приключили договори) – възможност за въвеждане на ключова дума за търсене в наименование на подизпълнители на договор по обществена поръчка;

o Причини за изменението – възможност за филтриране по причини за изменение на договор;

o Тип изменение – възможност за филтриране по тип изменение на договор.

o Договори извън приложното поле на ЗОП (договори-изключения) – възможност за филтриране на информацията с разделение по вид на изключението;

o Договор за социални и други специфични услуги – възможност за филтриране на информацията в зависимост от това, дали договорът е от съответният тип или не;

o Договори по чужди квалификационни системи – възможност за филтриране на информацията по съответният тип договори;

o Наличие на публикувани обявления за изменения – възможност за филтриране на информацията по наличие на публикувани обявления за изменение на договор;

o Дата на договор – дата на сключване на договора за обществена поръчка в периода между (дд/мм/гггг) и (дд/мм/гггг);

Резултатите от формираната заявка за разширено търсене на информация за договори за обществени поръчки по избрани от потребителя критерии се визуализират в страницата след избор на бутон „Търси“. Намерените резултати се представят в табличен формат с възможност за преглед на информация за:

· Уникален номер на поръчката – представя уникален номер на поръчката;

· Възложител – представя наименованието на възложителя;

· Предмет на договора – представя предмет на конкретния договор;

· Номер на договор – представя уникален номер на договора;

· Дата на сключване на договора – представя дата на сключване на договора;

· Изпълнител – представя наименование на изпълнителя на договора;

· Стойност на договора – представя стойност на договора при сключване;

· Допълнителна информация – представя допълнителна информация за договор, която се визуализира в отделен екран и съдържа:

o Уникален номер на поръчката – представя уникален номер на поръчката;

o Номер на обособена позиция – представя уникален номер на обособената/ите позиция/и;

o Възложител – представя наименование на възложителя на обществената поръчка;

o Процедура – представя вид процедура за обществената поръчка;

o Обект на поръчката – представя обекта на обществената поръчка;

o Предмет на договора – представя предмета на конкретния договор;

o Код по ОТР – представя CPV код за поръчката;

o Номер на договор – представя уникален номер на договора;

o Дата на сключване на договора – представя дата на сключване на договора;

o Изпълнител – представя наименование на изпълнителя на договора;

o Стойност на договор при сключване – представя стойност на договора при сключване;

o Валута – представя вид валута на договора;

o Финансиране – представя начин на финансиране на обществената поръчка;

o Срок за изпълнение на поръчката – представя срок на изпълнение на договора;

o Място на изпълнение на договор – представя NUTS код;

o Получени оферти – представя брой получени оферти по поръчката/обособената позиция;

o Дата на публикуване на съответното обявление за възложена поръчка;

o Публикувани анекси – представя брой публикувани анекси към договора;

o Текуща стойност на договора – представя крайна стойност на договора, вкл. от последния анекс (при наличие на анекси към договора);

o Дата на приключване на договор – представя дата на приключване на договор в съответствие с дата от Обявление за приключване на договор за обществена поръчка. Не е попълнено, когато договорът не е приключил;

o Изплатена сума по договор – представя изплатена сума по договора в съответствие с Обявление за приключване на договор за обществена поръчка;

o Документи – представлява линк към договор, анекси към договор.

5.9.1.9. Експорт на резултати от търсене на информация

Потребителите имат възможност за експорт на резултатите от различните видове бързо и разширено търсене на информация от ЦАИС ЕОП в предварително дефинирана структура и формат (MS Excel . xlsx или .csv). Бутон „Експорт“ е достъпен от секцията с резултати от съответния вид търсене.

5.9.2. Бюлетин на АОП

При избор на поделемент „Бюлетин“ от секция „Справки и отчети“ се визуализира страницата, представяща обобщена информация от Бюлетина на АОП по отношение на:

· Данни за пазара на обществените поръчки в страната на месечна база (ежемесечен електронен бюлетин) и

· Данни за пазара на обществени поръчки в страната на годишна база и сравнение с предходни години

Обобщената информация е представена чрез автоматично генерирани и предварително дефинирани справки в графичен формат с обхват на представяната информация по месеци и години.

5.9.2.1. Данни за пазара на обществени поръчки в страната на годишна база и сравнение с предходни години

В тази секция потребителят има възможност за преглед на обобщена информация по отношение на данните за пазара на обществените поръчки в страната на годишна база, както и сравнение с данните за предходни години.

Представена е статистика относно:

Ш Брой регистрирани възложители, стопански субекти и изпълнители

Показва изменението на броя на възложителите, стопанските субекти и изпълнителите в ЦАИС ЕОП (по години). Данните са актуални към края на съответната година.

· Брой регистрирани възложители – брой регистрирани в съответната година възложители;

· Брой регистрирани стопански субекти – брой регистрирани в съответната година стопански субекти;

· Брой регистрирани изпълнители – брой регистрирани в съответната година изпълнители.

Ш Брой обявени обществени поръчки

Показва общия брой на обявените обществени поръчки, броят на поръчките с европейско финансиране, поръчките над европейските прагове и обществените поръчки с обяви. Данните се представят към края на съответната година.

· Брой обществени поръчки – представя общия брой на обявени обществени поръчки за съответната година;

· Брой поръчки над европейските прагове – представя броя на обявените обществени поръчки над европейските прагове от общия брой обявени обществени поръчки за съответната година;

· Брой поръчки с европейско финансиране – представя броя на обявените обществени поръчки с европейско финансиране от общия брой обявени обществени поръчки за съответната година.

Ш Разпределение на обществените поръчки според обекта на поръчката

Показва разпределението на обявените обществени поръчки според обекта на поръчката. Данните се представят към края на съответната година.

· Строителство – представя общия брой обявени обществени поръчки за строителство за съответната година;

· Доставки – представя общия брой обявени обществени поръчки за доставки за съответната година;

· Услуги – представя общия брой обявени обществени поръчки за услуги за съответната година;

Ш Брой на сключените договори и стойност

Представя статистика за броя на сключените договори за обществени поръчки и тяхната стойност по години. Данните се представят към края на съответната година.

(Забележка: в статистиката не се отчитат договори, сключени в изключенията от приложното поле на ЗОП);

· Брой сключени договори – представя общ брой договори, сключени през съответната година;

· Брой анекси – представя броя на измененията (анексите) по договорите, публикувани през съответната година;

· Обща стойност (млрд. лв.) – представя обща стойност на сключените договори за съответната година. Отчита се стойността при сключване на договор.

Ш Брой и стойност на сключените договори извън приложното поле на ЗОП (договори-изключения)

Представя статистика за броя на сключените договори за обществени поръчки в изключенията от приложното поле на ЗОП и тяхната стойност (по години).

· Брой договори-изключения – представя общ брой договори, сключени за съответната година;

· Обща стойност (млн.лв.) – представя обща стойност на сключените договори за съответната година.

Ш Брой посещения на Портала за електронни обществени поръчки по години

· Интернет страница на АОП – брой посещения на потребителите на интернет страницата на АОП за съответната година;

· Регистър на обществените поръчки (РОП) - брой посещения на потребителите на регистъра на обществените поръчки за съответната година;

· ЦАИС ЕОП – брой посещения на потребителите на ЦАИС ЕОП за съответната година;

Ш Брой предоставени електронни административни услуги

Представя статистика за броя на публикувани обявления за обществени поръчки, препратени обявления към ОВ на ЕС и подадени електронни оферти.

· Брой публикувани обявления – представя общ брой публикувани обявления за обществени поръчки за съответната година;

· Брой препратени обявления към ОВ на ЕС - представя общ брой препратени обявления за обществени поръчки към ОВ на ЕС за съответната година;

· Брой подадени електронни оферти - представя общ брой подадени електронни оферти за съответната година.

5.9.2.2. Данни за пазара на обществени поръчки в страната на месечна база

В тази секция потребителят има възможност за преглед на обобщена информация по отношение на данните за пазара на обществените поръчки в страната на месечна база. Представена е статистика относно:

Ш Брой публикувани обществени поръчки по месеци

· Период – по месеци за съответната година;

· Процедури – брой публикувани процедури по месеци за съответната година;

· Обяви – брой на публикуваните обяви за обществени поръчки по месеци за съответната година.

· Общо – общ брой публикувани процедури и обяви за съответната година;

Ш Брой сключени договори по месеци

(Забележка: в статистиката не се отчитат договори, сключени в изключенията от приложното поле на ЗОП);

· Период – по месеци за съответната година;

· Договори – общ брой сключени договори за съответния месец;

· Стойност – обща стойност на сключените договори за съответния месец. Отчита се стойността при сключване на договор;

· Анекси – брой на всички обявления за изменение на договор за съответния месец;

· Общо – общ брой договори и анекси, сключени през съответната година.

Ш Брой посещения на ЦАИС ЕОП

· Период – Януари–Декември;

· Интернет страница на АОП – брой посещения на потребителите на интернет страницата на АОП по месеци за съответната година;

· Регистър на обществените поръчки (РОП) - брой посещения на потребителите на регистъра на обществените поръчки по месеци за съответната година;

· ЦАИС ЕОП – брой посещения на потребителите на ЦАИС ЕОП по месеци за съответната година;

· Общо – общ брой посещения на всички потребители по страници за съответната година.

5.9.3. Статистики

В секция „Статистика“ потребителите имат възможност за преглед на обобщена информация за обществените поръчки, която е представена под формата на предварително дефинирани статистически отчети (справки).

При избор на поделемент „Статистики“ от секция „Справки и отчети“ се визуализира страницата, показваща списък с предварително дефинирани статистически справки:

Брой сключени договори;
Възложители, сключили най-голям брой договори;
Възложители с най-голяма обща стойност на сключените договори;
Изпълнители, сключили най-голям брой договори;
Изпълнители с най-голяма обща стойност на сключените договори;
Сключени договори по обект на поръчката;
Статистика на договорите-изключения.

5.9.3.1. Брой сключени договори

Статистиката представя информация за броя на сключените договори и броя на конкурсите за проект с присъдени награди, по месеци и години.

· Брой сключени договори – представя общ брой на сключените през съответния месец/година договори. Данните се представят с натрупване, като се актуализират динамично;

· Стойност на договорите при сключване – представя обща стойност на договорите при сключване, в български лева. Данните се представят с натрупване, като се актуализират динамично;

· Текуща стойност на договорите – представя текуща обща стойност на договор, стойност на договор според анекси към договор или реално изплатена сума по договор след приключване (което е приложимо). Стойността се представя в български лева;

· Конкурси за проект с присъдени награди – представя общ брой за съответния месец/година. Данните се представят с натрупване, като се актуализират динамично.

5.9.3.2. Възложители, сключили най-голям брой договори

Представя се класация на възложителите, които са сключили най-голям брой договори през съответната година. Потребителите имат възможност за избор на година за представяне на статистиката и преглед на информация относно:

· Възложител – представя наименование на възложителя;

· Брой сключени договори – представя общ брой на сключени договори от възложител през съответната година. Данните се актуализират динамично с пренареждане на класацията, включително за минали години.

5.9.3.3. Възложители с най-голяма обща стойност на сключените договори

Представя се класация на възложителите с най-голяма обща стойност на сключените договори през съответната година. Потребителите имат възможност за избор на година за представяне на статистиката и преглед на информация относно:

· Възложител – представя наименование на възложителя;

· Обща стойност на договори – представя обща стойност, в български лева, на сключените от възложителя договори през съответната година. Отчита се стойността на договора при сключване. Данните се актуализират динамично с пренареждане на класацията, включително за минали години.

5.9.3.4. Изпълнители, сключили най-голям брой договори

Представя се класация на изпълнителите, които са сключили най-голям брой договори през съответната година. Потребителите имат възможност за избор на година за представяне на статистиката и преглед на информация относно:

· Изпълнител – представя наименование на изпълнителя;

· Брой сключени договори – представя общ брой на сключените договори от изпълнителя през съответната година. Данните се актуализират динамично с пренареждане на класацията, включително за минали години.

5.9.3.5. Изпълнители с най-голяма обща стойност на сключените договори

Представя се класация на изпълнителите с най-голяма обща стойност на сключените договори за съответната година. Потребителите имат възможност за избор на година за представяне на статистиката и преглед на информация относно:

· Изпълнител – представя наименование на изпълнителя;

· Обща стойност на договори – представя обща стойност, в български лева, на сключените от изпълнителя договори през съответната година. Отчита се стойността на договора при сключване. Данните се актуализират динамично с пренареждане на класацията, включително за минали години.

5.9.3.6. Сключени договори по обект на поръчката

Представя се статистика за сключените договори по обекти на обществената поръчка.

Забележка: В статистиката не се включват договорите-изключения от приложното поле на ЗОП.

Потребителите имат възможност за избор на година за представяне на резултатите и преглед на информация относно:

· Обект – представя обект (група) за договор – строителство, доставки, услуги, конкурс за проект;

· Стойност - диапазон, в който попада стойността на един договор (без ДДС);Валута – представя валутата за всяка прагова стойност и група за договор;

· Брой – представя общ брой на сключените договори през съответната година, със съответния обект, в рамките на съответния стойностен диапазон и в съответната валута;

· Обща стойност – представя обща стойност на сключените за всяка прагова стойност договори през съответната година, със съответния обект и в съответната валута. Отчита се стойността на договора при сключване;

· Общо – представя обобщена информация за:

o Брой – общ брой на сключените договори за съответната година за всички обекти и прагови стойности на ОП. Данните се представят за съответната валута по договора;

o Обща стойност – обща стойност на сключените договори за съответната година за всички обекти и прагови стойности на ОП. Данните се представят за съответната валута по договора.

5.9.3.7. Статистика за договорите-изключения

Представя се статистика за договорите извън приложното поле на ЗОП. Потребителите имат възможност за избор на година за представяне на статистиката и преглед на информация относно:

· Възложител – представя наименование на възложител;

· Изпълнител – представя наименование на изпълнител;

· Номер на договора – представя номер на договор;

· Дата на сключване – представя дата на сключване на договора.

5.9.4. Шаблони за търсене

Секция „Шаблони“ осигурява функционални възможности за потребителите на ЦАИС ЕОП за работа с шаблони за търсене в регистъра на обществените поръчки, както и създаване на абонамент за автоматично получаване на информация от РОП.

Забележка: Разглежданата в настоящата точка функционалност изисква достъп от потребители с права за управление на шаблони.

5.9.4.1. Преглед на запазени шаблони

При избор на поделемент „Шаблони“ от секция „Справки и отчети“ се визуализира основната страница за работа със запазени шаблони за търсене.

В страницата „Шаблони за търсене“, потребителят има възможност за преглед на списък със създадени от него шаблони и информация за всеки от тях по отношение на:

· Име на шаблон – представя наименование на шаблона;

· Вид търсене – представя информация за вид разширено търсене (обществени поръчки, договори, обявления и решения);

· Абонамент – представя информация за активиран електронен абонамент към шаблона за автоматично уведомление.

5.9.4.2. Създаване на шаблони за търсене

При използване на функционалността на ЦАИС ЕОП за разширено търсене на информация за обществени поръчки, обявления и решения или договори потребителят има възможност да запише въведената от него комбинация за търсене в шаблон.

След избор на съответния вид разширено търсене и въвеждане на желаните критерии за търсене, потребителят е необходимо да избере опцията „Запази търсенето като шаблон“ чрез поставяне на отметка.

Автоматично, най-отдолу в страницата на избрания вид разширено търсене се визуализира допълнителна секция за въвеждане на данни за създавания шаблон за търсене:

· Имейл адрес – възможност за въвеждане на валиден адрес на електронна поща, на който ще бъдат получавани автоматичните уведомления при активиране на абонамент за шаблона;

· Име на шаблон – възможност за въвеждане на наименование на шаблона;

· Периодично изпращане – възможност за поставяне на отметка за активиране на абонамента за шаблона.

При избор на бутон „Запази“ новият Шаблон за търсене се съхранява в ЦАИС ЕОП и може да бъде използван от потребителя многократно. Успешният запис в системата се индикира чрез визуализиране на съобщение в лентата за известия.

Новият шаблон за търсене е достъпен за потребителя от списъка със съществуващи шаблони в основната страница "Запазени шаблони".

В случай че за новосъздадения шаблон е активиран абонамент, потребителят получава автоматично уведомление по електронна поща за публикувана информация в РОП, отговаряща на зададените от него критерии в шаблона.

Забележка: Всеки потребител има възможност за работа само със създадени от него шаблони за търсене.

5.9.4.3. Използване на шаблони за търсене

Шаблоните могат да бъдат използвани както за единично търсене (филтриране) на информация, така и за автоматично извършващи се периодични търсения по критериите на шаблона, резултатите от които автоматично се изпращат на потребителя чрез електронни съобщения.

При избор на бутон „Редакция“ от активното меню на избран шаблон в основната страница за работа с шаблони, потребителят се препраща към страницата за разширено търсене от конкретния вид (обществени поръчки, обявления и решения или договори), в която критериите от шаблона се зареждат автоматично. При необходимост, потребителят има възможност да добави или премахне критерии за филтриране и чрез избор на бутон „Търси“ да прегледа намерените резултати, съвпадащи с въведените от него критерии. В случай че няма намерени резултати, системата визуализира съобщение.

5.9.4.4. Редакция на шаблони за търсене

Потребителят има възможност за редакция на съществуващ шаблон за търсене чрез избор на бутон „Редакция“ от активното меню на избран шаблон в основната страница за работа с Шаблони.

Отваря се страницата за разширено търсене от конкретния вид, съхранено към избрания шаблон. Потребителят има възможност за добавяне или премахване на критерии към шаблона, както и за активиране/деактивиране на абонамент.

Направените промени могат да бъдат записани в съществуващия шаблон чрез избор на бутон „Актуализирай“ или да бъдат запазени като нов шаблон за търсене под ново име.

5.9.4.5. Изтриване на шаблони за търсене

Потребителите имат възможност за изтриване на избран от тях шаблон за търсене. Бутон „Изтрий“ е достъпен от активното меню на шаблона в основната страница „Запазени шаблони“.

5.10. Секция “Фактури”

Чрез кликване върху елемент „Фактури“ от основното меню в контекста на организацията потребителите със съответни права имат възможност за достъп до основната страница за работа с фактури, кредитни или дебитни известия.

Забележка: Потребители с право за преглед на фактури имат възможност само да преглеждат създадените в ЦАИС ЕОП документи (фактури, кредитни или дебитни известия), както и техните детайлни характеристики (реквизити).

Потребители с право за управление на фактури имат възможност да създават, редактират, изтриват и променят статус на документите (фактури, кредитни или дебитни известия).

5.10.1. Преглед на документи

5.10.1.1. Списък с фактури, кредитни или дебитни известия

В основната страница за работа с фактури, потребителят има възможност за преглед на списък с фактури, кредитни или дебитни известия, които са създадени от него в качеството му на изпълнител по обществени поръчки – секция „Фактури, създадени от моята организация“, както и преглед на списък с фактури, кредитни или дебитни известия, които са създадени от други организации за него в ролята му на възложител по обществени поръчки – секция „Фактури към моята организация“. За всеки от документите в съответния списък потребителят има възможност за преглед на информация по отношение на:

· Номер на поръчка – представя уникален номер на обществената поръчка към която е създаден документът;

· Вид на документ – представя вида на съответния документ – фактура, кредитно или дебитно известие;

· Име на получател – представя наименование на получателя на фактурата;

· Номер на документ – представя номер на съответния документ;

· Номер на договор – представя номер на договор за обществена поръчка към който е създаден съответния документ;

· Дата на издаване - представя дата на издаване на документа;

· Стойност – представя обща сума с ДДС за документа, в съответната валута;

· Статус – представя статус на документа.

5.10.1.2. Съдържание на фактура, кредитно или дебитно известие

При избор на бутон „Преглед“ от активното меню на избран документ от списъка с документи се отваря модален прозорец, в който потребителят има възможност за преглед на неговото съдържание (детайлна информация).

Детайлната информация за избран документ е обособена в следните секции:

· Данни за доставчик;

· Данни за получател;

· Данни за фактура;

· Общи стойности по фактура;

· Наименование на стоки/услуги;

· Документи.

5.10.2. Създаване на фактура

Всеки потребител с права за управление на фактури има възможност за създаване на нова фактура чрез бутон „Създай фактура към договор“ от основната страница за работа с фактури.

Отваря се страница, в която потребителят е необходимо да избере договор за обществена поръчка, към който да бъде създадена фактурата.

В секция „Договори“ се визуализира списък на договори за обществени поръчки, по които потребителят е изпълнител. За всеки договор за обществена поръчка се представя информация относно:

· Номер на договор – представя номер на договора за обществена поръчка;

· Предмет на договор – представя предмета на договора за обществена поръчка;

· Дата на договор – представя дата на сключване на договора за обществена поръчка;

· Име на поръчка – представя наименованието на обществената поръчка, по която е сключен договорът.

· При избор на бутон „Добави фактура“ от активното меню на избран договор, потребителят има възможност за създаване на фактура чрез ръчно попълване на всички изискуеми реквизити на фактурата в предварително структурирана форма, която съдържа следните секции:

o Данни за доставчик – информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на фактурата и се извлича автоматично от избрания договор за обществена поръчка, към който се създава фактурата;

o Данни за получател - информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на фактурата и се извлича автоматично от избрания договор за обществена поръчка, към който се създава фактурата;

o Данни за фактура – в тази секция потребителят попълва всички задължителни реквизити на фактурата;

o Наименование на стоки/услуги – в тази секция потребителят попълва всички задължителни реквизити за фактурираните стоки или услуги. Чрез бутон „Добави“ могат да се добавят допълнителни редове в секцията за описание на стоки/услуги.

При запазване на създаваната фактура в ЦАИС ЕОП чрез бутон „Запази фактура“, тя автоматично получава статус „Неизпратена“.

· При избор на бутон „Импорт на фактура“ от активното меню на избран договор, потребителят има възможност за създаване на нова фактура в системата чрез автоматично зареждане на задължителните реквизити от готова фактура в XML формат (структуриран съгласно изискванията на стандарта за електронни фактури).

При импортиране в ЦАИС ЕОП на фактура в XML формат се извършва автоматична валидация на структурата на файла съгласно стандарта и успешното създаване на нова фактура в системата се индикира за потребителя със съобщение.

Създадената нова фактура в системата автоматично получава статус „Неизпратена“.

Забележка: Създадените от XML файл нови фактури не могат да бъдат редактирани от потребителите.

5.10.3. Изпращане на фактура

Всички създадени в ЦАИС ЕОП фактури са достъпни за потребителя от секция „Фактури създадени от моята организация“. Чрез бутон „Изпрати“, който е достъпен от активното меню на избрана фактура, тя се изпраща към получателя и автоматично получава статус от системата „Изпратена“.

5.10.4. Приемане на фактура

Всички фактури в статус „Изпратена“, са достъпни за получателя от секция „Фактури към моята организация“ в основната страница за работа с фактури на ЦАИС ЕОП. Тези фактури е необходимо да бъдат приети чрез избор на бутон „Приеми“, което осигурява на потребителя (получател) достъп до съдържанието на фактурата и възможност за извършване на последващи операции с нея.

5.10.5. Редакция на фактура

Потребителят (създател на фактура) има възможност за редакция на съдържанието на създадена фактура единствено, когато тя е със статус „Неизпратена“.

Чрез избор на бутон „Редакция“ от активното меню на избрана фактура от секция „Фактури създадени от моята организация“ се отваря формата с реквизити на фактура, които могат да бъдат редактирани от потребителя.

Забележка: Достъпни за редакция са единствено фактури, които са създадени в системата чрез ръчно попълване на реквизитите на фактура в екранната форма.

5.10.6. Анулиране на фактура

Чрез избор на бутон „Анулирай“ от активното меню на избрана фактура от секция „Фактури създадени от моята организация“ в основната страница за работа с фактури потребителят може да анулира създадена фактура.

Всяка създадена фактура може да бъде анулирана от създателят й само, когато е със статус „Изпратена“.

Забележка: Могат да бъдат анулирани фактури, които са в статус „Изпратена“.

5.10.7. Изтриване на фактура

Чрез избор на бутон „Изтрий“ от активното меню на избрана фактура в основната страница за работа с фактури, секция „Фактури създадени от моята организация“, потребителят може да изтрие създадена фактура.

Всяка създадена фактура може да бъде изтрита от създателят ѝ само, когато е със статус „Неизпратена“.

5.10.8. Одобряване на фактура

Приетите фактури могат да бъдат одобрени от получателя им чрез избор на бутон „Одобри“ от активното меню на избрана фактура в основната страница за работа с фактури, секция „Фактури към моята организация“. Статусът на фактурата автоматично се променя на „Одобрена“.

5.10.9. Отказване на фактура

Приетите фактури могат да бъдат отказани от получателя им. Чрез избор на бутон „Откажи“ от активното меню на избрана фактура, секция „Фактури към моята организация“, потребителят може да откаже фактура. Статусът на фактурата автоматично се променя на „Отказана“.

5.10.10. Плащане по фактура

Получателят на фактура има възможност да промени статуса на фактурата при извършено плащане по нея чрез избор на бутони „Отбележи като платена“ или „Отбележи като частично платена“ от активното меню на избрана фактура, секция „Фактури към моята организация“. Статусът на фактурата автоматично се променя съответно на „Платена“ или „Частично платена“.

5.10.11. Създаване на кредитно известие

5.10.11.1. Ръчно създаване на кредитно известие

Потребителят има възможност за създаване на кредитно известие към фактура чрез избор на бутон „Създаване на кредитно известие“ от активното меню на избрана фактура, секция „Фактури създадени от моята организация“. Отваря се страница, в която потребителят е необходимо да попълни всички изискуеми реквизити на кредитното известие в предварително структурирана форма, съдържаща следните секции:

o Данни за доставчик – информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на кредитното известие и се извлича автоматично от избраната фактура, към която се създава известието;

o Данни за получател - информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на кредитното известие и се извлича автоматично от избраната фактура, към която се създава известието;

o Данни за кредитно известие – в тази секция потребителят попълва всички задължителни реквизити на известието;

5.10.11.2. Импорт на кредитно известие

При избор на бутон „Импорт на кредитно известие“ от активното меню на избрана фактура в секция „Фактури създадени от моята организация“, потребителят има възможност за създаване на ново кредитно известие в системата чрез автоматично зареждане на задължителните реквизити от готово кредитно известие в XML формат (структуриран съгласно изискванията на стандарта за електронно фактуриране).

При импортиране в ЦАИС ЕОП на кредитно известие в XML формат се извършва автоматична валидация на структурата на файла съгласно стандарта и успешното създаване на ново кредитно известие в системата се индикира за потребителя със съобщение.

Създаденото ново кредитно известие в системата автоматично получава статус „Неизпратено“.

Забележка: Създадените от XML файл нови кредитни известия не могат да бъдат редактирани от потребителите.

5.10.12. Създаване на дебитно известие

5.10.12.1. Ръчно създаване на дебитно известие

Потребители с права за управление на фактури имат възможност за създаване на дебитно известие към фактура чрез избор на бутон „Създаване на дебитно известие“ от активното меню на избрана фактура, секция „Фактури създадени от моята организация“. Отваря се страница, в която потребителят е необходимо да попълни всички изискуеми реквизити на дебитното известие в предварително структурирана форма, съдържаща следните секции:

o Данни за доставчик – информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на дебитното известие и се извлича автоматично от избраната фактура, към която се създава известието;

o Данни за получател - информацията в тази секция е предварително попълнена при създаване на дебитното известие и се извлича автоматично от избраната фактура, към която се създава известието;

o Данни за дебитно известие – в тази секция потребителят попълва всички задължителни реквизити на известието;

5.10.12.2. Импорт на дебитно известие

При избор на бутон „Импорт на дебитно известие“ от активното меню на избрана фактура в секция „Фактури създадени от моята организация“, потребителят има възможност за създаване на ново дебитно известие в системата чрез автоматично зареждане на задължителните реквизити от готово дебитно известие в XML формат (структуриран съгласно изискванията на стандарта за електронни фактури).

При импортиране в ЦАИС ЕОП на дебитно известие в XML формат се извършва автоматична валидация на структурата на файла съгласно стандарта и успешното създаване на ново дебитно известие в системата се индикира за потребителя със съобщение.

Създаденото ново дебитно известие в системата автоматично получава статус „Неизпратено“.

Забележка: Създадените от XML файл нови дебитни известия не могат да бъдат редактирани от потребителите.

5.10.13. Работа с кредитно или дебитно известие

Създадените кредитни или дебитни известия могат да бъдат управлявани от потребителите, съответно съставител и получател, аналогично на работата с фактури:

· Преглед на кредитно или дебитно известие;

· Приемане на кредитно или дебитно известие;

· Редакция на кредитно или дебитно известие;

· Анулиране на кредитно или дебитно известие;

· Изтриване на кредитно или дебитно известие;

· Одобряване на кредитно или дебитно известие;

· Отказване на кредитно или дебитно известие.

5.10.14. Прикачване на документи към фактура, кредитно или дебитно известие

Чрез избор на бутон „Прикачи документ“ от страницата за преглед на детайлна информация (реквизити), потребителите имат възможност за прикачване на документи в неструктуриран вид към избрана фактура, кредитно или дебитно известие.

5.10.15. Експорт на фактура, кредитно или дебитно известие

Потребителите имат възможност за експорт на фактури, кредитни или дебитни известия от ЦАИС ЕОП във външни файлови формати, както следва:

· Чрез бутон „Експорт в PDF“ от страницата за преглед на детайлна информация (реквизити), избраният документ автоматично се записва в .PDF формат и може да бъде прегледан от потребителя;

· Чрез избор на бутон „Експорт в XML“ от страницата за преглед на детайлна информация (реквизити), избрания документ автоматично се експортира и записва в XML формат, съответстващ на приетия европейски стандарт.

5.11. Секция „Плащания“

*Важно: Функционалностите, описани по-долу, изискват достъп от потребители с права за Търсене и преглед на плащания.

Потребителите с приложени права за Търсене и преглед на плащания могат да:

Преглеждат списък със създадени плащания;
Преглеждат детайлна информация за плащане.

5.11.1. Преглед на плащания

5.11.1.1. Преглед на списък със създадени плащания

При избор на секция „Плащания“ от основното меню в контекста на организацията, стопанските субекти имат възможност за преглед на създадени от Възложителите информации за извършени от тях плащания за доставка на стоки или услуги. Зарежда се основната страница „Плащания“, предоставяща на потребителя достъп до списък със създадени информации за плащания, разделени в два отделни таба – Плащания по договор/фактура и Плащания по електронен магазин. За всяко плащане се представя следната информация:

· Списък с „Плащания по договор/фактура“:

◦ Уникален номер на поръчка – представя уникалният номер на обществената поръчка, по която е направено плащането;

◦ Номер на договор – представя уникалният номер на договора, по който е направено плащането;

◦ Номер на фактура - представя уникален номер на фактура, по която е направено плащането;

Забележка: Номер на фактура няма да бъде наличен, в случай, че информацията за плащане е въведена към договор.

◦ Номер на дебитно известие – представя уникален номер на дебитно известие, по което е направено плащането;

Забележка: Номер на дебитно известие няма да бъде наличен, в случай, че информацията за плащане е въведена към договор или фактура.

◦ Предмет на договора – представя предмета на договора, по който е направено плащането;

◦ Име на платец – представя наименование на възложителя, направил плащането;

◦ Изплатена сума – представя информация за изплатената сума към стопанският субект;

◦ Дата на плащане - представя информация за датата, на която е направено плащането;

◦ Дата на създаване на информация за плащане – представя информация за датата, на която в ЦАИС е въведена информация за извършеното плащане;

Изглед на страница „Плащания“ – плащания по договор/фактура

· Списък с „Плащания по електронен магазин“:

◦ Номер на фактура - представя уникален номер на фактура, създадена към поръчка от електронен магазин, по която е направено плащане;

Забележка: Номер на дебитно известие няма да бъде наличен, в случай, че информацията за плащане е въведена към фактура.

◦ Име на платец – представя наименование на възложителя, който е направил плащането;

◦ Изплатена сума – представя информация за изплатената сума към стопанският субект;

◦ Дата на плащане - представя информация за датата, на която е направено плащането;

Изглед на страница „Плащания“ – плащания по електронен магазин

5.11.1.2. Преглед на детайлна информация за плащане

5.11.1.2.1. Преглед на детайлна информация за плащане по договор

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избрано плащане по договор от списъка с плащания по договор/фактура, се отваря страница „Информация за плащане“, в която потребителят има възможност за преглед на следната по-детайлна информация:

Номер на договор;
Референтен номер на плащане;
Секция Информация за получател:

◦ Име на получател;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Секция Информация за платец:

◦ Име на платец;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Изплатена сума;
Дата на плащане;
Основание за плащане;
Прикачени файлове.

Забележка: Потребителят има възможност да направи преглед на съдържанието на прикачен файл, чрез кликване върху името на файла.

5.11.1.2.2. Преглед на детайлна информация за плащане по фактура към договор

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избрано плащане по фактура към договор от списъка с плащания по договор/фактура, се отваря страница „Информация за плащане“, в която потребителят има възможност за преглед на следната по-детайлна информация:

Номер на договор/Номер на фактура;
Референтен номер на плащане;
Секция Информация за получател:

◦ Име на получател;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Секция Информация за платец:

◦ Име на платец;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Изплатена сума;
Дата на плащане;
Основание за плащане;
Прикачени файлове;
Статус на фактура.

5.11.1.2.3. Преглед на детайлна информация за плащане по дебитно известие към фактура по договор

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избрано плащане по дебитно известие към фактура от списъка с плащания по договор/фактура, се отваря страница „Информация за плащане“, в която потребителят има възможност за преглед на следната по-детайлна информация:

Номер на фактура/Номер на дебитно известие;
Референтен номер на плащане;
Секция Информация за получател:

◦ Име на получател;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Секция Информация за платец:

◦ Име на платец;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Изплатена сума;
Дата на плащане;
Основание за плащане;
Прикачени файлове;
Статус на дебитно известие.

5.11.1.2.4. Преглед на детайлна информация за плащане по фактура от електронен магазин

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избрано плащане по фактура от електронен магазин, се отваря страница „Информация за плащане“, в която потребителят има възможност за преглед на следната по-детайлна информация:

Номер на фактура;
Референтен номер на плащане;
Секция Информация за получател:

◦ Име на получател;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Секция Информация за платец:

◦ Име на платец;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Изплатена сума;
Дата на плащане;
Основание за плащане;
Прикачени файлове;
Статус на фактура.

5.11.1.2.5. Преглед на детайлна информация за плащане по дебитно известие към фактура от електронен магазин

При избор на бутон „Преглед“ от екшън менюто на избрано плащане по дебитно известие към фактура от списъка с плащания по електронен магазин, се отваря страница „Информация за плащане“, в която потребителят има възможност за преглед на следната по-детайлна информация:

Номер на фактура/Номер на дебитно известие;
Референтен номер на плащане;
Секция Информация за получател:

◦ Име на получател;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Секция Информация за платец:

◦ Име на платец;

◦ ЕИК/БУЛСТАТ;

◦ IBAN.

Изплатена сума;
Дата на плащане;
Основание за плащане;
Прикачени файлове;
Статус на дебитно известие.

5.11.2. Търсене на плащания

5.11.2.1. Търсене на плащания към договор

5.11.2.1.1. Избор на критерии за търсене

При избор на бутон „Търси“ от страница „Плащания“ -> „Плащания по договор/фактура“ се отваря модален прозорец, в който потребителят има възможност за избор на тип плащане – плащане към договор.

След избор на типа плащане се отваря модален прозорец, в който потребителят има възможност за въвеждане на различни критерии за търсене на създадени плащания (информация за плащане). Възможно е и комбинирано използване на филтрите.

Могат да бъдат използвани следните филтри за извличане на информация:

· Номер на договор – възможност за въвеждане на номер на договора, по който е създадена информацията за плащане;

· Име на доставчик (изпълнител) – възможност за въвеждане на наименование на доставчик;

· Име на възложител - възможност за въвеждане на наименование на възложител;

· Създадена от – възможност за въвеждане на наименование на потребител, създал информацията за плащане;

· Начална дата на плащане/Крайна дата на плащане – потребителят има възможност за избор от календар на начална/крайна дата за търсене на информация за дата на извършено плащане:

◦ При въвеждане само на начална дата - в резултатите от търсене се представят само плащания, чиято дата на плащане съвпада с въведената дата или е след нея;

◦ При въвеждане само на крайна дата – в резултатите от търсене се представят само плащания, чиято дата на плащане съвпада с въведената дата или е преди нея;

◦ При въвеждане на начална и крайна дата – в резултатите от търсене се представят плащания, чиято дата на плащане съвпада с въведените дати или е между тях.

· Начална дата на създаване на плащане/Крайна дата на създаване на плащане – потребителят има възможност за избор от календар на начална/крайна дата за търсене на създадени информации за плащане (отчита се дата на създаване на информацията за плащане в системата).

◦ При въвеждане само на начална дата - в резултатите от търсене се представят само информации за плащане, чиято дата на създаване съвпада с въведената дата или е след нея;

◦ При въвеждане само на крайна дата – в резултатите от търсене се представят само информации за плащане, чиято дата на създаване съвпада с въведената дата или е преди нея;

◦ При въвеждане на начална и крайна дата – в резултатите от търсене се представят информации за плащане, чиято дата на създаване съвпада с въведените дати или е между тях.

Изглед на прозорец „Търсене“

Резултатите от търсене, според въведените критерии, се визуализират в Плащания по договор/фактура -> Списък с плащания.

Изглед на списък с плащания по договор с приложени критерии за търсене

5.11.2.1.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените критерии за търсене на плащания към договор могат да бъдат променени чрез:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

◦ при избор на бутона към всеки филтър - премахва се приложеният филтър от критериите за търсене на плащания. Резултатите от търсене се обновяват автоматично.

◦ При избор на бутона от лента „Филтри“ - автоматично се премахват всички приложени филтри за търсене. Резултатите от търсене представят всички създадени информации за плащане.

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор се отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.

Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на информации за плащане.

5.11.2.1.3. Преглед на информация за приложени критерии за търсене

При прилагане от потребителят на филтър/филтри за търсене на плащания, информация за използваните филтри се визуализира в лента „Филтри“, разположена над списъка с резултати от търсене.

Изглед на лента „Филтри“

5.11.2.2. Търсене на плащания към фактура по договор

5.11.2.2.1. Избор на критерии за търсене

Могат да бъдат използвани следните филтри за извличане на информация:

· Номер на фактура – възможност за въвеждане на номер на фактурата, по която е създадена информацията за плащане;

· Име на доставчик (изпълнител) – възможност за въвеждане на наименование на доставчик;

· Име на възложител - възможност за въвеждане на наименование на възложител;

· Създадена от – възможност за въвеждане на наименование на потребител, създал информацията за плащане;

Изглед на прозорец „Търсене“

Изглед на списък с плащания по фактура към договор с приложени критерии за търсене

5.11.2.2.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените критерии за търсене на плащания към фактура по договор могат да бъдат променени чрез:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор се отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.

Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на информации за плащане.

5.11.2.2.3. Преглед на информация за приложени критерии за търсене

Изглед на лента „Филтри“

5.11.2.3. Търсене на плащания към дебитно известие по фактура към договор

5.11.2.3.1. Избор на критерии за търсене

Могат да бъдат използвани следните филтри за извличане на информация:

· Номер на дебитно известие – възможност за въвеждане на номер на дебитното известие, по което е създадена информацията за плащане;

· Име на доставчик (изпълнител) – възможност за въвеждане на наименование на доставчик;

· Име на възложител - възможност за въвеждане на наименование на възложител;

· Създадена от – възможност за въвеждане на наименование на потребител, създал информацията за плащане;

Изглед на прозорец „Търсене“

5.11.2.3.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените критерии за търсене на плащания към дебитно известие по фактура могат да бъдат променени чрез:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

◦ При избор на бутона към всеки филтър - премахва се приложеният филтър от критериите за търсене на плащания. Резултатите от търсене се обновяват автоматично.

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор се отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.
Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на информации за плащане.

5.11.2.3.3. Преглед на информация за приложени критерии за търсене

5.11.2.4. Търсене на плащания към фактура по поръчка от електронен магазин

5.11.2.4.1. Избор на критерии за търсене

При избор на бутон „Търси“ от страница „Плащания“ -> „Плащания по електронен магазин“ се отваря модален прозорец, в който потребителят има възможност за избор на тип плащане – плащане към фактура.

Могат да бъдат използвани следните филтри за извличане на информация:

· Име на доставчик (изпълнител) – възможност за въвеждане на наименование на доставчик;

· Име на възложител - възможност за въвеждане на наименование на възложител;

· Създадена от – възможност за въвеждане на наименование на потребител, създал информацията за плащане;

Изглед на прозорец „Търсене“

Резултатите от търсене, според въведените критерии, се визуализират в Плащания по електронен магазин -> Списък с плащания.

Изглед на списък с плащания по фактура към поръчка от електронен магазин с приложени критерии за търсене

5.11.2.4.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените критерии за търсене на плащания към фактура по поръчка от електронен магазин могат да бъдат променени чрез:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор се отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.
Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на информации за плащане.

5.11.2.4.3. Преглед на информация за приложени критерии за търсене

5.11.2.5. Търсене на плащания към дебитно известие по фактура от електронен магазин

5.11.2.5.1. Избор на критерии за търсене

Могат да бъдат използвани следните филтри за извличане на информация:

· Име на доставчик (изпълнител) – възможност за въвеждане на наименование на доставчик;

· Име на възложител - възможност за въвеждане на наименование на възложител;

· Създадена от – възможност за въвеждане на наименование на потребител, създал информацията за плащане;

Изглед на прозорец „Търсене“

5.11.2.5.2. Промяна на критерии за търсене

Приложените критерии за търсене на плащания към дебитно известие по фактура могат да бъдат променени чрез:

Бутон „Премахни“ от лента „Филтри“:

Бутон „Промени търсенето“ от лента „Филтри“ – при избор се отваря форма „Търсене“ с препопълнени критерии (филтри) от последно търсене. При промяна на критериите, резултатите от търсене се обновяват автоматично.
Бутон „Търси“ - при избор се отваря форма „Търсене“, в която потребителят има възможност за промяна на критериите за търсене на информации за плащане.

5.11.2.5.3. Преглед на информация за приложени критерии за търсене

5.11.3. Анулирана на информация за плащане

Възложителите имат възможност за анулиране на информация за плащане по договор, фактура или дебитно известие. Анулираната информация се представя в съответните списъци (плащания по договор/фактура или плащания по електронен магазин), като е оцветена в различни цвят (представена е легенда под списъците с плащания).

Забележка: При анулиране на информация за плащане по фактура или дебитно известие, се възстановява статусът на фактурата/дебитното известие, преди въвеждане на информацията за плащане.

5.11.4. Експорт на списък с плащания

Потребителите имат възможност за експорт на списък с плащания чрез избор на бутон „Експорт“ от основната страница за работа с информация за плащане (съответно Плащания по договор/фактура или Плащания по електронен магазин).

Изглед на страница „Плащания“ – бутон „Експорт“

След приключване на експорта, информацията се съхранява в нов MS Excel файл (.xlsx формат), като съдържанието на файла (колони) кореспондира с информацията представена в избрания списък.

6. Модул известяване

6.1. Получаване на известия

ЦАИС ЕОП известява служителя в организацията за настъпили важни събития чрез икона (звънец), намираща се в горната дясна част на екрана, непосредствено до селектора на организация.

При налични известия системата показва броя на известията, а при кликване върху иконата се отваря меню с последните известия.

В случай че няма активни известия, при кликване върху иконата, системата показва списъка с последните прочетени известия в хронологичен ред, като най-новите са най-отгоре.

6.2. Достъп до страница с известия

Служителят достъпва страницата с известия чрез кликване върху бутон „Повече“ в менюто с последните известия.

Страницата с известия показва всички системни известия за конкретни служители.

Стопанските субекти получават следните нотификации:

· Получаване на съобщение

· Отваряне на хранилището със заявления/оферти

· Стартиране на фазата на офериране

· 24 часа до приключване на етапа на подаване на заявления / оферта

· 7 дни до приключване на етапа на подаване на заявления / оферта

· Покана за предоставяне на частен ключ от страна на възложител за отключване на техническото предложение

· Покана за предоставяне на частен ключ от страна на възложител за отключване на ценовото предложение

· Стартиране на нов етап

· Подаване на заявление за участие/оферта

· Оттегляне на заявление за участие/оферта

· Създадена и изпратена от субекта жалба към КЗК

6.3. Получаване на известия на имейл адрес

Потребителите в ЦАИС ЕОП получават известия по имейл при следните действия в системата:

Всички потребители:

· Покана за потвърждаване на регистрация

· Покана за присъединяване към организация

· Добавяне на потребител в обществена поръчка

· Заличаване на потребител в обществена поръчка

· Покана за присъединяване на организация

· Създадена и изпратена от потребителя жалба към КЗК

Съобщения, получавани само от стопански субекти:

· Покана за участие в обществена поръчка

· Добавяне на изискване в обществена поръчка

· Изтриване на изискване в обществена поръчка

· Промяна на изискване в обществена поръчка

· Успешно изпращане на заявление за участие/оферта

· Успешно оттегляне на заявление за участие/оферта

· Уведомление от възложител за предоставяне на частен ключ за отключване на заявление за участие

· Уведомление от възложител за предоставяне на частен ключ за отключване на техническото предложение

· Уведомление от възложител за предоставяне на частен ключ за отключване на ценовото предложение

· Отваряне на хранилището със заявленията за участие

· Отваряне на хранилището с техническите предложения

· Отваряне на хранилището с ценовите предложения

7. Кратки ръководства тип „Стъпка по стъпка“

7.1. Кратко ръководство за регистрация и вход в системата

7.1.1. Достъп до системата

ЦАИС ЕОП се достъпва чрез всеки модерен браузър на адрес http://www.eop.bg. За регистрацията на стопански субект в системата е необходим валиден КЕП, в който титуляр е организацията –стопански субект.

7.1.2. Регистрация в системата

Стъпка 1: Процесът по регистрация стартира чрез натискане на бутон „Регистрация“ в началната страница.

Стъпка 2: Системата отваря нова страница с избор на типа регистрация, съдържаща информационна карта със заглавие „Създаване на профил в ЦАИС ЕОП“.

Стъпка 3: Избор на регистрация като стопански субект с ЕИК или физическо лице с ЕГН.

Стъпка 4: Потребителят кликва върху бутон „ПРИЛОЖЕТЕ ЕЛ. ПОДПИС (КЕП)“

Стъпка 5: След успешно прилагане на професионален КЕП системата прехвърля потребителя към страница, съдържаща информационна карта (форма), в която да попълни своите лични данни, както и тези на организацията, която регистрира като стопански субект.

Стъпка 6: След като попълни всички данни, потребителят следва да кликне върху бутон „Регистрация в системата“.

Забележка: ЦАИС ЕОП разчита и попълва автоматично данни от приложения КЕП.

Информационна карта за попълване на данни при регистрация като стопански субект

7.1.3. Потвърждение на регистрация

Стъпка 1: Процесът на регистрация завършва след като потребителят натисне бутон „Активиране на профила“ в изпратения от системата имейл или копира в браузър посочения линк с потвърждение.

Стъпка 2: При успешно завършена регистрация системата препраща потребителя към страницата, потвърждаваща успешната регистрация и даваща възможност за вход в системата. В случай че срокът за потвърждаване на имейла е изтекъл, системата препраща потребителя към страница, съдържаща съобщение за изтекъл срок за потвърждаване.

7.1.4. Вход в системата

7.2. Кратко ръководство за попълване и подаване на заявление за участие/оферта

7.2.1. Достъп до системата

ЦАИС ЕОП може да се достъпи чрез всеки модерен браузър на адрес http://www.eop.bg. За вход в ЦАИС ЕОП потребителите въвеждат потребителско име и парола в началния екран на системата, след което натискат бутон „Вход“.

7.2.2. Достъп до обществена поръчка

Случай 1: Добавяне на поръчка от РОП

В случай че потребителят не е извършил вход в системата, системата изисква вход с потребителско име и парола. Ако потребителят е служител в няколко организации, системата позволява да се избере контекста на конкретна организация, към която да се добави обществената поръчка.

Случай 2: Добавяне на поръчка от покана

Потребител може да добави поръчка от покана за участие в ОП чрез кликване върху връзката или копирането ѝ в браузър.

При кликване върху връзката системата препраща потребителя към страницата с поканата за участие в ОП.

Важно: Валидността на поканата за участие е 10 дни. В този срок стопанските субекти могат да приемат поканата.

Важно: ЦАИС ЕОП позволява на физически лица, които не са служители в организация, да добавят поръчки към своя профил, както и да подават оферти в конкретни ОП. В този случай системата не показва модалната карта за избор на организация.

7.2.3. Добавяне на колеги в ОП

Стъпка 1: Служител на стопанския субект добавя колеги в ОП чрез кликване на бутон „Добави“.

Стъпка 2: Служителят избира колегите от списък със служители на организацията и завършва процеса чрез кликване върху бутон „Добави колеги“.

7.2.4. Изготвяне на заявление за участие/оферта

Стъпка 1: Кандидатът/участникът кликва върху елемент „Заявления/Оферти“ от основното меню в контекста на дадена ОП за да стартира процеса по подготовка на заявление за участие/оферта по поръчката.

Стъпка 2: Кандидатът/участникът изтегля и запазва уникален ключ, предоставен от системата, чрез натискане на бутон „Запази ключа“, който да бъде съхраняван на компютър или друг електронен носител. Ключът представлява файл с разширение „ .key “. Ключът се използва в случай че трябва да се редактира или допълни съдържанието на заявлението за участие/офертата, както и при поискване от страна на системата при отваряне на заявленията за участие/офертите, включително на ценовите предложения, когато се отварят отделно от техническите предложения.

Стъпка 3: След запазване на ключа системата препраща потребителя в работното пространство за изготвяне на заявление за участие/оферта.

7.2.5. Попълване на изисквания

Стъпка 1: Кандидатът/участникът достъпва конкретна група с изисквания от работното пространство за изготвяне на заявление за участие/оферта чрез кликване върху съответния елемент.

Стъпка 2: Кандидатът/участникът попълва конкретно изискване като отговаря на въпрос от съответния тип – чрез текст, попълване на стойност, избор на опция или прикачване на документ.

Стъпка 3: Кандидатът/участникът запазва направените промени чрез кликване върху бутон „Запази“ в долната дясна част на екрана. Бутонът е неактивен, в случай че няма промени по заявлението за участие /офертата. При прехвърляне в друг списък с изисквания или секция системата запазва промените автоматично.

Важно: Системата дава информация на кандидата/участника за попълнените въпроси в дадената група с изисквания и в цялата оферта чрез кликване върху бутон „Списък с изисквания“.

7.2.6. Подаване и подписване на заявление за участие/оферта

Стъпка 1: Стопанският субект подава заявлението за участие/офертата си чрез кликване върху бутон „Подай“, видим в долната част на екрана в страницата на заявлението за участие /офертата. При кликване върху бутона системата показва модална карта със структурата на заявлението за участие/офертата.

Стъпка 2: Подаването на заявлението за участие/офертата се потвърждава чрез кликване върху бутон „Подпиши и подай“, след което системата активира подписването на конкретното заявление за участие/оферта чрез използването на КЕП.

7.3. Кратко ръководство за декриптиране на заявление за участие /оферта/ценово предложение

7.3.1. Получаване на заявка за декриптиране

Стъпка 1: ЦАИС ЕОП изисква декриптиране преди отваряне на заявленията за участие/офертите/ценовите предложения на кандидатите/участниците в ОП от страна на оценителната комисия. Системата изпраща имейл на кандидата/участника с връзка към работното пространство на заявлението за участие/офертата/ценовото предложение, което предстои да се декриптира.

Стъпка 2: Кандидатът/участникът кликва върху линка и бива препратен към работното пространство на заявлението за участие/офертата/ценовото предложение.

Важно: При разделяне на отварянето на техническото и ценовото предложения участникът получава отделни заявки за декриптиране на всяко от тях, което трябва да извърши в определения от възложителя срок за това действие.

7.3.2. Прилагане на ключ за декриптиране

Стъпка 1: Кандидатът/участникът декриптира своето заявлението за участие/оферта/ценово предложение чрез кликване върху бутон „Потвърдете декриптирането“.

Стъпка 2: Системата показва модална карта за прилагане на файл с уникалния частен ключ, генериран при стартиране на подготовката на конкретното заявление за участие/оферта. Ключът може да бъде приложен чрез кликване върху бутон „Приложи ключ“, който отваря диалогов прозорец за избор на файл или чрез влачене и пускане на файла в модалната карта.

Стъпка 3: След успешно декриптиране на заявлението за участие, техническото или ценовото предложение от кандидата/участника, системата показва информационни карти със съответната дата и време на предоставяне на частния ключ.

7.4. Кратко ръководство за подаване на жалба към КЗК - “Електронна жалба" (e-Appeal)

В ЦАИС ЕОП е наличен Модул „Електронна жалба“, позволяващ на заинтересованите лица да подготвят и подават жалби до Комисията за защита на конкуренцията (КЗК) срещу решения, действия или бездействия на възложителя, свързани с процедурите за възлагане на обществени поръчки. Чрез тази функционалност се осигурява възможност за:

• генериране на електронна жалба в структуриран вид срещу решение, действие или бездействие на възложител в обществена поръчка или конкретна обособена позиция, с или без искане за налагане на временна мярка „спиране на процедурата“;

• след посочване на конкретна поръчка/обособена позиция от жалбоподателя, Системата автоматично попълва наличната информация за възложителя, конкретната обществена поръчка и органа по обжалване в предварително дефиниран шаблон;

• модулът предоставя възможност за прикачване към жалбата на допълнителни документи (файлове в допустим формат), подписване на жалбата с квалифициран електронен подпис (КЕП) и изпращане на цялата информация до КЗК с копие до съответния възложител;

• информация, получена от КЗК, по отношение на образувани производства по жалби, взети решения и определения се визуализира в секция „Производства“ в публичната преписка на поръчката в РОП;

7.4.1. Създаване на жалба

Потребител на ЦАИС ЕОП, може да инициира създаване на жалба по два начина:

а) В случай, че поръчката е добавена в профила на потребителя, от екран „Поръчки като участник“, чрез избор на опция „Подай жалба“ от активното меню на избраната поръчка:

б) от публичната преписка на поръчката в РОП, чрез активния бутон „Създай“ в секция „Подаване на жалба по поръчката“:

Забележка: Подаването на жалба от публичната преписка на поръчката може да се извърши от регистрирани потребител на системата.

Изборът на опция „Подай жалба“ отвежда потребителя на основния екран за създаване на жалби, в който автоматично са пренесени данни за органа, до който се подава жалбата, за поръчката, за възложителя и в приложимите случаи - данни по отношение наличието на обособени позиции

В случай, че обществената поръчка е с обособени позиции, на екрана за създаване на жалба в карта „Обособени позиции“ се визуализира списъкът и се предоставя възможност за избор по кои обособени позиции да се подаде жалбата чрез поставяне на отметка в чек-бокс:

Чрез бутон „Редакция“ се попълва в структуриран вид информация за жалбата във „Форма за генериране на документ по жалбата“. Бутон „Запази“ се активира след попълване на полетата маркирани като задължителни.

Ново (30.10.2024 г.): В екрана за дефиниране на жалба полето „Обжалван акт, действие или бездействие“ е преименувано на „Пояснение относно обжалван акт, действие или бездействие“ и е незадължително за попълване. Добавено е ново задължително за попълване поле с наименование „Обжалван акт, действие или бездействие“ , което се попълва чрез избор от падащ списък на възможните за обжалване актове на възложителя.

След запазване на въведената информация се генерира документ /жалба/ по данните от формата чрез бутона „Генерирай“ или прикачване на файлове в карта „Документи“, „Основен документ (Жалба)/Платежен документ/Допълнителни документи“. Бутон „Създай жалба“ се активира само след генерирането на жалбата. Чрез него се създава работното копие на жалбата:

Потребителят може да продължи работата по създаване и изпращане на жалбата и на по-късен етап. Работното копие е достъпно в потребителския профил, в секция „Жалби“.

Работното копие на жалбата може да се изтрие чрез избор на елемента достъпен през секция „Жалби“. Системата изисква потвърждаване преди извършване на действието.

Жалбата може да се създаде:

- Чрез генериране на основен документ (жалба) от данните, попълнени във формата:

За да генерира форма на жалбата през системата жалбоподателят следва да достъпи бутон „Редакция“ на „Форма за генериране на документ по жалбата“, да попълни всички задължителни данни във формата и с бутона „Запази“ да запази данните, след което с бутон „Генерирай“ да генерира документ по данните от формата. Генерираната от системата жалба се визуализира в поле „Основен документ (Жалба)“ в pdf формат.

- Чрез прикачване на файлове на документи, подготвени извън системата: „Основен документ (Жалба)“,“:

И в двата случая могат да се прикачат „Платежен документ“ и „Допълнителни документи“, ако има такива.

Системата извършва валидация и предупреждава потребителя за възможни допуснати грешки и неточности, като няма да позволи да бъде изпратен пакет „Жалба“ към КЗК при следните сценарии:

o не е създаден/прикачен основен (иницииращ) документ;

o иницииращият документ не е подписан от жалбоподателя;

Забележка: Максималният размер на Основен документ (Жалба) е 5 МБ.

Забележка: В случай, че прикаченият основен документ е подписан електронно извън системата процесът може да продължи след маркиране на полето „Документът е подписан“;

В случай че основният документ (жалбата) не е подписан, системата показва допълнителен прозорец за подписване на основния документ.

Системата няма да възпрепятства изпращането на жалбата в случаите, когато:

o не е прикачен платежен документ – системата показва предупредително съобщение:

o не е прикачен нито един допълнителен файл;

В края на процеса, при кликване върху бутона „Изпрати жалба“ системата изисква от Жалбоподателя да подпише целия пакет с документи с КЕП, преди изпращането му към КЗК.

След това се подписва архивът с документи и се подава жалбата:

След подписването на архива с документи, системата го изпраща автоматично до КЗК и до Възложителя, като моментът на подаване се удостоверява с времеви печат (Timestamp). Статусът на жалбата в секция „Жалби“ се променя на „Изпратена“.

Потребителят може да прегледа изпратените, както и работните копия на жалби в подготовка от секция „Жалби“ в потребителския си профил. Изборът на това меню води към основен екран за преглед на жалбите в табличен вид с възможност за търсене:

7.4.2. Известия за изпратена жалба

При изпращането на жалбата до КЗК системата известява жалбоподателя с известие в потребителския профил (камбанка), както и със съобщение на електронна поща. Съобщението съдържа информация за уникалния номер и предмета на поръчката и изходящия номер на жалбата за ЦАИС ЕОП.